Ter uma clínica ou consultório organizado é um dos principais pilares para a produção e crescimento do seu negócio. Pequenas falhas de comunicação e desorganização podem gerar problemas, tanto na parte financeira, quanto na qualidade dos serviços prestados pelos profissionais da saúde.
Quando falamos em organização de consultórios, estamos falando de um processo que engloba atendimento, gestão financeira, administrativa e até mesmo sobre a produtividade da equipe.
O controle de dados e a correta execução de todas as atividades, desde a recepção até a saída dos pacientes, são questões decisivas para manter a credibilidade do seu consultório ou clínica.
Como organizar o consultório médico?
Tudo começa pelo atendimento
O atendimento ao paciente é o principal ponto de organização do consultório. Sempre que possível, é aconselhável padronizar o atendimento com um roteiro. Isso ajuda a definir as informações que sempre devem ser solicitadas, os dados que precisam ser armazenados e o detalhamento de informações importantes para as consultas e exames.
Vale a pena ressaltar que a utilização de um software médico é um grande aliado nessa organização, principalmente por oferecer a possibilidade de agendamento online.
Nomes digitados errados. Telefone de contato divergente. Números de documentos, entre outros erros deixam de ser um problema.
Mediante os dados já registrados no sistema pelo paciente, a secretária só precisa conferir se não houve nenhuma alteração. Assim, seu trabalho é facilitado e se ganha mais agilidade na recepção do paciente.
Além disso, sem estar totalmente dedicada à função de atendimento telefônico, as atendentes podem se dedicar a outros problemas do consultório. Com isso, o paciente também ganha um atendimento de melhor qualidade.
Em consultórios, isso implica em recepcionar os pacientes e atender às necessidades que se apresentam nos instantes pré e pós-consultas.
Organize os documentos do consultório
Nada de pilhas de papel em cima da mesa, ou arquivos cheios de pastas. Um software médico é ideal para organizar e armazenar todas as informações do paciente em um único lugar.
Além disso, com todos os dados online, se tem acesso rápido e completo ao perfil do paciente, caso seja preciso. Também há uma redução no tempo gasto com a procura de pastas e prontuários. Outro ponto positivo é que o paciente recebe atendimento personalizado, de acordo com os dados contidos em seu prontuário eletrônico.
Dê preferência à digitalização
Resultados de exames, laudos, receitas, informações pessoais, medicamentos prescritos… Todas essas informações podem ser organizadas em um software.
Além de ficar acessível em qualquer aparelho eletrônico, como smartphones, tablets ou computadores, a inclusão das informações em um sistema diminui a possibilidade de perda de documentos.
Mais do que isso. Com a digitalização e automação dos processos, é possível configurar modelos pré-prontos de atestados, prescrições, anamneses, dentre outros recursos.
Priorize a integração dos sistemas do consultório
Foi-se o tempo em que era preciso utilizar diversos sistemas para a gestão de consultórios e clínicas médicas.
Atualmente, os softwares médicos permitem a integração das ferramentas, evitando desperdício de tempo e baixa produtividade.
Com um software médico, como o iMedicina, a agenda online pode ser integrada a outros sistemas da empresa, como gestão, financeiro e administrativo.
Assim, é possível saber se o faturamento está alinhado com o número de pessoas atendidas, sobre o índice de desistências, assim como a quantidade de demandas em determinado período e por funcionário.
Outro benefício da integração dos sistemas é que, de posse das suas informações, é possível pensar em estratégias de marketing médico. Elas podem ser direcionadas para o tipo de público que geralmente utiliza o serviço e obtém os melhores resultados.
Acompanhe o paciente
A atenção e cuidado não termina após a consulta ou procedimento realizado. Ela deve ser priorizada em toda a jornada do paciente, inclusive no pós-consulta.
Disponibilizar um acompanhamento efetivo após a consulta é fundamental, tanto para garantir um bom resultado do tratamento, quanto para fidelizar os pacientes e garantir novos procedimentos.
Uma opção é explorar o software médico para o pós-atendimento. O iMedicina, por exemplo, oferece a possibilidade de criar modelos personalizados de e-mail. Eles podem ser disparados de maneira automática.
Envie mensagens sobre novos serviços oferecidos, informativos, felicitações, entre outros conteúdos. Ainda, é possível verificar se os e-mails disparados foram abertos pelos pacientes ou não.
Além disso, é possível programar lembretes de retorno, novas consultas ou necessidade de um check-up.
Pesquise a opinião
Fazer uma pesquisa de satisfação com os pacientes também é outro procedimento indicado para colher sugestões e detectar a necessidade de melhorias no processo de atendimento.
Nesse caso, uma boa dica é o NPS, sigla de Net Promoter Score (Índice Líquido de Promotores).
A ferramenta permite medir a satisfação dos pacientes com o envio de um e-mail pós-consulta. Nele é solicitado que o paciente faça uma avaliação do atendimento, com notas para agendamento, tempo de espera, consulta, cordialidade, satisfação com o médico, entre outras possibilidades.
Acompanhe de perto a administração do seu consultório
Uma boa gestão administrativa também reflete na organização do seu consultório. Um software médico poderá auxiliar no controle dos lançamentos, fluxo de caixa e organização financeira. Você tem o controle dessas informações, inclusive, de forma separada.
O sistema permite ainda que você tenha acesso a relatórios e gráficos sobre seus pacientes. Você pode emitir relatórios sobre períodos específicos, com os critérios desejados. Assim, é possível extrair as informações necessárias no momento que precisar.
Em relação ao paciente, é possível acompanhar informações sobre o tempo de espera do atendimento e de consulta. Além disso, é possível visualizar o tempo de conclusão dos exames, entre outras informações importantes para entender a qualidade do serviço prestado pelo consultório.
Caso você tenha receio sobre a segurança dos dados do paciente, pode ficar tranquilo. O software do iMedicina conta com protocolos de segurança avançados, armazenamento das informações na nuvem, salvamento automático, servidores confiáveis e outros protocolos de segurança do sistema.
Crie hábitos de organização
Não adianta arrumar tudo e, depois de um tempo, voltar a ser como era. Aproveite os recursos do seu sistema para agendar lembretes de alerta sobre a necessidade de revisão dos processos, sobre novos treinamentos e até mesmo sobre a revisão das ações com os pacientes.
Dessa forma, o trabalho da clínica será otimizado. Seus pacientes irão valorizar a sua preocupação com todo o processo de atendimento, dando mais credibilidade à sua clínica.
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