Como transformar QUALQUER CRISE em uma OPORTUNIDADE de crescimento para o seu consultório

Nós estamos cansados de ouvir falar em crise. A palavra tão temida por todos os pequenos e grandes empresários, donos de clínicas e de consultórios. Crises sempre vão existir e com aquela certa tendência de aparecer nos momentos mais inoportunos: quando estávamos planejando um grande investimento, uma viagem, uma grande aquisição…

Não tem como escapar. E você pode até pensar que a área da saúde não é tão afetada pelas crises…

Pode ser que seja verdade.

Mas todos somos afetados, direta ou indiretamente.

Queda de consultas particulares, diminuição do volume de pacientes de convênios que perderam o emprego e não conseguem mais bancar um plano de saúde, perda de pacientes para concorrentes que massacram a classe e derrubam os preços de forma indiscriminada… todos estamos sujeitos.

No entanto, quem sabe se posicionar corretamente, em momentos de crise, enxerga, na verdade, grandes oportunidades. Momentos de crise são ótimos para mudanças do “status quo”. Quem antes estava acomodado com bons resultados sem fazer grandes esforços, agora, se vê obrigado a mudar a forma de atuar. Quem antes já não tinha bons resultados, se vê obrigado a fazer algo diferente para não quebrar o negócio e ir à falência. De certa forma, a crise movimenta positivamente os Stakeholders, tirando todo mundo da zona de conforto. 

Uma das grandes mudanças que acontece em tempos de crise é que as pessoas se vêem obrigadas a atuar com pé no chão e de forma mais planejada e estruturada. E um dos pontos que costuma ajudar é parar de NEGLIGENCIAR a comunicação, divulgação de serviços e marketing.

E mais: muito pior do que uma crise econômica isolada, que vem e vai sem mudar muita coisa no modo operacional de clínicas e consultórios,  passamos também por uma crise muito mais profunda na FORMA DE COMUNICAÇÃO COM PÚBLICO. Você usava, primordialmente, o telefone, até um tempo atrás. Mas isso mudou, não é?

Veja bem… antes, sem crise econômica, investir em comunicação não era uma necessidade para a maioria. Os resultados simplesmente apareciam. Hoje, com a maior saturação de mercado e com a queda de busca pelos serviços, profissionais de saúde precisam recorrer à estratégias de comunicação e divulgação para melhorarem os resultados. E, quando precisaram fazer isso, perceberam que a tecnologia mudou muita coisa nesse período.

Pode ser que essa transição seja fácil para você, mas para muitos profissionais da área da saúde foi uma baita crise tecnológica!

Requer treinamentos, novas aquisições e, se você é resistente às novas tecnologias, acaba vendo o seu consultório ficando para trás…

Se a crise é dos meios de divulgação, imagine consultórios que investiram grande parte do seu orçamento em publicidade tradicional? Nós sabemos que esse meio de divulgação está em crise atualmente, e o marketing de conteúdo veio para revolucionar o mundo do marketing.

O lado bom: temos de nos adaptar, para nos movimentarmos rumo aos bons resultados.

Empreender é estar apto a se adaptar aos vários meios e situações adversas!

Resumindo: nós estamos sujeitos às mais diferentes crises possíveis e temos que estar preparados para a maioria delas se quisermos manter o nosso consultório em crescimento contínuo.

Quando abrimos um consultório e começamos a liderar o nosso próprio empreendimento, primeiro devemos analisar todos os pontos que dizem respeito ao nosso negócio: elementos internos e externos ao nosso consultório.

Ao analisarmos as questões internas do consultório, temos que tentar perceber os pontos fortes e fracos do nosso empreendimento. Tente responder a essas perguntas:

• Eu tenho uma equipe boa e confiável?
• Minha localização é favorável?
• Minha sala de espera é agradável e tranquilizante?
• Qual é o diferencial do meu consultório?

Essa é uma forma de começar a detectar os pontos fortes, nos quais você deve focar sua divulgação e os pontos fracos que merecem atenção ou mais investimentos.

Ao analisar as questões externas ao seu consultório, é importante que você pesquise à respeito dos seus concorrentes e descubra tudo sobre o seu público principal. Qual é o perfil dos seus pacientes? O que fazer para atraí-los ao seu consultório? No que eu posso me sobressair frente à concorrência?

Essas são algumas questões que você deve saber responder para começarmos a conversar sobre as oportunidades que o seu consultório pode encontrar em meio a crise!

Nas ameaças surgem as oportunidades

Bom, a palavra crise lembra ameaça! Algo que vem de fora e que pode acabar com a estabilidade do seu negócio. As ameaças surgem o tempo inteiro e você pode antecipar a identificação delas quando conhece bem os fatores internos e externos ao seu consultório, como falei acima.

Porém, as crises têm uma incrível capacidade de gerar oportunidades de crescimento e melhoria para as empresas que se atentem aos detalhes do negócio.

Quando conhecemos profundamente o nosso consultório, seus pontos fortes e fracos, a concorrência e o nosso público, nós conseguimos tirar proveito da crise, ultrapassar os obstáculos e fazer surgir grandes oportunidades no horizonte.

Então, vou listar hoje, algumas das grandes lições e oportunidades que você pode tirar de qualquer crise, seja ela financeira, tecnológica ou midiática! A ideia é criarmos caminhos para nos adaptarmos a qualquer adversidade! Com essas dicas de hoje, você estará bem munido e não será pego de surpresa por qualquer intempérie.

Em tempos de crise, aqui estão alguns caminhos que vão ajudá-lo a sair ileso da tempestade e mais: dobrando os resultados do seu consultório em longo prazo.

Invista em relacionamento pós-consulta

Está aí algo que nunca vai entrar em crise: o relacionamento que você constrói ao longo do tempo com os seus pacientes. Um relacionamento pós-consulta muito bem estruturado e firme nunca entra em crise e é um forte pilar no qual você deve se agarrar para passar ileso por situações de crise externa ao seu consultório.

Se você tem pacientes fiéis, você tem tudo. Pacientes fiéis não te abandonam, não te trocam pela concorrência e nem deixam de se consultar com você frequentemente.

E ainda tem um bônus que esse investimento traz consigo: pacientes fiéis são promotores do seu consultório. Então, além da estabilidade de ter pacientes frequentes, você ainda ganha divulgação gratuita e espontânea do seu consultório.

Para começar a estruturar o seu relacionamento pós-consulta e criar oportunidades para o seu consultório em períodos de crise, existem várias práticas simples e que você pode e deve começar a executar o quanto antes.

Olha só:

Em primeiro lugar, conheça o seu público

Para um relacionamento pós-consulta realmente efetivo, você deve conhecer os seus pacientes como a palma da sua mão. Saber tudo sobre o perfil do público que frequenta o seu consultório: quais são suas necessidades? Sobre o que eles desejam saber? Quem são, o que fazem? Por que procuram seu consultório?

Uma ótima forma de recolher essas informações sobre os seus pacientes é realizando uma pesquisa de público. Você pode disponibilizá-la na sala de espera e orientar que os funcionários da sua recepção ofereçam os questionários aos pacientes que estão esperando pela consulta.

Mas pode ser que nem todos respondam a esse questionário. No iMedicina, nós pensamos em uma forma bem prática de ajudá-lo a conhecer melhor o perfil dos seus pacientes. São as tags de marcação de pacientes.

Você pode adicionar #hashtags às fichas de pacientes para remover estatísticas sobre eles. Imagino, por exemplo, filtrar seus pacientes por nível de satisfação com o atendimento, criando uma marcação para identificar apenas aqueles mais engajados com você e com o seu consultório?

No fim, você terá estatísticas e listas a respeito de cada uma dessas marcações. Quantos pacientes você realmente pode contar para te ajudar na divulgação? Em tempos de crise, faça uso dessa inteligência: por exemplo, dispare um e-mail apenas para seus pacientes promotores para te ajudarem na indicação de novos pacientes.

Em segundo lugar, mantenha contato personalizado

Conhecendo o perfil dos seus pacientes é hora de mostrar que você se lembra deles! Programe e-mails ou mensagens via SMS que os lembrem de determinado agendamento, por exemplo.

Outra grande ideia é usar essas tags do iMedicina para dividir os seus pacientes em grupos de interesse. Por exemplo, para os pacientes marcados com diabetes, você pode enviar e-mails com dicas sobre as condutas que ele deve tomar para melhorar sua qualidade de vida. O mesmo você pode fazer para o grupo marcado com hipertensão, por exemplo. E por aí vai. Você terá um relacionamento pós-consulta segmentado e personalizado para cada perfil de pacientes do seu consultório.

Esse envio de e-mails é extremamente prático e você pode programá-los para serem enviados automaticamente no iMedicina.

Invista em marketing

Você deve estar se perguntando: “Mas em tempos de crise é uma boa ideia investir em marketing?”. A resposta é: sim!

Você pode ficar um pouco desconfiado, já que o que todos comumente fazem é cortar gastos de todas as áreas da empresa e, principalmente, de marketing e comunicação. Mas esse é um erro fatal!

Em tempos de crise, é uma ótima oportunidade para o seu consultório investir ainda mais em marketing e divulgação e se consolidar no mercado.

A tendência é que a concorrência diminua seus investimentos em marketing e aí, então, essa é a sua hora!

Mas não é qualquer marketing não!

Em uma situação de crise, o melhor investimento que você pode fazer (e o menos oneroso para um orçamento precário, por exemplo) é em marketing de conteúdo.

Para quem não está podendo gastar muito dinheiro, mas precisa investir mais em marketing para alavancar os resultados do consultório, o caminho ideal é o marketing de conteúdo.

Para um marketing de conteúdo bem estruturado, olha só por onde você deve começar:

Crie um blog e invista em conteúdo que atraia pacientes ao seu consultório

Crie um blog e comece a escrever! Lembra aquela história do perfil de pacientes? Descubra quais são os principais motivos pelos quais os pacientes te procuram e invista em conteúdos relacionados a esses assuntos!

Se o que os seus pacientes têm em comum é a hipertensão ou a diabetes, por exemplo, comece já a escrever artigos aprofundados e interessantes sobre o assunto.

Um blog com domínio seu, te renderá ligações e agendamentos mesmo anos depois do seu primeiro artigo publicado. É um investimento à longo prazo e você vai colher os frutos desse investimento por tempo ilimitado.

No iMedicina, você consegue criar um blog médico com a estrutura ideal para a área da saúde. Basta personalizá-lo segundo a sua especialidade médica e começar a produzir os conteúdos.

Um empreendimento que investe em marketing de conteúdo, está criando alternativas aos métodos de divulgação tradicionais e se sairá melhor do que outras empresas em situações de crise.

Você pode até parar com os investimentos em anúncios e mídias pagas, mas o seu blog continuará te rendendo bons frutos, ligações e agendamentos.

Comece um planejamento financeiro

Muitos empreendimentos só percebem a falta que um planejamento financeiro faz em momentos de crise. E aí já é tarde demais para tentar organizar o turbilhão de informações e dados financeiros da empresa.

Não cometa esse erro. Mas caso já tenha aberto o seu consultório sem planejar a sua gestão financeira, essa é uma ótima oportunidade para se prevenir e se sobressair em uma situação de crise.

Se já passou por momentos assim, essa é uma boa hora para não deixar que esses imprevistos te peguem na próxima situação adversa.

Todo bom planejamento financeiro deve considerar todas as áreas do seu consultório e não deixar de fora nem o salário que você retira para você mesmo todo mês. Mas existem alguns passos básicos para começar a estruturar sua gestão financeira.

Primeiro, comece a registrar o seu fluxo de caixa

Fluxo de caixa é o resumo de todas as movimentações financeiras que você realiza no seu consultório: as entradas e saídas de dinheiro. Em suma, o registro das despesas e receitas do seu consultório.

Estabeleça um período para analisar o seu fluxo de caixa. Pode ser um acompanhamento mensal, por exemplo.

Mas não deixe de registrar TODOS OS DIAS, todas as transações financeiras realizadas no seu consultório. No iMedicina, assim que uma consulta é finalizada, ela é contabilizada automaticamente no seu fluxo de caixa, facilitando o seu controle financeiro.

Divida suas despesas e receitas em categorias financeiras

Depois de começar a se atentar para o fluxo de caixa, é uma boa ideia dividir suas despesas e receitas em categorias financeiras que agrupem determinados gastos ou ganhos em tópicos como: serviços, materiais, contas de consumo, etc.

Essa é uma boa forma de organizar melhor o seu fluxo de caixa e de saber exatamente quais categorias te rendem mais lucro e quais causam mais despesas ao seu consultório.

Em uma situação de crise, essas informações são extremamente importantes para que você saiba quais categorias merecem mais investimento ou quais cortes de gastos você pode e deve fazer no seu consultório.

Gestão dos funcionários: invista em uma equipe de aliados

Qualquer líder tem que saber reconhecer a importância de uma boa equipe de funcionários. Quando você investe no bom relacionamento com os seus funcionários, você ganha grandes aliados para o seu consultório.

Os funcionários da sua recepção são a primeira imagem que os seus pacientes terão do seu consultório e é importantíssimo que eles estejam satisfeitos no ambiente de trabalho.

Desmotivação, procrastinação e mau humor são os maiores inimigos da produtividade e do sucesso de qualquer empreendimento. Por isso mantenha a sua equipe motivada e consciente da importância de suas funções para o bom funcionamento do consultório.

Em uma situação de crise, se você tem a sua equipe como aliada, você poderá contar com ela para ajudá-lo a resolver os obstáculos que surgirem no caminho. Serão funcionários dispostos a pensar em soluções e estratégias para reerguer o seu negócio e levá-lo a patamares mais altos!

O iMedicina oferece acesso personalizado a diversos usuários. Dessa forma, sua equipe poderá utilizá-lo e você conseguirá criar uma lista de tarefas e objetivos para que toda a equipe esteja alinhada e seguindo as mesmas metas! Além disso, você pode engajar seus funcionários fazendo-os participar e enxergar ativamente a gestão, através do compartilhamento de estatísticas e dados importantes do consultório. É uma ótima forma de centralizar a sua gestão e melhorar o relacionamento com os seus funcionários mesmo que à distância.

Outra forma de garantir uma equipe de aliados é investir em treinamentos, workshops e até happyhours para aproximá-lo dos seus funcionários!

Reforçando esses 4 pilares, a crise vai passar longe…

Marketing, relacionamento pós-consulta, planejamento financeiro e boa equipe de funcionários: esses são os 4 pilares principais que vão sustentar o seu consultório em qualquer crise.

Sei que parece muita coisa, mas se você parar para pensar, não são ações difíceis de serem colocadas em prática! Você pode começar hoje mesmo. Aos poucos, passo a passo, você vai reforçando cada um desses elementos e se aproximando da estabilidade.

Comece pelo pilar que achar mais fácil no momento: pode ser o planejamento financeiro ou o relacionamento pós-consulta. Mas não deixe de começar o quanto antes!

Mesmo que o seu consultório esteja muito bem, é importante nos prevenirmos para não sermos pegos de surpresa!

É mais fácil realizar todas essas ações de forma centralizada para organizar melhor a sua gestão. O iMedicina traz essa proposta de solução, mas você é quem deve avaliar as melhores possibilidades para o seu negócio.

Crises vão surgir sempre e não há como fugir. Mas há como passarmos por elas da melhor forma possível se estruturamos os pilares do nosso empreendimento. É possível se sair bem de uma crise. Na verdade, é possível se sair bem melhor do que estávamos antes: é só agarrarmos as oportunidades que surgem em momentos assim!

Para continuar aprofundando no assunto, veja esses artigos aqui:

• Guia Completo para o Blog em saúde de Sucesso
• Como diminuir as faltas no consultório e aumentar o faturamento com auxílio de um software para o consultório

No mais, continue acompanhando as nossas novidades aqui no blog! Em breve trago mais dicas!

Abraços e até mais!