Guia completo para melhorar a gestão financeira do consultório

Você sabe o que as empresas do mundo inteiro e o seu consultório têm em comum? Despesas e lucro.

Não tem como escapar dessas duas variáveis tão importantes para qualquer negócio. E para não se tornar refém dos imprevistos e da instabilidade financeira é extremamente importante que você volte a sua atenção para elas: você faz ideia do valor mensal das suas despesas no consultório?

Descontando essas despesas da sua receita, qual é a média do lucro que o seu consultório te retorna por mês?

Ficou difícil puxar esses dados de cabeça? Não se preocupe: essas informações não precisam estar na sua cabeça, elas devem estar no papel, na ponta do lápis.

Mas, antes de tudo, vamos conversar um pouco sobre essas variáveis importantíssimas que você não pode deixar de acompanhar: os dados financeiros do seu consultório.

 

Fluxo de caixa: o que é e por que você precisa dele para melhorar a gestão financeira do consultório

Fluxo de caixa nada mais é do que o acompanhamento financeiro do seu consultório: de forma geral, é o controle no qual você analisa as saídas e entradas de dinheiro. Mas é claro que há mais detalhes envolvendo essas contas.

Quanto mais detalhista e apurado o seu fluxo de caixa for, mais noção você terá de como anda a saúde financeira do seu consultório.

É importante que todas as movimentações financeiras do seu consultório estejam registradas no seu fluxo de caixa: os gastos, os ganhos, os investimentos mensais em marketing, o seu salário, o valor que você vai retirar para realizar melhorias no consultório, o pagamento dos funcionários, reposição de materiais, etc.

Outra questão muito importante é a periodicidade do seu fluxo de caixa: você deve estabelecer uma frequência fixa para a análise do seu fluxo. Se você define que a sua análise será mensal, não deixe de fechar o fluxo e analisar o balanço do mês: os gastos aumentaram? O retorno sobre o investimento está coerente com esse aumento de gastos?

Respondendo algumas perguntas chave à respeito do seu fluxo de caixa, você consegue visualizar onde deve haver melhorias na gestão financeira do consultório.

Não caia na besteira de não registrar todos os dias as informações que o seu fluxo de caixa precisa: caso contrário, no fim do mês, as contas não vão fechar e você vai ficar sem saber o que aconteceu.

Cada detalhe referente à gestão financeira do consultório deve ser contabilizado no seu fluxo de caixa, para não haver buracos nas suas contas.

Outra grande dica que eu posso te dar para que o seu fluxo de caixa seja mais prático e otimizado é a de definir quais são os gastos recorrentes, isto é, as despesas fixas do seu consultório.

Aluguel, salário dos funcionários, ou valor mensal de reposição de materiais, por exemplo, são algumas despesas fixas que você já pode contabilizar todo mês no seu fluxo de caixa.

• Entenda mais sobre a importância de se controlar receitas e despesas no consultório

 

Organize melhor o seu fluxo de caixa com categorias financeiras

Como eu disse acima, o fluxo de caixa não se trata só de uma análise das receitas e despesas do seu consultório. Quanto mais detalhado, organizado e específico ele for, mais informações importantes ele vai te revelar e maior será o seu potencial de melhorar a gestão financeira do consultório.

O fluxo de caixa serve para que você consiga visualizar de forma clara e objetiva como anda a saúde financeira do seu empreendimento. Por isso ele deve ser desenvolvido de acordo com as necessidades e especificidades de cada negócio.

Para obter um fluxo de caixa prático e organizado é recorrente utilizarmos categorias financeiras para dividirmos cada um dos dados que registramos no fluxo de caixa em grupos maiores.

Quando estamos falando de despesas, por exemplo, essas são algumas das categorias financeiras que você pode utilizar no seu consultório: serviços, materiais, contas de consumo (internet, telefone, luz, etc.). e por aí vai.

Dessa forma, fica mais fácil visualizar quais categorias financeiras dão mais despesa ao seu consultório, além de podermos comparar os gastos com determinada categoria entre um mês e outro. Essas divisões possibilitam uma análise financeira mais certeira, aprofundada e específica.

Mas cuidado ao criar as categorias financeiras do seu consultório! Se você divide suas despesas e receitas em categorias demais, corre o risco de deixar o seu fluxo de caixa confuso e complexo! Defina apenas as categorias que você considera necessárias e que fazem mais sentido para o seu consultório hoje em dia.

 

Mas faço tudo isso no papel?

Bom, você é quem sabe! Mas pense bem: quem é que vai registrar esses dados à mão todos os dias? E essa papelada toda, vai para onde?

O computador está aí para isso, não é mesmo? Para facilitar o seu trabalho e o da sua equipe. E a alternativa ao papel são as ferramentas que, provavelmente o seu computador já possui: planilhas, tabelas… Em uma planilha você consegue organizar todos os dados do seu controle financeiro da forma que achar melhor.

Você pode solicitar aos seus funcionários da recepção que eles registrem, todos os dias, o valor de cada consulta realizada no seu fluxo de caixa. Lembre-se: o seu fluxo de caixa não pode passar nenhum dia sem ser atualizado!

E assim, você pode seguir muito bem por um tempo: funcionários e planilhas em perfeita harmonia e organização.

Mas esse é um cenário um pouco utópico, certo?

É ilusão acreditar que os seus funcionários registrarão, todos os dias, cada uma das consultas realizadas na planilha de fluxo de caixa que você criou. Isso porque, em alguns momentos, a correria do dia a dia vai atropelar essa tarefa e seus funcionários estarão ocupados demais executando outras funções.

Aí acabamos caindo naquela máxima: “ah, no fim de semana eu registro os dados financeiros da semana”. E depois de um tempo, essa prática só vai se tornando pior… deixamos para o próximo mês, bimestre, trimestre…

Isso é algo que não pode acontecer de forma alguma! Eu sei que já executamos muitas funções no consultório, mas a gestão financeira é extremamente importante para o crescimento do seu empreendimento. Você pode até adiar essa função por um tempo, mas não espere chegar o momento em que as contas estarão te atropelando e o controle das despesas e receitas esteja totalmente perdido.

 

Então, qual é a solução?

Bom, não estou aqui para te apontar o caminho ideal, mas sim para evoluirmos juntos a tentativa de diminuir os obstáculos do dia a dia. O ideal para qualquer empreendimento é centralizar em uma só ferramenta todos os níveis da gestão empresarial: o técnico, o administrativo, o marketing e o financeiro.

E foi isso o que tentamos fazer com o iMedicina. Nós desenvolvemos um software que integra todas as áreas do seu consultório para não deixar pontas soltas na sua gestão!

A ideia é diminuir o trabalho humano (principalmente no que se refere a repetições e ações burocráticas do dia a dia) e automatizar as ações que são recorrentes no seu consultório.

No controle financeiro do iMedicina, você consegue cadastrar quantas categorias financeiras achar necessário e montar o seu fluxo de caixa, mês a mês, podendo visualizá-lo de forma clara, comparando cada período do ciclo que você definiu.

 

Mas o mais legal mesmo é que o valor das suas consultas e demais serviços que você presta no seu consultório é automaticamente contabilizado no seu fluxo de caixa. Sem que ninguém precise registrar isso para você.

Assim que um atendimento é finalizado, o valor dessa consulta é registrado no controle financeiro do software: a integração entre os recursos facilita a sua gestão!

Esse lançamento automático no painel financeiro minimiza os erros humanos: esquecimentos, atrasos no registro e informações erradas são recorrentes quando delegamos essa função aos funcionários da nossa equipe.

Com esse recurso, você pode ficar tranquilo ao analisar a saúde financeira do seu consultório no final do mês: nenhuma conta vai ficar de fora e você terá a segurança de estar lidando com os números exatos que merecem a sua atenção.

Para entender como você pode se beneficiar de estatísticas mais aprofundadas sobre o assunto, clique aqui.

Assim fica mais fácil melhorar a gestão financeira do consultório, não é?

Para ser um bom gestor financeiro, você deve voltar a sua atenção para cada detalhe que se refere às despesas e receitas do seu consultório: com a ajuda do software essa análise fica mais fácil e não toma grande parte do seu tempo!

Se você ainda não conhece o iMedicina, dá uma olhadinha na nossa página! Veja se as ideias que temos fazem sentido para o seu consultório e se seria uma boa hora para começarmos essa caminhada juntos!

No mais, continue acompanhando nosso blog! Em breve trago mais novidades para você!

Espero que o guia de hoje tenha te ajudado a visualizar o seu negócio de uma forma diferente!

Até breve!