Cinco sinais que a sua clínica deve abandonar o livro caixa físico e partir para um software online

Para muitos profissionais da área de saúde, um dos maiores desafios para conseguir atender à demanda de tocar o próprio negócio é conseguir lidar com os desafios da administração. Um exemplo de como essa situação é complicada é o gerenciamento de um livro-caixa, que normalmente se torna um desafio um pouco maior do que o imaginado quando passamos a perceber erros, problemas de valores não lançados ou mesmo lançados a mais.

Os grandes problemas referentes à administração são normalmente porque esse tipo de informação não é adquirido em faculdades. Para um médico, o objetivo é atender, e ele não quer perder tempo tendo que se preocupar com problemas administrativos e coisas do tipo. Algumas vezes, mesmo que esse não seja o caso, um livro-caixa não é a melhor forma de gerenciar o fluxo de dinheiro de um consultório, já que ele é uma forma antiga.

Veja abaixo cinco sinais de que o livro-caixa pode não ser a melhor opção para o seu processo administrativo.

Problemas administrativos

• 01 – No final do mês, há valores incompatíveis no seu livro-caixa:
Essa é a forma mais simples de identificar que o livro-caixa já não é mais a opção certa para o seu negócio. Os valores de entrada e de saída daquilo que é movimentado durante o mês não condizem com a realidade. Dessa forma, torna-se cada vez mais comum o hábito de ter que arrumar os valores de acordo com o que sobra ou falta no final do mês.

Quando esses valores são pequenos, até parece que isso não tem grandes problemas. Porém, se pensarmos na prática, é muito errado ter valores diferentes daquilo que é utilizado no dia a dia da empresa. Para entender o motivo disso, vamos recorrer a quem mais entende de dinheiro: os bancos.

Neles, é feito um processo de fechamento de caixa todos os dias. Mas esse processo mescla a automatização com o processo manual. No total, são três conferências: dos computadores, do funcionário e do gerente. Quando os valores batem de acordo, todos assinam um documento que comprova o fechamento. Caso o valor seja acima de 0.2% do movimento do dia, é preciso fazer uma auditoria para encontrar o erro.

Através desse processo rígido, fica claro que o caixa não deve ser deixado como algo que pode ser arredondado diariamente. Isso porque o caixa deve ter um fluxo correto daquilo que é movimentado diariamente na empresa. Caso não esteja sendo assim no seu dia a dia, um sistema mais moderno precisa ser implantado.

• 02 – Gerenciar o livro-caixa é algo complicado
A regra é simples: o que é difícil não é o certo. Se o processo de administração está tomando muito do seu tempo, é porque ele não está sendo feito da forma que realmente deveria. Nesse caso, o ideal é realmente identificar os pontos complicados nesse processo para deixá-los mais simples. Para quem administra, é preciso lembrar que tempo é o bem mais precioso, logo, saber gerenciá-lo da melhor forma é o ideal para garantir um dia produtivo. Isso envolve não precisar se enrolar muito com o livro-caixa.

É claro que pode parecer que o livro-caixa é algo muito simples de se fazer e que, por isso, não há muito mistério sobre como deve ser feito o processo de lançamento de dados nele. Porém, é importante lembrar que esses não são apenas números, são informações pertinentes que servem como um registro de movimentação e sazonalidade de uma empresa, sendo o principal indicativo para as decisões administrativas no futuro.

Problemas com terceiros

• 03 – A empresa que faz a contabilidade não parece ser totalmente transparente
É claro que uma empresa responsável pela contabilidade de outra empresa sempre terá algo a oferecer para uma clínica médica, afinal, a especialidade de cada um deve ser sempre respeitada. Porém, em muitos casos, o que acontece é que as relações entre empresas, principalmente quando envolvem a administração financeira, precisam ter uma grande confiança.

Dessa forma, torna-se claro que, caso um administrador tenha a impressão de que a empresa responsável por administrar a saúde financeira de sua empresa não está agindo de forma totalmente correta, o ideal é encontrar outras alternativas.

A primeira alternativa é, obviamente, contratar uma pessoa para realizar esse serviço. Porém, os custos tendem a ser mais altos. Como opção, continuar mantendo a relação com a empresa, mas ter um registro paralelo e pessoal de como os valores são geridos dentro da empresa acaba sendo a melhor opção para deixar de lado esse tipo de preocupação, que muitas vezes pode ser infundada, mas que precisa de alguma forma ser eliminada.

Em tempo: empresas de contabilidade não administram o livro-caixa da empresa, mas elas são as responsáveis pelos principais movimentos que acontecem mensalmente nele. Uma relação complicada com a contabilidade pode trazer muitos problemas.

• 04 – É complicado declarar o Imposto de Renda com base nas informações do livro-caixa
O Imposto de Renda é o principal responsável por mostrar quais são os pontos em que a administração de recursos não está sendo feita de forma correta. Um bom contador consegue lidar habilmente com esse tipo de situação e sempre conseguirá fazer a declaração correta, porém, se, na hora de reunir os documentos e dados necessários, você está se perdendo no livro-caixa, isso é um mau sinal.

Ao fazer a declaração do Imposto de Renda, o que entra e o que sai deve ter um lançamento comprovado. Dessa forma, aqueles valores pequenos arredondados aos poucos não poderão ter o mesmo efeito aqui. Logo, essa é, de certa forma, a prova real de que o lançamento de informações no livro-caixa está sob controle ou não.

Anualmente, essa é a melhor forma de identificar se o fluxo do livro caixa está correto e, caso as dificuldades se repitam ano após ano, o ideal é encontrar métodos mais eficientes de controlar esse fluxo.

Problemas para crescer

• 05 – Parece impossível fazer um planejamento financeiro
Todo planejamento começa pensando naquilo que você tem e naquilo que você pretende ter. A partir disso, se um dos lados dessa ponte está quebrado, como será possível pavimentá-la de forma correta? O livro-caixa é a ferramenta que trará as informações sobre como está a empresa e os lucros, os lançamentos, a média de despesas, a administração e assim por diante.

Para empresas de todos os tamanhos, um planejamento financeiro é indispensável para ter metas e alcançar um crescimento sustentável a longo prazo. Com isso, administradores buscam todo ano diferentes métodos para definir seus objetivos do ano e, se não conseguem comprovar esses objetivos, é porque não têm segurança em seu ponto de partida ou porque colocam um objetivo muito fora da realidade.

Trabalhando apenas com a primeira hipótese, a de que o ponto de partida da empresa está dando problemas, é o livro-caixa e o seu gerenciamento correto que conseguem propor ou não que a saúde da clínica médica esteja ou não de acordo com as expectativas e a realidade esperada. Portanto, cada vez que há uma dificuldade nesse planejamento financeiro, provavelmente é devido a um livro-caixa mal feito.

Por que um software online pode ajudar?

A partir do momento em que se implanta um software online, o lançamento do livro-caixa se tornará automatizado, trazendo uma análise real e instantânea de tudo que entra e tudo que sai de uma empresa. Com isso, a cada dia, é possível avaliar se ele foi produtivo ou não, mas também dá para ir além, planejando, especulando e até simulando diferentes situações para a empresa.

Com o uso de um software online, é possível criar estimativas para um planejamento financeiro a longo prazo e acompanhar a produtividade dos funcionários, avaliando se é ou não necessário contratar ou dispensar pessoas, e, em último caso, é até possível analisar a sazonalidade, identificando se será ou não necessário se preparar para um período de queda no movimento.

Automatizar os processos da empresa é a forma mais eficaz de eliminar os erros humanos e, dependendo do tipo de gerenciador, ele até mesmo poderá indicar possíveis erros no livro caixa no momento em que é lançado, podendo ser corrigido na hora. Com isso, ganha-se tempo, planejamento e, em última instância, dinheiro para melhorar seus processos e torná-los cada vez mais produtivos.

Mas também é preciso escolher bem o melhor software de gerenciamento de fluxo de caixa para clínicas médicas. No geral, muitas empresas oferecem serviços semelhantes, mas eles podem não ser exatamente o que a sua empresa busca para melhorar os processos.. Por isso, realizar testes e avaliar o que é o mais necessário em cada caso será indispensável para encontrar a ferramenta correta, para agregar funcionalidades. Afinal, um software tem que vir para ajudar e, caso ele seja complicado de lançar dados e motive perder tempo, não está cumprindo seu papel.

E você, já tem experiência com algum gerenciador financeiro para empresas? Então deixe seu comentário. Se quiser, navegue em nossas outras matérias. Temos dicas e outras informações importantes para ajudar na administração financeira de sua clínica médica.