Agenda organizada: saiba como administrá-la no consultório para não ter mais problemas

Agendamento, agendamento e agendamento. Talvez essa seja uma das palavras mais usadas na recepção de um consultório médico. É uma avalanche diária de pacientes para marcar um horário, desmarcar e reagendar. Para que esse sistema funcione, é necessário ter muita organização e jogo de cintura.

A equipe de atendimento pode ser de excelência, mas se o sistema de agendamento usado também não o for, fica difícil manter o consultório organizado bem como as informações pertinentes aos pacientes.

Isso quer dizer que se o seu software de agendamento não acompanhar a equipe, fica complicado fazer um bom trabalho e reduzir problemas relacionados à agenda do seu consultório.

Requisitos da agenda para ser funcional

Quando o agendamento é organizado, evita o retrabalho dos profissionais. Não é necessário ligar novamente para o paciente para confirmar informações e horários, tampouco resolver problemas de agendamentos sobrepostos entre outras questões relacionadas.

O ideal é que a agenda seja digital, online e o mais personalizável possível. Quando esta é personalizável, a equipe adapta as informações pertinentes para o consultório em específico, deixando a vista apenas o que é necessário. A visualização também é muito importante, afinal, uma tela repleta de informações (inúteis) de nada facilita o atendimento.

É importante que o profissional consiga agendar com poucos cliques e poucas telas, otimizando ainda mais o tempo. Usar as cores para diferenciar procedimentos, por exemplo, também é útil para o processo.

O ideal é que, seja o responsável pelo atendimento ou seja o médico, ao olhar para a agenda, já saiba se o dia está repleto de pacientes ou não.

A boa agenda ainda trabalha com integração com outros módulos, como o financeiro e o de dados. Assim, o tempo também é otimizado quando a parte de finança já é repassada para o departamento responsável, a fim de acertar valores de consultas, procedimentos, planos de saúde e afins. O fluxo de caixa fica mais organizado, o que melhora o consultório em todos os âmbitos.

Além disso, os dados dos pacientes podem ser usados para criação de relatórios a fim de conhecer melhor o perfil dos frequentadores do consultório médico. Isso é útil para futuras campanhas de marketing, bem como para propiciar melhorias em todos os setores do consultório.

Logicamente que, para isso funcione, tem o outro lado da questão. É importante realizar processos de capacitação dos profissionais que atuam no agendamento para que ele seja efetivo. Se o software for bem construído, esses ensinamentos serão rápidos e de fácil aprendizado.

Agendamento: O paciente sente a diferença

Apesar dos grandes benefícios serem para o consultório médico, os pacientes também sentem a diferença. A rapidez no agendamento e a melhoria no atendimento (afinal, o profissional dessa área ganha mais tempo para personalizar o contato com os pacientes) são exemplos.

O paciente é o principal interessado no agendamento e fazê-lo com excelência e cuidado é o mesmo que valorizar todos que frequentam esse espaço. Dessa maneira, é possível converter ainda mais pacientes e chamar novos atendimentos para o consultório.

É muito importante entender que, atualmente, a tecnologia é uma aliada fundamental para o bom desempenho do profissional da área da saúde. Você sabia que existem softwares médicos extremamente eficazes que auxiliam na gestão da agenda do consultório e no atendimento aos pacientes? E que, inclusive, podem ajudá-lo na parte estratégica e no marketing do consultório? Já pensou se, no seu software médico, além de gerenciar seus pacientes, você pudesse também criar e conduzir o seu próprio site e blog?

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