5 Formas que o Software Médico Aumenta seu Controle Financeiro

Todo bom empreendedor sabe o quão importante é acompanhar de perto as finanças do seu negócio. A gestão de um consultório segue por esta mesma lógica. Com a implantação de um software médico é possível otimizar o seu controle financeiro.

Você já havia ouvido falar nesta possibilidade? Neste artigo, falaremos sobre cinco tópicos que comprovam a eficácia desta ferramenta para o gerenciamento da saúde financeira da sua empresa.

1) Gráficos e painéis de visualização de estatísticas

Geralmente, para conseguirmos manter um bom acompanhamento das finanças de um negócio, é preciso investir em diferentes ferramentas desenvolvidas exclusivamente para esse fim.

Assim, perdemos um longo tempo inserindo dados que poderiam ser automaticamente transferidos se houvesse uma integração com o seu software médico. Porém, essa integração existe e está presente nas principais ferramentas do mercado, como o iMedicina.

Dessa maneira, com a utilização de um bom sistema integrado com um módulo financeiro, é possível obter gráficos precisos que retratam, em tempo real, a saúde financeira da clínica. Além disso, também é possível acompanhar importantes indicadores, tais como:

• total de novos pacientes;
• percentual de faltas, atrasos e cancelamentos;
• tempo gasto com cada atendimento;
• quantidade de consultas realizadas por cada profissional;
• total de pacientes de retorno.

Outra característica importante de uma boa ferramenta é ser intuitiva, pois torna fácil a sua utilização e aprendizado de todos os recursos. Essa necessidade é ainda maior quando falamos de dados financeiros, assunto que poucas pessoas gostam de lidar.

2) Filtros personalizados de dados financeiros

Um bom software médico permite que você gere relatórios financeiros específicos do consultório, selecionando os indicadores que deseja ver representados no documento. Para isso, utilizam diferentes tipos de filtros personalizados.

No sistema do iMedicina, existem três visões macro dos dados financeiro: relatórios de extrato financeiro, de receitas e de despesas. Em cada um deles, existem filtros específicos para os indicadores. No caso dos relatórios de extrato financeiro, são eles:

• período de lançamento;
• conta de lançamento;
• forma de pagamento;
• profissional responsável;
• tipo de lançamento;
• tipo de agendamento (procedimento);
• origem do agendamento (interno ou online);
• clínica em que ocorreu o lançamento.

Já o relatório de receitas oferece filtros para os seguintes dados: conta bancária ou lançamento da receita, status (vencido, conta a receber, recebido, procedimento a receber, procedimento recebido), período de lançamento e forma de pagamento.

Por último, o relatório de despesas também dispõe dos mesmos filtros do relatório de receitas, exceto pelo fato de diferenciação da natureza do lançamento e o status, que conta com as opções vencido, contas a pagar, pago, procedimentos pagos e a pagar.

Assim, basta selecionar qual o relatório desejado e escolher cada um dos filtros personalizados desejados. Posteriormente, o software irá gerar o relatório em formato de planilha (.xls) ou como um documento PDF.

3) Acompanhamento do fluxo de caixa e percentual de lucratividade

Realizar o acompanhamento do fluxo de caixa é fundamental para manter a saúde financeira de qualquer negócio. Por isso, os principais softwares médicos possuem o recurso de automatizar o seu fluxo de caixa.

Dessa maneira, você consegue organizar as entradas e saídas do consultório e visualizar o futuro dele em curto, médio e longo prazo. Além disso, a automação faz com que a cada consulta finalizada, o valor seja imediatamente lançado como receita.

Outra contribuição desse módulo financeiro é permitir que o gestor se antecipe as despesas futuras. Para isso, basta cadastrar todos os custos mensais da clínica. Com esses dados disponíveis, fica mais fácil saber quais gastos podem ser reduzidos e até eliminados.

Ademais, a possibilidade de prever as despesas também permite que você conheça o seu percentual de lucratividade, ou seja, o lucro obtido pelo consultório após a subtração das despesas pelo faturamento mensal.

4) Organização dos lançamentos financeiros 

A organização é a palavra-chave para o sucesso da sua clínica. Essa regra vale não só para as questões financeiras como também para os aspectos administrativos. Um pequeno descontrole pode provocar o fracasso do negócio.

Por isso, é importante que você utilize um software médico para fazer o lançamento de todos os dados financeiros. Então, separe um tempo e registre todos os valores que entram e saem do consultório.

Assim, com todas as informações inseridas, o sistema faz a parte dele e passa a registrar todas as receitas obtidas e as variações nas despesas, oferecendo um fluxo de caixa sempre atualizado e que reflete a saúde financeira do negócio.

Ainda, a ferramenta também permite que você visualize a previsibilidade de recebimento de receitas. No iMedicina, todas as configurações são personalizadas, ficando ao gosto do profissional escolher como a automação deve se comportar.

5) Relatórios e planilhas personalizados

Não existe melhor forma de otimizar o controle das finanças do consultório do que dedicando um tempo para analisar os relatórios financeiros gerados pelo software médico. Geralmente, esses sistemas permitem criar documentos totalmente personalizados.

No que diz respeito ao fluxo de caixa, existem três tipos mais comuns de relatórios: extrato financeiro, de despesas e de receitas. O primeiro funciona como um extrato da sua conta bancária.

Neste relatório, você encontrará os seguintes indicadores: período, conta e tipo de lançamento, forma de pagamento utilizada, motivo e a origem do atendimento e, caso existam filiais, a clínica em que ocorreu o lançamento.

Já os relatórios de despesas ou o de receitas oferecem uma visão ampla e detalhada de cada valor que entrou no consultório, ou de cada despesa realizada. Esses relatórios apresentam a conta bancária do lançamento, o status, o período de lançamento e a forma de pagamento.

Além dos dados financeiros, um bom software médico também oferece a possibilidade de gerar relatórios sobre outros aspectos do consultório, como, por exemplo, análise quantitativa de todos os atendimento, dados dos pacientes ou as características de cada consulta realizada.

Assim, com esses dados em mãos, é possível conhecer o perfil do seu paciente, entender quais as razões que mais levam as pessoas ao seu consultório, qual o convênio mais utilizado, qual o tempo médio de cada atendimento, entre outros.

Enfim, a implantação de um software médico é uma ação essencial para ter o controle financeiro do consultório de forma prática, ágil e automatizada. Então, por que não fazer um teste gratuito de uma boa ferramenta, como, por exemplo, o iMedicina?

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