6 dicas para evitar a inadimplência no consultório médico

A inadimplência no consultório pode ser um grande problema para os médicos. Felizmente, existem maneiras de reduzir e evitá-la.

A inadimplência é um mal que atinge todos os tipos de empresas, e isso não é diferente com os consultórios. 

Ela pode impactar diretamente o lucro de um consultório, ou, em casos mais extremos, levar a clínica à falência. 

Embora seja inevitável passar por esse tipo de situação, existem formas de tentar reverter esse problema. Separamos 6 dicas que irão te ajudar a não perder dinheiro com a inadimplência. Boa leitura!

Como a inadimplência no consultório pode afetar o caixa?

Em um negócio, existem contas fixas, contas variáveis e o lucro esperado. A gestão financeira de um consultório arca com contas mensais essenciais para que ele funcione. 

Aluguel, luz, água, internet, alimentação, equipamentos médicos e funcionários são alguns dos gastos. 

Uma reserva de emergência também é indispensável. Afinal, se você não receber, como irá arcar com tudo isso? 

Confira abaixo as nossas dicas para evitar que a inadimplência no consultório se torne um problema para você.

#1 Seja transparente quando o assunto é o pagamento

A comunicação clara com o paciente desde o momento em que ele procura pelo consultório e demonstra interesse nos serviços é imprescindível. 

Apresente todas as formas de pagamento possíveis de forma detalhada, mencionando todas as condições. Por exemplo, se você aceita pagamentos via cartão de crédito, informe sobre a possibilidade de parcelamentos ou juros. 

Só inicie os tratamentos com o consentimento do paciente e a informação sobre a forma de pagamento. 

A vantagem de receber via cartões de crédito ou débito é a garantia de que você irá receber o dinheiro. Cheques não são muito viáveis, já que o controle deles é complicado.

#2 Ofereça flexibilidade nas datas de pagamento

Essa possibilidade é uma vantagem e demonstra segurança aos pacientes. Imprevistos podem acontecer na vida dos pacientes, e se a clínica mostrar que está aberta a negociações, isso gera conforto e confiança, além de evitar a inadimplência e aumentar a possibilidade de quitação da dívida. 

O paciente pode perder o emprego durante o tratamento, por exemplo. Isso não significa necessariamente que ele não irá pagar, mas ele certamente ficará satisfeito com a opção de pagar de forma flexível.

#3 Realize o acompanhamento correto do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta extremamente importante para o consultório. É ele que proporciona o crescimento sem se esquecer da saúde financeira da empresa. 

O fluxo de caixa permite o registro de tudo que entra e sai de forma simples e prática, proporcionando um controle eficiente de todos os gastos da clínica. 

Utilize a ferramenta para observar quais são os pacientes com mais dificuldade de pagar em dia. Assim, será possível lembrá-los.

Todos os valores da clínica devem estar sempre registrados e atualizados, pois isso evita a omissão de informações relevantes para a saúde financeira. A boa gestão ainda permite o planejamento para problemas futuros.

#4 Mantenha a base de dados de pacientes sempre atualizada

A base de dados dos pacientes permite uma comunicação direta, portanto, deve estar sempre atualizada, principalmente com os meios de contato com o paciente. 

Sempre atualize dados como endereços, telefones e e-mails, por exemplo. Essas são as formas de contato que você pode utilizar para lembrá-los das consultas agendadas e para fazer a cobrança, caso isso seja necessário.

#5 Priorize sempre o bom relacionamento com os pacientes

A experiência do paciente deve ser positiva desde o momento em que ele chega no consultório. 

Ofereça um bom sinal de wi-fi. Café, sucos e biscoitos podem ser muito mais atrativos. Você deve contar com a possibilidade de que alguns pacientes irão fazer exames antes da consulta, portanto, estarão em jejum.

Evite deixar o paciente esperando, seja sempre pontual. Os atrasos podem ser vistos como descaso e irão piorar a experiência do paciente.

O bom relacionamento com o paciente não deve se restringir apenas ao momento em que ele está presente na clínica. O paciente que gosta do atendimento, além de retornar ao consultório, também fará indicações que podem se converter em outros possíveis pacientes.

Utilize mecanismos eficientes para se comunicar com o paciente, como, por exemplo, o Whatsapp. Dessa forma, você melhora a comunicação e ainda reduz a possibilidade de faltas em consultas agendadas. 

Tenha uma equipe composta por profissionais capacitados e focados em estabelecer o bom relacionamento com o paciente. A cortesia e a educação são essenciais para um bom atendimento.

Além disso, se houver necessidade de fazer uma cobrança, tenha sempre em mente que essa é uma situação complicada e que pode ser constrangedora para muitas pessoas. 

É necessário tratar o paciente de forma empática e cordial, buscando formas de facilitar o pagamento e se mostrando sempre disposto a negociar.

#6 Utilize um software médico para acompanhamento financeiro

O avanço da tecnologia também está facilitando o dia a dia das clínicas e dos consultórios. 

O software irá atuar de maneira preventiva, pois ele engloba diversas funcionalidades. Com ele, é possível manter o registro do fluxo de caixa, verificar os pacientes que estão em débito e controlar o agendamento e possíveis cancelamentos de forma ágil e prática.

Além disso, os softwares trazem ferramentas de automação que criam alertas para lembrar os pacientes das consultas agendadas, dos pagamentos em débito e suas datas de vencimento. 

Isso evita as ligações, que podem ser uma parte muito incômoda para pacientes que possuem uma rotina corrida de trabalho e estudos, por exemplo.

Um software de gestão de clínicas e consultórios possui diferentes funções e vantagens para otimizar os processos. Um exemplo é o software do iMedicina, que você pode experimentar criando uma conta de teste por 7 dias. Aproveite para conhecer os planos premium e suas inúmeras vantagens.

Se você gostou das nossas dicas sobre a redução da inadimplência no consultório, aproveite para baixar o nosso e-book “Administre melhor para gerar mais lucro”. Nele, você irá conferir diversas dicas úteis que irão auxiliar no processo de administração do seu negócio.