No dia a dia de um consultório médico, o armazenamento de dados dos pacientes é de extrema importância, pois, precisam estar disponíveis por um período de 20 anos. Com um prontuário eletrônico, essas informações passam a ter um nível maior de proteção e podem ser facilmente auditadas.
Neste artigo, explicaremos como isso ocorre e também falaremos sobre como essa ferramenta pode agilizar o trabalho de uma auditoria.
Trata-se de uma versão digital do tradicional prontuário do paciente, reunindo todas as informações sobre ele e o seu quadro clínico em um único lugar. Com isso, a busca por informações é facilitada e os dados estão mais seguros do que em um armazenamento físico.
Ainda, em consultórios não informatizados, os prontuários dos pacientes e anexos são arquivados manualmente. Quando não organizados corretamente, podem desaparecer, sofrerem rasuras, serem furtados ou ficarem ilegíveis pela ação do tempo.
Neste sentido, o prontuário eletrônico elimina esses riscos e torna mais simples e dinâmico o atendimento dos pacientes, contribuindo para um diagnóstico mais preciso e para uma melhor experiência com o seu trabalho.
Além disso, nas melhores ferramentas do mercado, os dados são armazenados na nuvem e só estão acessíveis para usuários que possuem login e senha no sistema. Por isso, quando comparado ao arquivamento físico, podemos afirmar que o nível de segurança do prontuário eletrônico é muito maior.
Embora já seja regulamentado em outros países desde os anos 60, a primeira norma sobre a utilização do prontuário eletrônico foi estabelecida em 2002, por meio da resolução CFM n.º 1.639/02, que foi revogada pela resolução n.º 1.821/07.
Ainda, esta regulamentação autoriza o uso da ferramenta por consultórios, clínicas, unidades de saúde e hospitais, e estabelece normas técnicas para essa utilização. Ademais, autoriza a eliminação dos registros em papel, desde que digitalizados em prontuários que atendam ao nível de garantia de segurança 2 (NSGS2).
Dessa forma, sistemas com NSGS2 são aqueles que exigem o uso de assinatura com certificação digital padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), o que torna ainda maior a proteção dos dados dos pacientes.
Segundo a mesma resolução 1.821/07, a validade jurídica dos prontuários eletrônicos é garantida pelo Código Civil e pelo Código de Processo Civil. Assim, ele pode ser utilizado como prova documental em ações judiciais movidas por pacientes contra profissionais de saúde ou organizações de saúde.
Porém, a Lei Federal n.º 13.787/2018 estabelece que, mesmo digitalizados, os arquivos podem ser eliminados decorridos 20 anos após o último registro. O que faz com que seja o prazo prescricional para que esses documentos sejam utilizados como provas.
Toda auditoria é um processo de conferência que tem por objetivo descobrir se as ações, a documentação e a contabilidade de uma empresa estão de acordo com o que foi planejado, com as regras estabelecidas e/ou em conformidade com a legislação.
Neste sentido, as auditorias médicas são uma avaliação criteriosa e sistemática de todas as contas, serviços e procedimentos realizados em um consultório, uma clínica, um hospital ou uma unidade de saúde.
Ainda, essas auditorias são regulamentadas pela resolução n.º 1.614/2001 do CFM e têm como foco avaliar se o trabalho de uma organização de saúde está sendo realizado corretamente, sendo eficiente e cumprindo as normas e padrões aos quais está sujeita.
Dessa forma, tanto instituições públicas quanto privadas podem ser auditadas. No primeiro caso, destinam-se a encontrar irregularidades no uso de recursos e no atendimento à população.
Já nas organizações privadas, o objetivo costuma ser avaliar o exercício correto da medicina pelo profissional de saúde ou identificar erros na prestação de contas com convênios. Ademais, o trabalho de um auditor envolve as seguintes funções:
Todas as funções mencionadas são realizadas por meio de análise da documentação dos pacientes e das anotações realizadas no seu prontuário. No caso dos prontuários digitais, o trabalho do auditor é facilitado e mais assertivo, reduzindo os erros médicos.
Ainda, a ferramenta garante que todos os dados sejam guardados de forma segura e fiquem inacessíveis por terceiros. Além disso, toda ação realizada é registrada no histórico da ferramenta, impedindo que ocorram fraudes ou eliminação indevida de arquivos.
Ademais, com um software de prontuário, é possível saber exatamente quais pessoas acessaram determinado documento, o que é praticamente impossível nos arquivos físicos. Entre as principais vantagens que essa ferramenta pode trazer para auditorias, podemos destacar duas: a possibilidade de correção dos erros e a redução de glosas.
O prontuário do paciente é um documento que deve registrar toda a assistência médica recebida por ele. Quando realizadas em ambiente virtual, as anotações são mais legíveis, precisas e claras, evitando erros de interpretação ou ilegibilidade.
Assim, o auditor consegue avaliar se e quais foram, de fato, os erros cometidos no atendimento do profissional de saúde e, consequentemente, é capaz de identificar quais pontos precisam ser corrigidos. Dessa maneira, orienta o médico e evita que os problemas sejam repetidos.
As glosas são problemas que ocorrem na rotina de um consultório, sendo definidas como faturamentos não recebidos ou recusados nas organizações de saúde em razão de problemas de comunicação entre consultórios e convênios.
Ainda, as glosas podem ser administrativas, técnicas ou lineares. Geralmente, ocorrem entre o agendamento do paciente e o seu atendimento. Com um prontuário eletrônico, os erros de preenchimento dos dados do paciente são reduzidos.
Consequentemente, a ocorrência de glosas também reduz, o que impacta diretamente nas finanças do consultório. Assim, o trabalho do auditor é facilitado, pois, é um problema a menos para ser observado.
Como você pode perceber, o prontuário eletrônico traz muitas vantagens para um processo de auditoria médica, garantindo a conformidade dos registros e o atendimento às legislações em vigor. Por isso, é importante considerar a implementação dessa ferramenta no seu consultório.
Que tal começar a usar o prontuário eletrônico do iMedicina gratuitamente? Cadastre-se e informatize o seu consultório.
Aceite os cookies para prosseguir
Saiba mais
Leave a Comment