No dia-a-dia de um consultório médico podem ocorrer diversos problemas que prejudicam a experiência do paciente e afetam a forma como ele avalia o atendimento. Uma das queixas mais comuns são os constantes atrasos nas consultas médicas.
Você sabe como eliminar ou, pelo menos, minimizar a recorrência desse problema? Então, continue a leitura deste artigo. A seguir, falaremos sobre a importância de oferecer uma experiência satisfatória para o paciente e de manter o seu consultório organizado.
Como os atrasos nas consultas médicas afetam negativamente a experiência do paciente?
Diminuir o número de atrasos nas consultas médicas é um desafio que faz parte da rotina dos profissionais de saúde e das secretárias. Isso porque é um problema capaz de afetar não só as finanças do consultório, mas também a experiência do paciente.
Ao realizar um agendamento de uma consulta, o paciente programa o seu dia confiando que, no horário marcado, ele será atendido por seu médico. Caso haja a necessidade de esperar, toda sua programação é cancelada.
Em consequência disso, ele tende a se estressar e, provavelmente, não retornará mais ao consultório. Além disso, é possível que passe a contraindicar os seus serviços para amigos e familiares.
Por isso, a recorrência de atrasos nas consultas médicas não diminui apenas a satisfação dos pacientes, mas também afeta a imagem do profissional e do consultório. Com isso, há uma redução no número de agendamentos e, consequentemente, haverá um forte impacto no orçamento.
Assim, a primeira medida a ser tomada para evitar todo esse transtorno é investigar a causa dos atrasos. Na maioria das vezes, o problema surge em razão de um mau planejamento da agenda do médico.
Isso porque, ao avaliar a sua disponibilidade diária, o profissional considera um intervalo pequeno entre cada agendamento. Dessa forma, uma demora maior em um atendimento irá causar um efeito dominó nas consultas posteriores.
Outrossim, além de buscar a causa e tratar o problema, é preciso saber lidar com a situação. Neste sentido, a secretária exerce o importante papel de contornar a dificuldade e acalmar os ânimos mais exaltados dos pacientes.
Agora, como você já conheceu os efeitos negativos provocados pelo atraso, precisamos falar sobre a importância de oferecer uma experiência positiva para os pacientes. Ficou interessado? Então, continue a leitura.
Por que você precisa oferecer uma experiência satisfatória para o paciente?
Provavelmente, ao buscar por assistência médica, o paciente está lidando com algum sintoma que traz preocupação, ansiedade e estresse. Assim, tudo o que ele menos precisa é estar em um ambiente desagradável ou que gere ainda mais transtornos.
Por isso, o seu consultório deve primar por oferecer a melhor experiência possível aos pacientes, com um atendimento humanizado que priorize as necessidades e o bem-estar. No entanto, de nada adianta ser bem atendido e aguardar por longos períodos na sala de espera.
Ainda, para que os seus pacientes saiam agradecidos com seus serviços, você precisa ter uma gestão eficiente, com processos bem mapeados e organizados, e uma agenda médica bem administrada.
Dessa forma, você será capaz de oferecer um serviço de excelência, com potencial para atrair e fidelizar pacientes. Quer saber como alcançar esse patamar e ser reconhecido pela qualidade do seu atendimento? Então, preparamos algumas dicas para você.
Saiba como resolver o problema dos atrasos nas consultas médicas
Embora não seja o mais comum, nem sempre o atraso nas consultas médicas representa um problema de gestão ou a falta de compromisso do profissional. Os imprevistos acontecem e podem ocorrer no dia-a-dia de um consultório.
Porém, mesmo nessas situações, você precisa estar pronto para lidar com o problema. Ademais, é possível adotar medidas que trarão maior previsibilidade para o dia e reduzir as possibilidades de ser surpreendido. A seguir, conheça algumas das ações que você pode implementar hoje no seu consultório.
Organizar seus compromissos para evitar atrasos nas consultas médicas
O primeiro passo para ter uma agenda médica organizada é definindo o tempo ideal para cada atendimento. Para isso, é importante que o profissional conheça o perfil dos seus pacientes. Assim, será possível quantificar o tempo necessário para cada um dos procedimentos.
Porém, para que consiga ter um controle preciso do seu dia, se faz necessário contar com ferramentas eletrônicas. Os avanços tecnológicos trouxeram muitas inovações que contribuem para uma gestão mais eficiente, como é o caso da agenda online.
Ainda, esse recurso torna mais ágil o preenchimento das informações e permite que a agenda seja acessada de qualquer lugar. Com isso, tanto a secretária quanto o profissional conseguirão visualizar de forma clara todos os agendamentos do dia.
Além disso, a agenda médica online pode ser integrada ao Google. Dessa forma, será possível reunir os compromissos pessoais e profissionais dos médico, trazendo maior organização para o consultório e impedido que haja duplicidades e conflitos de horários.
Mantenha as secretárias a par de todas as situações
As secretárias desempenham um papel fundamental na rotina de um consultório. Isso porque, além de serem responsáveis por oferecer um bom atendimento e um ambiente acolhedor, são elas que acompanham e ouvem as reclamações dos pacientes na sala de espera.
Ademais, as secretárias organizam o dia do consultório e administram a agenda dos médicos. Dessa forma, elas precisam estar atentas a todos os imprevistos que possam ocorrer, principalmente aqueles que irão gerar atrasos nas consultas.
Neste sentido, é fundamental que toda a equipe atualize as secretárias sobre as situações adversas que afetarão a rotina do consultório. Assim, ela estará pronta para lidar com as reclamações dos pacientes e contornar alguma dificuldade.
Elaborar protocolos para os casos de imprevistos
Mesmo que você tome todos os cuidados para evitar ser surpreendido, os imprevistos podem acontecer a qualquer momento e não há como preveni-los. Entretanto, isso não significa que você não pode estar preparado para lidar com eles.
Para isso, basta estabelecer protocolos que ajudem a você e a seus colaboradores a lidarem com essas situações adversas. Então, planeje as reações necessárias aos diferentes problemas que podem ocorrer, tais como, atraso na consulta ou do paciente, dificuldades com o software médico ou com a agenda, falta de internet ou de luz, entre outros.
Organize a rotina da recepção
O bom funcionamento da recepção depende do quão organizada é a agenda médica, pois, seus funcionários precisam ter a exata noção de como será o dia do consultório e quais pacientes estão agendados.
No entanto, toda essa organização depende dos recursos disponíveis. Contar com um software médico seguro e com um sistema de agendamento online de consultas traz grande facilidade para a administração.
Outrossim, essas ferramentas são planejadas para automatizar diversas rotinas de um consultório. Com isso, você e seus colaboradores passam a dispor de mais tempo para dedicar aos pacientes e a outras tarefas mais complexas.
Enfim, para o bom funcionamento do consultório, maior produtividade dos seus funcionários e melhor experiência do paciente, considere a implementação de ferramentas específicas para a rotina de profissionais de saúde.
Portanto, se você deseja ter uma gestão eficiente da agenda médica e reduzir os atrasos nas consultas médicas, use um software médico, otimize a rotina do consultório e seja reconhecido pela excelência do seu trabalho.
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