Agenda online: por que ela é o futuro dos melhores consultórios do Brasil?

Reduzir etapas, otimizar o tempo e facilitar o trabalho: essas são características amplamente buscadas em todos os tipos de empresa, inclusive em consultórios médicos. A agenda online é uma das ferramentas que propiciam tais ações, afinal a tecnologia joga a favor da equipe médica e de suas práticas. Os resultados são amplamente positivos para a equipe e para os clientes.

A agenda online, basicamente, é o agendamento feito pelos próprios pacientes pela internet, sem a necessidade de intermediação de algum profissional do consultório. Logicamente que o sistema de agenda online precisa ser eficiente para não causar problemas para a equipe de atendimento. Além disso, este precisa ser completo e oferecer mais do que uma agenda.

Por aqui você verá quais são as vantagens do agendamento online para o seu consultório, bem como as para o paciente. Assim fica fácil repassá-las para eles a fim de conferir mais credibilidade a esse tipo de agendamento, que algumas pessoas ainda encaram com desconfiança. Verá ainda as características principais que uma boa agenda online possui e porque você deve mudar o agendamento comum para o digital o quanto antes em seu consultório médico.

Facilidades para o consultório

O consultório médico e sua equipe se beneficiam muito da agenda online. Com ela evitam-se erros de agendamento dos pacientes bem como aumenta a produtividade dos profissionais. Isso significa que o tempo gasto no atendimento é reduzido e a equipe dispensa energia em outras áreas importantes para o crescimento do consultório. Afinal as equipes de call center ficam menos sobrecarregadas melhorando o atendimento dos pacientes. Assim as linhas ficam disponíveis para agendamento de procedimentos mais complexos que exigem mais atenção.

Além disso, o agendamento online evita que os pacientes faltem às consultas por esquecimento, afinal os sistemas possuem envio de SMS de lembrete integrado. Por isso basta ativar essa possibilidade e todos os pacientes agendados para aquele dia serão relembrados da consulta com um simples SMS. Não é incomum que as pessoas esqueçam-se de agendar uma consulta no horário de atendimento comum das clínicas e assim elas não possuem mais esse problema.

Afinal muitas vezes as consultas são marcadas com um ou dois meses de antecedência. Isso facilita o esquecimento, evitado pelo envio de SMS. Além disso, há uma prática incorreta da clínica pedir que o paciente ligue agendando nova consulta. A clínica possui obrigação legal de dar continuidade ao tratamento do cliente e o gasto com esse follow up é reduzido com agendamento online.

Dificilmente um consultório consegue manter um profissional apenas para atendimento telefônico, este se divide em outras tarefas o que pode deixá-lo sobrecarregado. O agendamento online reduz essa necessidade e corta gastos com um novo profissional apenas para suprir a alta demanda de ligações que consultórios maiores possuem.

O gasto com telefone também inexiste para o agendamento, afinal ele é amplamente feito via internet. Não há riscos de perda de arquivos digitais (o agendamento comum é feito por vezes em planilhas) ou físicos (quando é feito em agendas de papel), pois tudo fica armazenado em nuvem. Outra vantagem dessa característica é a possibilidade de acesso de qualquer lugar e de qualquer dispositivo. A equipe e os gestores não ficam presos a apenas um dispositivo para visualizar sua agenda, mas podem fazê-lo em viagem, fora do consultório, de computadores, tablets e smartphones.

O agendamento online não significa necessariamente que os outros canais serão fechados, como o por telefone. Mas assim nenhum deles fica sobrecarregado e o mesmo número de pacientes é atendido sem a necessidade de aumento da equipe.

O acesso pode ser feito 7 dias por semana e 24 horas por dia. Dessa forma o paciente não fica preso ao horário comercial para realizar o agendamento, mas pode fazê-lo em qualquer momento via internet.

E as vantagens não terminam aí. Quando o paciente faz agendamento online ele insere dados importantes para o banco de dados do consultório. As informações podem ser usadas para criar relatórios importantes, traçar perfil dos pacientes e propiciar ações de marketing inteligentes no futuro. Afinal quando se conhece o cliente mais a fundo fica mais fácil traçar estratégias, inclusive de marketing digital, para fidelizá-los e atrair ainda mais pacientes.

Dificilmente a pessoa preencherá os dados de forma errada, o que pode acontecer caso um terceiro preencha. Isso qualifica ainda mais os dados e garante a sua idoneidade. Com a agenda online o histórico do paciente é de fácil visualização, facilitando novos agendamentos, geração de relatórios e demais ações.

Os médicos também se beneficiam da agenda online, afinal conseguem organizar melhor o seu dia e acessam o sistema antes mesmo de chegar ao consultório. Assim tomam conhecimento do que terão em seu dia facilitando o processo de preparação, ainda mais se esse trabalha em várias clínicas.

A agenda online é muito mais acessível para as pessoas, já que todos que precisam agendar alguma consulta podem fazer confortavelmente de onde estiverem. Uma clínica que pensa em acessibilidade é muito bem vista e está cumprindo um compromisso social. Veja que acessibilidade não quer dizer apenas acesso de pessoas com deficiência, mas de todas as pessoas, sem qualquer distinção.

Facilidades para os pacientes

Não é apenas o consultório que se beneficia por isso você deve conhecer os benefícios para os pacientes para repassar a eles quando forem atendidos. Isso deve ocorrer para que confiem no agendamento online.

Como argumento para que as pessoas vejam o agendamento online com mais naturalidade, é possível dizer que dificilmente o horário será marcado de maneira errada. Além disso, eles possuem os benefícios de serem lembrados de sua consulta sem serem interrompidos em suas rotinas, afinal lerá o SMS quando tiver um tempinho.

Além disso, é prático, pois eles podem agendar no site do consultório o que combina muito com a rotina corrida que possuímos atualmente.

O tempo que o paciente gasta para agendar, muitas vezes esperando em sistemas call center pelo atendimento, inexiste. Ele precisa apenas acessar o site do consultório e fazer o seu agendamento. A visualização de todos os horários disponíveis deixará o paciente ainda mais satisfeito, pois conseguirá adequar a sua rotina em relação a consulta.

Quando o paciente vai até a clínica realizar algum procedimento ou mesmo pegar algum exame, este receberá atendimento personalizado, pois os atendentes estarão com mais tempo disponível para essa ação.

Características que a agenda online deve ter

A agenda online é mais que um calendário em nuvem, com acesso de vários dispositivos. Ela pode ser muito mais que isso. A agenda precisa propiciar diferentes visualizações, seja ela semanal ou diária, preferencialmente com diferenciação (seja de cores ou fontes) para cada tipo de consulta ou procedimento agendado. Além disso, é necessário que possua definição livre de intervalo de tempo entre um paciente e outro.

A agenda deve se integrar a outros módulos importantes do consultório como o módulo financeiro. Assim o agendamento é registrado de forma automática para que sejam interligados ao fluxo de caixa.

É crucial que a agenda seja ao mesmo tempo de fácil usabilidade (com poucos cliques) e ao mesmo tempo personalizável, garantindo liberdade de preenchimento por parte da equipe. Menus muito “quadrados” e pouco mutáveis só dificultam o trabalho da equipe. Por isso é preciso ser flexível e com comandos rápidos.

A agenda ideal não exige um treinamento amplo apenas para que a equipe entenda como funciona. Por isso a interface deve ser simples e intuitiva. Além disso, todas as informações precisam ficar em apenas uma tela para facilitar o acesso.

Agenda online: os melhores consultórios já aderiram

Os melhores consultórios já optaram pela agenda online integrada. Ela demonstra como o meio digital e as tecnologias podem ajudar em todos os âmbitos do consultório, reduzir retrabalho, erros, otimizar o tempo e as tarefas dos profissionais da equipe.

Usar a tecnologia em prol do consultório é algo que precisa ser feito, por isso se o agendamento da sua clínica ainda não é online, não perca tempo em mudá-lo. A migração para agenda online não será difícil tampouco a adaptação.

Ao aderir a um sistema inteligente a sua equipe compreenderá o funcionamento em poucos dias, com treinamento simples e rápido. A sua clínica entrará na era da modernidade em pouquíssimos passos e os benefícios virão com rapidez.

Sabemos que o mercado está cada vez mais concorrido, por isso não usar agenda online é ficar para trás e deixar que a concorrência fique com os seus pacientes. Se eles tiverem a oportunidade de optar por uma clínica com agendamento online em detrimento de outra sem pode ter certeza que o farão. Afinal todos valorizam as facilidades, uso de dispositivos móveis para ações diárias assim como atendimento personalizado de qualidade.

Com a agenda online é possível trabalhar o crescimento do seu consultório em duas frentes: internamente e externamente. Internamente, pois dinamiza e facilita as tarefas da sua equipe, e externamente, pois facilita a vida dos pacientes que não querem perder tempo com agendamento. Não há qualquer desvantagem em implantar o agendamento online em seu consultório ou clínica, apenas pontos positivos. Para acessar mais conteúdos sobre agenda online e outros temas da área de saúde, acesse o nosso blog!