Prontuário Eletrônico: Ganhe Tempo nos Seus Atendimentos

“Tempo é dinheiro!” Provavelmente, você já escutou essa famosa frase atribuída ao político e cientista americano Benjamin Franklin. Em um consultório médico, essa máxima diz respeito ao tempo gasto com os atendimentos, que pode ser otimizado com o uso do prontuário eletrônico, para que você dedique mais tempo ao que realmente interessa: cuidar da saúde do seu paciente e melhorar os resultados do seu consultório.

Quer saber como? Então, continue a leitura deste post e saiba como este sistema pode aumentar a lucratividade do seu negócio tornando eficiente o tempo destinado às consultas.

Entenda a relação prontuário eletrônico e aumento da produtividade

A manutenção de uma gestão analógica do consultório médico, faz com que muito tempo seja perdido com processos ineficazes e com a repetição de tarefas que poderiam ser automatizadas pelo uso de um software médico.

Por isso, para que a gestão das suas horas seja mais eficiente, você precisa analisar e avaliar o funcionamento da clínica e a forma como as atividades mais básicas são realizadas. Certamente, você encontrará inúmeras ações que deveriam ser otimizadas.

Por exemplo, o simples ato de marcar uma consulta. Quanto tempo leva para a sua secretária realizar um agendamento? Quantos minutos o paciente fica esperando do outro lado da linha? Quantos possíveis clientes poderiam estar tentando uma marcação e não conseguem?

Apenas por esta breve observação, acredito que você perceba a ineficácia de manter o agendamento de consultas por telefone. Contudo, saiba que é possível transformar esse processo por meio da migração para o ambiente digital.

Além disso, um bom prontuário eletrônico possui vários recursos integrados que são realizados de forma automática pelo sistema, liberando o tempo dos seus funcionários para que eles façam outras tarefas importantes.

Quais as funcionalidades que ajudam a otimizar o tempo gasto com os atendimentos?

Um consultório médico bem gerido não é aquele em que o médico realiza inúmeros atendimentos em um dia, de forma acelerada e desumanizada. Pelo contrário, a boa gestão está relacionada a constância da rotina eficiente dos médicos e funcionários.

Assim, é importante que o foco esteja nas ações que mais trazem retorno para a clínica, tais como, gestão dos funcionários, marketing, relacionamento com os pacientes e a qualidade no atendimento.

Neste sentido, as melhores ferramentas de prontuário eletrônico disponibilizam funcionalidades que permitem o controle dessas ações e a maior eficácia nas suas realizações. Quer saber que recursos são esses? Vamos a eles.

Agilidade no preenchimento de documentos

Durante uma consulta, o foco do profissional de saúde deve ser o paciente, pois conhecer o seu histórico e as suas queixas é fundamental para fornecer um diagnóstico assertivo. Porém, nem sempre essa prática é possível.

Na maioria dos casos, os médicos precisam dividir o tempo do atendimento com a anotação/preenchimento de vários documentos, como por exemplo, prontuário médico, atestados, prescrições de medicamentos ou tratamentos e anamnese.

Para evitar essa situação, o prontuário eletrônico disponibiliza modelos destes documentos que são pré-configurados para uma rápida impressão. Assim, em uma consulta inicial, o profissional tem a sua disposição um documento pronto de anamnese.

Outro benefício deste recurso é o salvamento automático das informações inseridas. Dessa maneira, cada novo dado preenchido é armazenado no sistema a cada 10 segundos, evitando a perda e o retrabalho de registrar uma informação.

Geralmente, todos os modelos permitem a edição pelos usuários do sistema, o que possibilita ao médico personalizar o documento da forma que achar mais conveniente. 

Além disso, esses documentos pré-configurados possuem campos de preenchimento automático que são obtidos por cadastros já realizados anteriormente. 

Por último, as boas ferramentas do mercado são integradas com bancos de dados de medicamentos, o que favorece a prescrição rápida de medicamentos , fornecendo outras informações importantes, como a posologia e o preço médio.

Menor tempo com manuseio e arquivamento de papéis

Em um consultório não informatizado, os funcionários perdem horas realizando o trabalho de arquivamento dos prontuários e históricos dos pacientes. Da mesma forma, há uma excesso de tempo desperdiçado na procura por cadastros armazenados fisicamente.

Neste sentido, os prontuários eletrônicos são extremamente eficazes. Isso porque, além das informações estarem em ambiente digital, na maioria dos casos, estão armazenadas na nuvem.

O que isso significa? Significa que todos os dados inseridos nestes sistemas não estão salvos no computador do consultório, mas sim em servidores extremamentes seguros. Assim, a recuperação de informações perdidas é agilizada.

Portanto, com a aquisição de um prontuário eletrônico, não há a necessidade de ter um móvel para arquivo de papéis, os documentos estão mais seguros e todas as informações são de fácil localização e recuperação.

Integração com bulário e prescrição digital

Com a integração entre modelos de receituários e a base de medicamentos da Memed, o profissional de saúde consegue preparar a prescrição direto no prontuário eletrônico e enviar para o paciente já com a posologia correta e o preço médio do remédio nas farmácias.

Assim, são reduzidas as chances de erros de entendimento da receita, tanto por pacientes quanto por farmacêuticos.  Além disso, estes documentos já são pré-configurados e podem ser personalizados para o seu consultório.

Disponibilidade de dados do paciente

Uma das etapas essenciais na criação de qualquer estratégia de marketing é a coleta de dados para conhecimento do perfil do cliente. Com a utilização de um sistema de prontuário digital, você tem acesso facilitado às informações dos seus pacientes.

Entre os dados mais importantes estão a possibilidade de saber se é um cliente conveniado a um plano de saúde ou se é particular, faixa etária do seu público, gênero, estado civil e endereço.

Então, com a obtenção destes dados, é possível criar diferentes estratégias de marketing para alcançar novos clientes. Além disso, permite ao consultório criar ações de pós-atendimento, como por exemplo:

• e-mail marketing automatizado: ainda hoje, o uso de e-mail é uma forma eficaz para fidelizar e captar clientes. Na maioria dos casos, um bom prontuário eletrônico permite o envio programado de diferentes tipos de e-mails para os pacientes, seja para oferta de serviços, pesquisa de satisfação, felicitações de aniversários, etc;
• orientações pós-consulta: é possível enviar um reforço com orientações ao paciente sobre os cuidados que ele precisa ter. Além de mostrar o seu comprometimento com o tratamento dele, você pode ajudar a lembrá-lo das medidas que precisa realizar;
• conteúdo relevante: para profissionais de saúde que produzem textos para blogs, é possível fazer o disparo de e-mails com conteúdos relevantes sobre assuntos que interessam ao paciente.

Além de tudo isso, o uso de um prontuário eletrônico permite o registro de toda comunicação realizada com o paciente, seja telefonemas, mensagens por aplicativos ou e-mails. Este recurso pode ser necessário na dissolução de questões jurídicas.

Conseguiu perceber o ganho de tempo que a aquisição de um prontuário eletrônico pode trazer para o seu consultório? Com a otimização dos seus atendimentos, é possível ter uma maior disponibilidade para novos clientes, aumentando os seus ganhos. Pronto para ganhar mais tempo nos seus atendimentos?