Como escolher o software ideal para implementar no consultório?

Sabemos que escolher um software ideal para o consultório médico ou clínica, que realmente otimize a gestão e facilite a sua vida não é uma tarefa fácil. A ferramenta precisa contemplar pontos fundamentais do seu negócio e realmente se encaixar aos processos que já existem em seu consultório, ou acabará sendo apenas mais uma forma de perder tempo e burocratizar suas atividades, atrapalhando seus processos e organização interna.

Quando iniciar sua pesquisa foque nos principais sistemas no mercado. Entre os mais utilizados, analise o seguinte:

Segurança

Sabemos como é grande o fluxo de informações hoje em dia, principalmente na rede! Uma imagem, uma vez que postada no Facebook, por exemplo, poderá ser compartilhada milhares e milhares de vezes tornando quase impossível o rastreio desse dado.

Por isso, você não pode entregar as informações de seus pacientes para qualquer um. Antes de ser seduzido pelas funcionalidades do software, e toda sua publicidade, é importante que você analise o ponto mais importante de todo o sistema: a segurança!

Os procedimentos de segurança devem obedecem às normas do conselho regulador da sua profissão e estar de acordo com os requisitos da SBIS, a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde. Além disso, verifique se outros protocolos de segurança de dados são adotados e se realmente oferecem blindagem para as informações que você vai inserir no sistema, ou você poderá estar propenso a uma série de processos pelo vazamento de informações confidenciais de seus pacientes.

Avaliações de profissionais

Procure por avaliações de profissionais de saúde que já utilizaram os softwares que você incluiu em sua pesquisa. Você pode consultar amigos e colegas de clínica, para opiniões mais pessoais e ainda buscar informações online.

Não foque somente nos comentários positivos e elogios: verifique se muitas pessoas reclamam de uma mesma funcionalidade ou da ausência de algum recurso essencial. Isso vai te ajudar a descartar opções de software que não atenderiam as suas necessidades, e ainda te dá uma ideia do que procurar como diferencial no momento da escolha.

Softwares são desenvolvidos por equipes especializadas em informática e programação. Do ponto de vista técnico, é muito provável que os softwares mais conhecidos sejam igualmente impecáveis, mas é importante saber se, durante o desenvolvimento, profissionais de saúde foram consultados ou envolvidos no processo de construção desse sistema.

Nós conhecemos a realidade da nossa profissão e, se o produto não foi pensado com propriedade, não só com foco nos aspectos técnicos, mas principalmente nas necessidades reais do dia a dia de uma clínica, esse sistema certamente vai deixar a desejar e não vai atender às suas necessidades.

Funcionalidades

Se pensarmos que a contratação de um software se dá, principalmente, quando precisamos facilitar nossa rotina diária de atendimentos, a principal característica que esse tipo de sistema precisa oferecer é a usabilidade, ou em bom português, o sistema precisa ser fácil de usar.

Os recursos devem ser acessíveis e práticos de utilizar, e devem te ajudar a aumentar e melhorar sua performance no consultório, atuando como um facilitador na resolução de problemas e na gestão de cada setor.

Também é muito importante que você cerifique se as funcionalidades do sistema se aplicam à sua especialidade e, caso não, se a empresa permite personalizações, para que você possa cadastrar informações e dados dos pacientes de forma organizada atendendo à sua realidade.

Fique atento à necessidade de utilizar ferramentas acessórias nas consultas, como editores de texto, tabelas e gráficos: o software deve suprir todas as suas necessidades em si, eliminando a necessidade de trabalhar com múltiplas janelas simultaneamente. Afinal, se você ainda precisar de editores de texto e planilhas estará jogando dinheiro fora!

Métricas

Métricas são fundamentais! O sistema deve te oferecer meios para acompanhar o andamento do seu consultório ou da sua clínica, tais como tempo total de atrasos, tempo de espera por consulta, duração da consulta, fluxo de caixa, número de pacientes por diagnóstico. Esses números são capazes de te fornecer dados concretos, que podem validar ou alterar suas condutas e investimentos.

Ao decidir investir em um software, você precisa se certificar de que ele representa o que há de mais moderno e inovador em tecnologia no mercado. Lembre-se, a principal função de um software é facilitar a sua vida! Ele deve ter sido construído pensando nisso.

Isso significa que você precisa de um sistema que armazene os dados em nuvem e apresente segurança dos dados, com possibilidade de acesso em múltiplos dispositivos (inclusive smarthphones e tablets), as telas devem ser intuitivas e sem campos demais, se perder tempo o uso do sistema também será em vão. Além disso, oferecer a opção de mais de uma agenda por profissional é essencial, afinal não é nossa realidade trabalhar apenas em uma  e fuja de sistemas que cobram a mais por isso!

Invista em um sistema que permita que você otimize os processos internos do seu consultório: um recurso que possibilite trocar mensagens com seus funcionários, e estabelecer listas de tarefas compartilhadas, que possam ser supervisionadas até de forma remota. Assim você fica independente do contato presencial para gerenciar o seu negócio!

O que você acha dessa tecnologia no seu consultório? Deixe um comentário e compartilhe a sua experiência conosco!