Controle financeiro do consultório: conheça as melhores práticas para uma noção apurada das suas finanças!

Já não é novidade o fato de que o seu consultório precisa de um planejamento financeiro para estar bem equilibrado e estável. Um bom planejamento financeiro prevê obstáculos, crises e situações que fogem do esperado, guiando o seu consultório para um cenário de maior estabilidade e firmeza no mercado.

Por exemplo, o seu planejamento financeiro deve prever um mês em que poucas consultas foram agendadas. Não só prever, mas indicar um caminho para que você passe por esse período sem grandes danos ao seu consultório.

O planejamento financeiro diz respeito às previsões e metas, limites de gasto, reservas emergenciais e possibilidades de caminhos que o seu orçamento pode seguir, assim como os investimentos e retiradas de dinheiro do caixa.

• Por que o seu consultório precisa urgentemente de previsão financeira?

Ele pode ser criado anualmente ou semestralmente, já que diz respeito aos planos de longo prazo.

Mas o nosso assunto de hoje não é sobre o planejamento financeiro do seu consultório, mas sobre o controle diário das suas movimentações financeiras!

Controle financeiro do consultório: prática que deve ser diária e minuciosa

Para que o planejamento financeiro que você criou para o seu consultório não se perca, é importante que você mantenha um controle apurado das suas finanças. Esse controle financeiro deve ser uma prática diária, já que todos os dias o seu consultório passa por movimentações financeiras: entradas e saídas de dinheiro que devem ser contabilizadas no seu fluxo de caixa.

Fluxo de caixa é o registro de todas essas movimentações financeiras: as despesas e as receitas do seu consultório.

Quando você realiza uma consulta, por exemplo, o valor desse atendimento deve ser contabilizado no mesmo dia no seu fluxo de caixa. Assim como a retirada de dinheiro para o pagamento de algum serviço, conta ou salário de funcionários, por exemplo.

Se você tem um planejamento financeiro e realiza o controle diário das suas finanças, o próximo passo é comparar esses dois elementos: você deve definir uma frequência certa para analisar os dados do seu controle financeiro.

Pode ser uma análise semanal ou mensal, mas não deixe esse intervalo ser longo demais. Defina exatamente o período para fechar o ciclo do seu controle financeiro e estudar as informações que ele vai te trazer, então.

Depois de definir os períodos de análise do seu controle financeiro, é hora de se aprofundar ainda mais na organização do seu fluxo de caixa:

Organize o controle financeiro do consultório em categorias

Imagine ter que registrar todos os meses as mesmas despesas? Existem alguns gastos que são recorrentes no seu consultório, como as contas de consumo, por exemplo: internet, conta de luz, água, etc.

Dividir o seu fluxo de caixa em categorias financeiras pode ajudá-lo nesse sentido. Porque assim você pode agrupar suas receitas e despesas em categorias mais amplas para que o seu fluxo não fique lotado de elementos e difícil de ser analisado.

Outra grande dica que facilita o controle financeiro do consultório é a de deixar registrados, fixamente, as despesas recorrentes. Dessa forma, você não precisa registrar todos os meses o valor gasto com a internet, por exemplo.

Porém, ainda que você já deixe programado no seu fluxo de caixa todas as despesas mensais recorrentes, ainda terá certo trabalho, diário e repetitivo,  para registrar todos os atendimentos realizados no dia.

Se essa tarefa for sua, você deve se planejar para executá-la todos os dias, pois é de extrema importância que nenhum dia fique de fora do seu controle financeiro.

Se essa função for delegada aos seus funcionários, certifique-se se eles realmente terão tempo durante o dia para realizar esse registro: eles ficarão sobrecarregados? Terão que deixar de lado outras tarefas importantes na sala de espera? Essa tarefa de registro do controle financeiro prejudicará a eficiência dos seus funcionários no agendamento de consultas?

Tente levar em conta todos esses pontos antes de definir de quem será a responsabilidade de contabilizar e registrar as movimentações financeiras no seu fluxo de caixa.

Atendimentos automaticamente contabilizados no controle financeiro do consultório

A forma que encontramos para facilitar esse processo e agilizar e otimizar essas tarefas diárias foi integrar os atendimentos marcados na sua agenda ao controle financeiro do consultório no software do iMedicina.

Dessa forma, assim que um atendimento é finalizado, os valores referentes a ele são automaticamente contabilizados no controle financeiro. Isso tira de você e dos seus funcionários a função de registrar, todos os dias, os atendimentos no fluxo de caixa!

Essa é uma ótima forma de manter as finanças organizadas sem correr o risco de se esquecer de contabilizar algum atendimento ou procedimento do seu consultório, além de não sobrecarregar seus funcionários que já estarão ocupados com outras tarefas importantes para o bom funcionamento do seu consultório.

Agora é hora de analisar!

Depois de automatizar o registro dos seus atendimentos no fluxo de caixa e dividi-lo em categorias financeiras distintas, é hora de analisar as informações que todas essas contabilizações podem trazer sobre a saúde financeira do seu consultório.

Nesse momento, você verá a importância de ter dividido o seu fluxo de caixa em categorias financeiras: isso vai facilitar a visualização do seu fluxo de caixa, e você saberá exatamente de quais grupos vêm as maiores despesas e receitas do seu consultório.

Se você dividiu as categorias financeiras em serviços, funcionários, materiais e contas de consumo, por exemplo, essa é uma boa hora para comparar um mês com o outro: quais categorias aumentaram o custo? Quais poderiam ser reavaliadas para melhorar as finanças do meu consultório?

Comparar as informações financeiras de um mês com outro, pode parecer uma ação fácil de executar. Mas quando estendemos o período e você deseja saber o que mudou de seis meses para cá, essa análise pode começar a ficar complicada.

Você precisa de um painel que te informe tudo sobre o seu controle financeiro nos períodos que você determinar. Só de vista, fica difícil realizar uma análise precisa da saúde financeira do seu consultório, ainda mais se você ainda é novo no que diz respeito à área financeira.

No iMedicina, nós integramos o controle financeiro ao painel de estatísticas do software. Dessa forma, ele consegue gerar estatísticas sobre cada uma das categorias financeiras que você criou no seu fluxo de caixa!

Você vai saber os dados exatos de cada uma das categorias que criou e poderá compará-las umas com as outras em um painel de estatísticas prático e de fácil visualização das informações que você deseja analisar!

Tudo bem… mas o que você perde sem um controle apurado das finanças? Leia esse artigo:

• O que o seu consultório perde sem o controle adequado das finanças

A ideia é promover uma análise que envolva todos os aspectos do seu controle financeiro e, à partir daí, você poderá pensar em novas possibilidades para o seu planejamento financeiro, descobrindo o que está funcionando bem e o que poderia ser melhorado.

Se você ainda não conhece o iMedicina, dá uma olhadinha na nossa página! Veja o que mais pode ser útil para o seu consultório e como nós podemos ajudá-lo!

Se você já nos conhece e quer entender um pouquinho mais à fundo a nossa proposta, pode solicitar o contato com um de nossos consultores para esclarecermos qualquer dúvida e descobrirmos se o iMedicina é mesmo uma boa solução para o seu consultório!

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