Como transformar dados de relatórios em insights no consultório

Relatórios costumam ser ferramentas associadas a uma gestão burocrática, certo? Errado! Eles são fundamentais para uma gestão eficiente. Afinal, trazem dados e informações que geram insights para a melhoria constante do seu trabalho.

Em um consultório médico informatizado, cujo funcionamento está atrelado a um software de gestão, esses relatórios dão uma visão clara de como está seu desempenho. Eles também indicam quais processos necessitam de otimização.

Nesse sentido, alguns indicadores podem ser extraídos desses relatórios.

Os indicadores mensuram seu desempenho em diferentes práticas, mas que são essenciais para o sucesso do consultório. Eles fornecem informações simples como a quantidade de pessoas que serão atendidas no dia. E ainda fornecem informações mais complexas, como o nível de satisfação de quem se consulta com você.

Entender o que essas informações dizem e saber como transformá-las em ações é o que faz de você um verdadeiro gestor focado no êxito do seu consultório.

Continue a leitura e saiba como transformar dados de relatórios em insights e ações no consultório.

Satisfação do paciente

Outra informação importante que pode ser extraída dos relatórios do seu software médico é o índice de satisfação do paciente. Sabendo que seu consultório deve promover o bem-estar dele, é fundamental garantir que suas expectativas sejam atendidas.

Um paciente satisfeito contribui com o seu faturamento e pode indicar amigos e familiares para que se consultem com você!

Mensagens de texto enviadas para o celular de cada paciente ou e-mails marketing podem levantar o nível de satisfação. Basta elaborar um questionário abrangente, que não seja limitado à qualidade do seu atendimento.

Esse questionário deve contemplar outros aspectos do consultório, como o nível de acolhimento, qualidade da profissional que faz a recepção, estrutura física, facilidade de acesso, pontualidade e outros.

É possível utilizar a métrica Net Promoter Score (NPS). Por nome é difícil conhecer, mas você com certeza já participou de uma pesquisa que perguntava: em uma escala de 0 a 10, o quanto você indicaria nossa empresa para um amigo?

O resultado aponta, por exemplo, quem são os pacientes detratores, neutros e promotores. Cada grupo pode ser abordado separadamente para que sejam levantados os aspectos positivos e negativos de seu consultório.

Taxa de retorno, cancelamento e não comparecimento

Dê uma olhada no histórico de agendamentos.

Os relatórios extraídos dessa parte do seu software médico revelam insights que são essenciais para melhorias em seu consultório.

Você pode saber, por exemplo, a quantidade de pacientes que vêm por indicação. E o melhor: descobrir se aqueles promotores do tópico anterior estão divulgando o consultório para amigos e familiares.

Outra informação importante é o total de cancelamentos e não comparecimentos. Quando esses números estão altos, revelam que problemas estão acontecendo e que precisam ser corrigidos quanto antes.

Eles podem apontar que há demora no agendamento das consultas, falta de retorno da secretária, informações equivocadas e outras situações que contribuem com baixa frequência no consultório médico.

Da mesma maneira, alta taxa de retorno e baixo número de cancelamentos podem ser sinal de uma boa gestão.

Novos pacientes adquiridos

Ao extrair dos relatórios informações como satisfação do paciente, taxa de retorno e quantidade de cancelamentos e não comparecimentos, você pode cruzá-las com o total de pessoas que vêm se consultar pela primeira vez.

Esses são os novos pacientes adquiridos. É um dado fundamental que deve ser acompanhado para saber se, ao longo do tempo, é necessário aumentar a equipe.

O crescimento frequente desse número é muito positivo, mas deve ser analisado com cautela. Ele é proporcional à quantidade de pacientes fidelizados?

Quando o seu consultório atrai muitos pacientes, mas fideliza poucos, significa que deve melhorar aspectos como atendimento, estrutura ou outros para evitar que eles deixem de se consultar com você.

A quantidade de novos pacientes demonstra a eficiência da divulgação do seu consultório. Mas não o nível de satisfação que ele oferece.

Faturamento

Saber, por meio de relatórios, quanto o seu consultório médico fatura é básico para garantir o desempenho sustentável dele.

Você deve extrair relatórios semanais, mensais e anuais para identificar variações e tendências. Assim, é permitido tomar rápidas decisões para realinhar os resultados à estratégia do consultório.

Um bom software médico ainda o ajuda a fazer projeções para diferentes períodos, possibilitando a otimização da administração do orçamento.

Ao cruzar essa informação com a quantidade de cancelamentos e não comparecimentos, por exemplo, você identifica se há ou não uma margem para investir em ações de fidelização.

Também é importante avaliar o faturamento sob a ótica qualitativa, ou seja, identificando se a queda ou o aumento do rendimento estão ligados a fatores como valores das consultas, custos internos e outros.

Adote o hábito de extrair relatórios do seu software médico. Por meio dessas informações, você adquire uma visão completa sobre a gestão do consultório e pode adotar as melhores medidas para torná-lo sempre rentável.

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