4 armadilhas do prontuário eletrônico em Excel

Você, que é médico ou proprietário de uma clínica ou consultório, precisa entender muito bem como funcionam os detalhes desse tipo de negócio para fazer boas escolhas na hora de implementar sistemas e processos, como a utilização de um prontuário eletrônico.

Existem diversas ferramentas no mercado para quem deseja informatizar o consultório. O prontuário eletrônico em Excel é uma delas.

Sabemos que é preciso estudar as melhores formas de gerenciamento de negócio e oferecer os melhores serviços para os pacientes que procuram seu atendimento ou de sua equipe. Então, entender como essas ferramentas funcionam e qual é a mais adequada para seu consultório é essencial para garantir os melhores resultados.

Assim, o prontuário eletrônico em Excel pode guardar algumas armadilhas, as quais trouxemos neste artigo. Continue a leitura deste post e descubra 4 desvantagens desse uso!

Prontuário eletrônico em Excel é a melhor solução?

Muitos gestores de clínicas ou consultórios procuram boas formas de organizar a agenda de atendimentos, muitas vezes, escolhendo a primeira opção, por exemplo, o prontuário em Excel. Apesar de parecer uma solução fácil e simples, essa escolha pode gerar um pouco de confusão nos dados dos pacientes. 

Sabemos que informatizar um registro de saúde não é apenas trocar o papel e a caneta por um formato digital de documento. Nessa hora, pequenos detalhes podem fazer toda a diferença no funcionamento de seu consultório.

Antes de mais nada, precisamos lembrar que implementar um método errado pode prejudicar o futuro financeiro do seu empreendimento e colocar as informações do paciente em risco.

Quais as desvantagens de um prontuário eletrônico em Excel?

Há pessoas que desejam gerenciar os dados de seus pacientes com um baixo custo e acabam escolhendo a ferramenta Excel, por ser simples de configurar e estar sempre disponível. Contudo, como mencionado acima, há riscos. Então, que tal conhecer algumas desvantagens de adaptar seus prontuários para o Excel? 

1. O barato que sai caro

O Excel é realmente uma ferramenta fácil de utilizar para preencher os dados dos seus pacientes. Mas existem prontuários eletrônicos gratuitos com a mesma simplicidade e facilidade, para que você possa integrar todas as informações de sua clínica e pacientes em um só local, com toda a proteção que os dados dos pacientes precisam.

Os melhores softwares médicos oferecem backups automáticos, por exemplo; tem ferramenta para controle do fluxo de caixa e é possível configurar e-mails automáticos para seus pacientes.

Além desses pontos já citados, também existem outras funcionalidades que facilitam e impulsionam o crescimento do seu negócio. 

2. Gestão dos pacientes

Quando se opta por um software médico online, você pode enviar as informações e atualizá-las na nuvem. Assim, é possível ter todas as informações dos seus pacientes sempre à mão, seja no consultório ou fora dele.

Do contrário, com uma planilha básica do Excel, você apenas adiciona, edita e tem acesso ao cadastro dos seus pacientes. Além disso, esses acessos ficam limitados ao computador em que está instalado. 

3. Agendamento manual de consultas

Por não ser um software desenvolvido especificamente para gestão de consultórios, o Excel não permite que seus pacientes agendem consultas online.

A falta dessa ferramenta deixa o processo de marcação de consultas dependente da secretária. Logo, se ela não conseguir atender o telefone, ele não marcará a consulta. Além disso, o processo todo manual é bem mais passível de erros do que quando feito de forma automatizada.

4. Contato frequente com seus pacientes

A ferramenta de Excel possibilita apenas que você cadastre os dados do seu paciente. Ela não tem recursos automáticos para que você mantenha o contato frequente com seus pacientes, seja para oferecer novos serviços ou atendimentos, para lembrá-los de agendar um retorno ou para felicitá-los nas datas de aniversário. 

Já os softwares de prontuário eletrônico ajudam você a construir um relacionamento constante com o seu paciente, utilizando ferramentas de automação de envio e-mails ou SMS. Assim, o contato fica mais fácil, frequente, com pouco esforço.

Quais os benefícios de usar um prontuário eletrônico desenvolvido para médicos?

Como vimos, o melhor para o atendimento de sua clínica é ter um sistema mais complexo e com recursos específicos para os prontuários eletrônicos.

Em outras palavras, a integração de outras funcionalidades, como financeiro, relacionamento e relatórios, pode otimizar, e muito, o tempo de sua equipe e a qualidade do atendimento oferecido em sua clínica.

Nesse sentido, os sistemas de gerenciamento de clínicas e consultórios têm acompanhado a evolução do atendimento médico e da tecnologia. Sendo assim, em grande parte, os softwares de prontuário eletrônico podem maximizar a eficiência dos processos.

No caso do software médico do iMedicina, há diversos benefícios disponíveis e você pode aproveitar muitos deles de forma gratuita. Confira:

• atração de pacientes;
• prontuário eletrônico gratuito;
• atendimento otimizado no consultório;
• agenda médica;
• agendamento online;
• backup automático na nuvem;
• cadastro de pacientes;
• prontuários não alteráveis;
• plataformas de prescrição e criação de documentos;
• possibilidade de cadastro de modelos de atendimento e de documentos;
• plataforma de controle financeiro;
• emissão de relatórios e visualização de estatísticas;
• fidelização de pacientes. 

Ainda, caso opte pelo Plano Premium, existem outras funcionalidades para complementar a rotina do seu consultório ou clínica. Conheça algumas:

• site para sua empresa;
• conteúdo para manter ativas suas redes sociais;
• artigos da sua especialidade para uso no seu blog;
• sistema de agendamento online integrado;
• criação e edição de mensagens SMS automáticas;
• disparo de mais de 5 mil e-mails por mês;
• relatórios de pacientes, agendamentos e atendimentos;
• upload de arquivos ilimitados na nuvem;
• filtros inteligentes para organizar seus pacientes;
• visualização diária, semanal e dos próximos compromissos na agenda;
• 5 GB de espaço em disco.

Quer entender melhor o que o iMedicina pode fazer pelo seu consultório? Fale com um consultor!