A importância de monitorar as receitas e controlar as despesas do consultório

Muitos empreendedores têm perdido o sono em função dos fatores externos que possam impactar suas finanças (leia-se aqui a crise econômica). O atual momento do Brasil fez com os consumidores pisassem no freio. “Mas o que isso tem a ver com o meu consultório se não atuo no varejo ou na prestação de serviços?”, você pode se perguntar.

O aperto nas contas já tem representado uma significativa redução do número de agendamentos realizados. Na região metropolitana de Vitória/ES, por exemplo, o percentual de consultas realizadas teve uma baixa de 40%, segundo levantamento do Sindicato dos Médicos do Espírito Santo (Simes).

Cenário não muito diferente do que observado em outras cidades. Diminui o movimento, cai também uma das principais fontes de entrada de dinheiro do seu consultório. Não é preciso nem detalhar a que isso pode levar, né?

Essa baixa é um dos fatores que justificam uma atenção redobrada para monitorar as receitas e controlar as despesas do consultório. Afinal de contas, não mensurar a previsão de entrada e saída de recursos é um dos fatores que podem levar a saúde financeira de sua clínica para a UTI. E, quando você chega a esse diagnóstico, está mais do que na hora de aumentar a lupa sobre toda entrada e saída de recursos.

Isso passa por estabelecer um fluxo de caixa, tema tratado em outro post aqui no blog e ainda por adotar práticas essenciais que ajudem a dar mais solidez à suas contas (ou seja, te ajude a evitar a oscilação que o pegue despreparado em todo fim do mês). Para entender mais sobre o assunto, use esse e-book:

Veja 3 benefícios possíveis de serem alcançados, a partir de disciplina e maior controle financeiro em suas contas.

Maior capacidade de previsão das despesas do consultório

Ninguém gosta de ser pego de surpresa (menos quando seja para receber uma boa notícia ou uma confraternização). Com as finanças, então, nem se fala: saber exatamente o que deve entrar e o quanto irá gastar é fundamental para evitar surpresas desagradáveis no fim do mês.

A essa medida dá-se o nome de previsibilidade do caixa, que devolverá a você um controle mais rigoroso das contas em sua empresa. Ela é feita a partir do controle eficaz de entradas e saídas do caixa.

Além disso, com as contas em dia é possível garantir os pagamentos dos fornecedores, melhorando o relacionamento e construindo credibilidade adequada para próximas negociações. A previsão também pode ajudar a mensurar as fontes de recebimentos (pacientes particulares e repasses de convênios médicos, por exemplo).

Aparece também como resultado claro desse controle o aumento da capacidade de capital de giro operacional, ou seja, ter domínio sobre as finanças para saber a hora certa de expandir operações, realizar investimentos, etc.

Manter a previsibilidade do caixa é importante também para orientar outras decisões estratégicas: como saber o que pode ser reduzido de gastos nos centros de custos do sua clínica (aliás, a organização por centro de custos é um tema que falamos em outro material aqui no blog). O que dá maior racionalidade e um olhar mais estratégico à gestão financeira, ao invés de tão-somente sair cortando despesas do consultório que podem ser úteis e necessárias à rotina de sua atividade

 Saber a hora certa de realizar investimentos

Sem olhar para entradas e saídas de recursos fica praticamente impossível de tomar outra decisão: saber o momento certo de realizar investimentos! Seja para aumentar as operações (ir para um local maior) ou mesmo investir em melhorias na atual estrutura, a previsibilidade deve ser a aliada número um.

Especialistas recomendam olhar, pelo menos, para os próximos doze meses para ter um horizonte relativamente confortável para optar por realizar investimentos.

Mesmo se a sua previsão financeira estiver confortável, é preciso entender se esse é o melhor momento para concretizar seu projeto. Para isso, certifique-se de que o investimento desejado é realmente necessário para esse momento e, principalmente, se vai trazer retorno para você.

Por exemplo: a reforma da sala de espera é um desejo seu ou partiu de feedbacks dados por pacientes, que gostariam de ter um ambiente mais arejado para aguardar a consulta? Diferenciar o que é um anseio pessoal daquilo que realmente merece prioridade é um caminho necessário para não realizar investimentos que podem ser feitos mais tarde.

Estar mais protegido dos fatores externos

Nem tudo pode ser controlado por você, por mais bem organizada que sua clínica seja. Mas manter o fluxo de caixa funcionando bem, os centros de custos bem delimitados, as despesas do consultório dentro do previsto são meios de evitar um impacto maior desses fatores externos.

A oscilação de mercado pode pegar todo mundo de surpresa, mas tenha certeza que os despreparados (quem não mantém as finanças bem controladas) são os que mais sentem os efeitos da retração econômica.

Ao ter as contas bem organizadas, sua clínica tende a ficar mais imune a esses fatores e você tem em suas mãos mais segurança para tomar decisões. Em um primeiro momento pode parecer impossível realizar esse controle e a monitoria de gastos e despesas do consultório, mas a partir do estabelecimento dessa gestão financeira eficiente, sua capacidade de empreender será multiplicada, porque terá suas finanças trabalhando a seu favor.

Esses três ganhos reais de que falamos podem estar mais perto do que você imagina: basta tomar atitude consciente para colocar ordem na casa e persistir nessa decisão. Considere também contar com softwares médicos especializados, que podem ajudar você a gerir as contas de seu consultório, evitando ter fazer à mão controles complexos e que podem comprometer a análise final.

Esse assunto é muito importante! Para te ajudar mais, avance por esses outros artigos:

• Descubra as melhores maneiras de planejar os custos do consultório
• Por que o seu consultório precisa urgentemente de uma previsão financeira?

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