Por que devo me preocupar com agenda online em minha clínica?
O processo de agendamento de consultas pode ser muito complicado se feito no papel, com agendas comuns e demais modelos convencionais. Isso porque pode ocorrer alguns erros de escrita, falhas de datas, falta de comunicação entre a recepção e o paciente, confusão de horários, enganos e demais outros problemas.
Ademais, há situações em que o paciente precisa ligar ou comparecer pessoalmente para marcar uma consulta. O momento de ir ao médico já é uma situação desconfortável para muitos e propor uma agenda online pode ser um diferencial para a fidelização dos clientes e transformar a rotina da clínica e do paciente bem mais simples. Por isso, a agenda online pode trazer muitas vantagens para todos.
Para a clínica e para o paciente, isso pode ser muito bom, pois assim ela fica aberta 24 horas por dia e 7 dias por semana. O agendamento traz um conforto ao paciente para que ele possa marcar a sua consulta aonde estiver. Ele apenas precisa de um lugar que tenha acesso à internet. Além disso, a secretaria não precisa ficar procurando por horários vagos, já que eles estarão todos dispostos online e o paciente pode ter liberdade em escolher o melhor dia e o melhor horário para ele.
Se você observa que as suas recepcionistas muitas vezes não dão conta de tantas ligações, pode ser por causa do número massivo de ligações por dia para agendar uma consulta. Principalmente em clínicas grandes, os telefones sempre estão ocupados, deixando o cliente desconfortável. E assim, a sua recepcionista tem tempo de resolver assuntos mais urgentes.
O atendimento assim fica mais personalizado e com qualidade. Muitos clientes deixam de criticar o tipo de atendimento das recepcionistas ou secretárias. Se preferir manter pelo call center da empresa, pode ser melhor ainda, pois assim a instituição conta com mais de um tipo de canal de agendamento. A comunicação entre o paciente e a clínica pode ficar mais fortalecida. Além de que a aderência desse programa pode diminuir alguns gastos com call center, sem precisar aumentar a equipe para atender a demanda.
Muitas vezes, os pacientes chegam ao consultório e se deparam com grandes filas de espera, seja pessoalmente ou no telefone. Por consequência, isso influi em uma desistência de pacientes para agendar consulta ou exame e podem acabar marcando em outra clínica. Por isso, oferecer um serviço que pratique a rapidez e a praticidade pode deixar os pacientes satisfeitos.
O melhor para o paciente ainda é que ele mesmo vai preencher os seus dados. Então há uma qualidade dos dados oferecidos. Assim, evita-se confusão de nomes, números de documentos, telefone, endereço, entre outros dados solicitados.
Nesse tipo de serviço, é importante que o paciente seja informado sobre o preparo de cada exame ou consulta. Pode-se fornecer informações se o paciente necessita fazer jejum, por exemplo. Você pode enviar um lembrete para o e-mail de cadastro. Isso demonstra preocupação da clínica com o paciente. E também contribui para que ele acesse as informações no momento que desejar e pode evitar que haja dúvida de que procedimentos serão realizados.
O sistema de notificação também pode ser utilizado para avisar quando algum exame está pronto. Isso evita que a sua secretária tenha que ligar várias vezes para o paciente só para avisar que ele pode ir buscar o exame. Dependendo do tipo de serviço, pode-se também oferecer o resultado do exame na plataforma digital. O paciente fica responsável em imprimir e leva-lo na próxima consulta.
Quando o paciente tem acesso à agenda online e ao resultado do exame via plataforma digital, economiza muito tempo da própria clínica. Evita que o paciente tenha que se deslocar até o estabelecimento e agiliza a rotina do consultório. E também pode contribuir para agilizar o processo do tratamento, tendo uma otimização do tempo para ambos os lados.
Além das diversas vantagens oferecidas aos pacientes, o sistema de agenda online também pode ser uma excelente alternativa para a instituição. Isso porquê os sistemas podem ser comprados a partir de softwares e empresas que fazem esse tipo de serviço e que contribuem ainda mais para uma facilidade na gestão rotineira.
Muitos programas oferecem recursos simples para que seus pacientes não tenham dificuldade em marcar a consulta e muito menos para que o profissional não tenha dúvidas em acessar o programa.
Aderir a esses programas é uma garantia de mais agendamento e menos trabalho. A clínica pode ter um grande diferencial ao melhorar os seus serviços e com certeza vai aumentar ainda mais a demanda de pacientes pela qualidade dos serviços prestados.
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