Como usar seu software médico de maneira eficiente nas consultas online

A pandemia da Covid-19 trouxe grande impacto à economia mundial, impondo dificuldades para que muitos profissionais exerçam suas atividades. No setor de saúde, o formato de consultas online possibilitou que os médicos continuassem a atender seus pacientes.

No entanto, por ser uma modalidade nova no Brasil, muitos profissionais estão enfrentando dificuldades na hora de escolher e utilizar uma plataforma de telemedicina. 

Pensando nisso, preparamos este artigo, para ajudar a responder suas dúvidas. Confira!

Estabeleça um padrão para as consultas online

Mesmo após o controle da pandemia do novo coronavírus, é improvável que as consultas online deixem de ser realizadas. A comodidade, conforto e agilidade ocasionada por este formato deve fazer com que a demanda continue crescendo.

Dessa forma, é preciso se preparar para oferecer a modalidade no seu consultório. Para isso, é necessário ir além de apenas dispor de um software médico. Na verdade, você deve conhecer a ferramenta para extrair o máximo dos seus recursos.

Ainda, um passo importante para iniciar os atendimentos por telemedicina é estabelecer um padrão para as consultas online. Para tanto, basta seguir o modelo adotado nos atendimentos presenciais, considerando apenas a ausência de contato físico.

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Além disso, existem alguns requisitos que são exigidos pela portaria que regulamenta a telemedicina. O mais importante é a obrigatoriedade do registro das seguintes informações:

• Dados clínicos do paciente que sejam essenciais para a condução do caso;
• Número do Conselho Regional Profissional e a unidade da federação;
• Data, hora, tipo de tecnologia da informação e comunicação (TIC) utilizada para a consulta virtual.

Assim, para evitar o não preenchimento desses dados e garantir a agilidade do atendimento, grande parte dos softwares médicos do mercado permitem a criação de modelos de formulários. Com isso, basta elaborar uma ficha padrão para as consultas online.

Por fim, o objetivo de manter esses registros é resguardar tanto o profissional de saúde quanto o paciente. Caso ocorra alguma situação que resulte em processos judiciais, esse formulário servirá como prova para evidenciar o que foi feito durante o atendimento.

Utilize um software médico integrado para as consultas

Antes de criar esses modelos para o atendimento remoto, você precisa se preocupar com a segurança e os recursos disponíveis no seu software médico, principalmente com a integração das funcionalidades.

Em função do pouco conhecimento sobre o assunto, muitos profissionais consideram apenas o investimento a ser realizado na hora de contratar uma ferramenta. Mas para que um sistema otimize a rotina do consultório, ele precisa integrar a parte clínica com a administrativa.

Assim, ao dispor dessa integração, você poderá automatizar várias tarefas burocráticas do consultório, tais como preenchimento da agenda médica, criação de ficha do paciente e guias de serviços.

Desse modo, além de economizar tempo e tornar o atendimento mais ágil, você reduz a ocorrência de erros ocasionados pela entrada manual de dados, facilita o faturamento de convênios e o lançamento no fluxo de caixa.

No que se refere aos serviços de telemedicina, é imprescindível que o software médico faça a integração da plataforma com o sistema de assinatura digital. Isso porque, a prescrição eletrônica de medicamentos só é válida caso conste a assinatura certificada do médico responsável.

Além disso, a ausência dessa integração afetará a dinâmica das consultas online, pois será necessário criar o receituário em um sistema e assiná-lo em outra ferramenta para posteriormente encaminhá-lo para o paciente.

Nesse sentido, um sistema de gestão com todas as funcionalidades integradas é a melhor alternativa para quem busca otimizar a rotina do consultório e garantir um atendimento online eficiente e ágil.

Capacite seus funcionários para usar a ferramenta

A maneira mais eficaz de absorver os recursos de um software médico é buscando capacitação para entender todas as funcionalidades do sistema. Para tanto, você e sua equipe precisam receber treinamento adequado.

Aqui, o primeiro passo é configurar a ferramenta de acordo com as necessidades do consultório, definindo o turno de trabalho, tempo médio de cada consulta, gerando cadastro dos pacientes, cadastrando convênios e estabelecendo login e senha para cada usuário.

Por fim, para evitar problemas durante a consulta online, procure conhecer a plataforma e descubra como integrá-la ao prontuário do paciente e ao recurso de prescrição digital. Por fim, todo esse passo a passo precisa ser compartilhado entre aqueles que utilizarão a ferramenta.

Crie relatórios e analise dados dos seus pacientes

Com um software médico, há uma maior facilidade em coletar informações importantes sobre o seu consultório e também sobre os pacientes. Dessa forma, você pode gerar relatórios que apresentem indicadores importantes.

Nesse sentido, é possível identificar quais pacientes estão ausentes do consultório e, dentre eles, descobrir os que precisam de um acompanhamento mais próximo ou que ainda não realizaram o check-up anual.

Com esses dados em mãos, você pode delegar aos seus colaboradores a tarefa de entrar em contato para verificar o motivo da ausência e informar a necessidade de retomar o atendimento. 

Quando a justificativa do paciente estiver relacionada à falta de tempo ou à dificuldade de deslocamento, busque apresentar a possibilidade de realizar a consulta online. Assim, ele mantém os cuidados médicos e você fideliza o paciente.

Personalize os modelos de documentos

Uma ação essencial para otimizar os atendimentos por telemedicina e utilizar todos os recursos da ferramenta é personalizar os modelos de documentos pré-configurados. Geralmente, os softwares médicos contam com versões de receituários, guias de exames e de convênios.

Dessa forma, basta personalizá-lo com as informações e a identidade visual do consultório, os seus dados profissionais e tipografia mais adequada. Posteriormente, no momento da consulta, os documentos já poderão ser utilizados, restando apenas inserir os dados do paciente.

Utilize a prescrição digital nas consultas online

A prescrição digital é uma ferramenta importante para proporcionar agilidade, eficiência e comodidade para o tratamento do paciente, sendo essencial para o bom funcionamento das consultas online.

Além disso, as receitas digitais são emitidas de modo semelhante às de papel e podem ser utilizadas tanto para atendimentos presenciais quanto virtuais. Mas para que o documento tenha validade, ele precisa ser assinado digitalmente por meio de um sistema de certificação.

Após a emissão, o médico envia a receita para o e-mail do paciente, que pode imprimi-la ou apresentá-la em um dispositivo eletrônico para o farmacêutico. Quando a compra é realizada, a farmácia registra no sistema a hora e a data da entrega.

Por fim, a prescrição digital proporciona muitos benefícios, tornando mais seguro o processo de aquisição de medicamentos, principalmente em tempos de pandemia. Além disso, reduz as chances de erro pelo não entendimento da receita e também de fraudes.

Portanto, se você está implementando um software médico no seu consultório e deseja utilizá-lo para realizar consultas online, siga nossas orientações. Assim, você passa a contar com o máximo de eficiência de todas as funcionalidades.