Prontuário eletrônico integrado ao agendamento online: saiba os benefícios para minha clínica

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Ter um consultório otimizado e inserido na tecnologia é primordial para o bom rendimento do trabalho. Com a necessidade de mobilidade, o agendamento online se torna ainda mais importante, já que permite o acesso de qualquer lugar, a qualquer hora, sem intermediários. Além de ter tempo e garantir a organização do consultório, o agendamento precisa acontecer de forma integrada e otimizada com o prontuário eletrônico. Conheça mais sobre esse tipo de ferramenta.

Agendamento online interligado ao prontuário eletrônico

Era uma vez uma agenda de papel, que aceitava tudo, mas que precisava ser duplicada, triplicada, em cada lugar onde você atuava: clínicas, hospitais, seu consultório particular. Quando virava o ano, por um tempo era preciso buscar em duas agendas por local, e ainda era preciso consultar várias pessoas para fazer um reagendamento ou confirmar um compromisso.

Também era uma vez prontuários em papel em que você dependia de arquivos locais, de mais papéis, de pastas que iam enchendo e que a cada vez que vinham para você, depois tinham que voltar para o arquivo ou talvez você tivesse que levar de um lado para outro para um estudo.

Tudo isso também dependia do horário dos funcionários que trabalham nesses lugares. Se você estivesse fora, talvez estivesse em um turno diferente do trabalho deles e teria que esperar o outro dia para confirmar uma data.

Com o agendamento online integrado ao prontuário eletrônico do paciente, essa realidade muda por completo. Você pode acessar dados a qualquer momento, onde estiver, relacionados aos seus pacientes, e também verificar a sua disponibilidade de horários quando precisar, podendo responder na hora a convites e oportunidades.

Flexibilidade do agendamento online

O agendamento online é um sistema que não apenas pode, como deve ser extremamente fácil e flexível em seu uso. Nada de formas complicadas de alterar um compromisso. O que exigirá mais de sua secretária é conseguir que o paciente atenda ao telefone para rever um horário, mas a visualização das datas disponíveis e a realocação da consulta devem ser feitas apenas com um arrastar do mouse.

Da mesma forma, a agenda precisa ter um mecanismo que entenda quando você não está disponível, mesmo que o espaço apareça vazio, para não ser marcado nada em um dia em que você não está, por exemplo. Afinal, se isso acontece, novamente o paciente terá que receber uma ligação para rever as datas. Tudo isso é retrabalho e não pega bem, demonstra falta de organização.

O agendamento online tem que considerar a sua rotina real, e a rotina de um médico possui particularidades e necessidades que esse sistema precisa entender e facilitar. Tudo com uma linguagem que esteja de acordo com o seu mundo. Mudanças e visualizações devem ser possíveis em uma mesma tela, e não acontecer em diversos cliques, planilhas ou abas.

Essa flexibilidade também deve permitir que você defina os campos do agendamento online obrigatórios conforme a sua demanda e quais podem ser considerados opcionais, que não precisam ser preenchidos na totalidade. Nada de comandos e campos descontextualizados ou rotinas que nada tem a ver com a área médica, em que o consultório é que precisa se adaptar. É a agenda que deve se adaptar a você.

Investimento com retorno garantido: agendamento online

O visual de sua agenda precisa ser extremamente simples e direto para que suas rotinas ou de sua secretária sejam otimizadas. Tudo visível em uma tela abrangente, que permita acesso rápido ao agendamento online e ao prontuário eletrônico do paciente assim que ele ligar e marcar ou comparecer a uma consulta. Da mesma forma, se você precisar verificar qual o planejamento do seu dia, semana ou mês, isso deve ser algo fácil, presente na tela.

Investir em uma tecnologia integrada para sua clínica gera, além de economia de tempo para os profissionais que nela atua, mais agilidade no atendimento do paciente, que perceberá o quanto o sistema é organizado. Esse tempo ganho reverte em mais disponibilidade para outras tarefas, inclusive melhor recepção aos pacientes na sala de espera. Nada de perda de tempo em diferentes arquivos para buscar uma mesma informação que estaria repartida em diversos lugares.

Muitas vezes oportunidades surgem fora de horário comercial, como reuniões, congressos – ou mesmo emergências. Sua secretária não fica no consultório em tempo integral e nem responde por todos os locais onde você atua. Assim, podendo acessar sua agenda de onde estiver, poderá responder a solicitações sabendo quais os compromissos para o dia e hora que precisará consultar.

Otimizar seu tempo é fundamental. Imagine que um ou dois pacientes esqueçam totalmente do horário agendado e não avisaram. Você poderia ter conseguido um encaixe, avisado outro paciente para vir mais cedo, sair e voltar, entre outras possibilidades. O agendamento online permite envios de lembretes por SMS, assim como e-mails automáticos. Quanto mais tempo houver entre a marcação e a data da consulta, maior a chance do paciente se perder e, você, de perder tempo.

Integrações possíveis para o sistema de agendamento online

Uma funcionalidade que reúna agendamento online e prontuário eletrônico de forma integrada permite ainda um canal extra de comunicação, que pode ser direcionado para diferentes usos. É possível enviar lembretes, sim, mas também outras informações personalizadas para o paciente, conforme as suas necessidades específicas.

É no prontuário eletrônico que estarão os dados médicos do paciente, mas muitos deles, antes da viabilidade tecnológica, eram duplicados em vários locais. Nesses casos, acontecia muito de uma plataforma ou arquivo conter uma informação e outra não, sem comunicação e resultando em dados incompletos e buscas desnecessárias.

Ocorria que o paciente respondia diversas perguntas na hora do cadastro ou agendamento com a secretária por telefone, muitas vezes outras ao chegar ao consultório e mais algumas quando finalmente chegava em frente ao médico. Cruzando as informações, muitas delas apareciam repetidas ou ficavam em branco porque já estavam em outro lugar, mas que era preciso preencher depois, o que nem sempre era feito em meio à correria diária.

Integrando as informações da agenda com as do prontuário eletrônico, passa a ser possível preencher todos os campos de uma vez só e ainda ter acesso ao tipo de atendimento necessário para cada paciente: consulta, retorno, procedimento.

Caso a consulta seja particular, o sistema também deve permitir integrar a informação com o módulo financeiro, assim como em relação a cada tipo de convênio. Um bom software torna possível acompanhar o pagamento feito e o valor referente a cada paciente para consultas ou procedimentos.

A integração do agendamento online com o prontuário eletrônico pode ir ainda muito além de envio de lembretes de consultas por SMS e mensagens de aniversário, Natal e Ano Novo por e-mail. Podem servir para enviar orientações, textos informativos, realizar acompanhamento de diferentes fases de tratamento, lembrar-se da necessidade de realizar um exame e retornar com os resultados, assim como de fazer visitas periódicas de revisão, se for o caso.

Utilizando uma tag específica, você ainda pode relacionar todos os pacientes com características ou diagnósticos semelhantes. Por exemplo: #diabetes. A partir de um filtro com essa tag, você pode enviar orientações a todos ao mesmo tempo, informações sobre palestras educativas, grupos de apoio, ou ainda divulgar conteúdo relevante, que você mesmo pode produzir.

Uma ótima forma de manter o paciente envolvido e bem orientado é criar um site ou blog de acordo com sua especialidade. Essa é uma maneira de disponibilizar conhecimento de forma responsável para seu paciente, que muitas vezes busca fontes não confiáveis na rede e chega ao consultório com medos desnecessários, ou acaba adiando a visita por receio.

Com a integração, você personaliza o envio dessas informações e as direciona conforme cada caso. É como se você estivesse cuidando do paciente mesmo quando ele não está no consultório ou em internação.

Da mesma forma, você pode criar tags referentes a sexo, idade ou faixa etária, sintomas, diagnósticos, uso de medicamentos (pacientes que utilizam o mesmo medicamento ou tratamento) referências a que somente você tem acesso. Se desejar criar relatórios, essas tags integradas a um módulo de estatística podem ajudá-lo a gerar informações preciosas para entender melhor seus pacientes ou mesmo o andamento do consultório, com dados sobre quantos são os pacientes de convênios, particulares, índice de retorno, entre outras possibilidades.

O grande resultado é uma mudança no relacionamento com o paciente, que será um divisor de águas para ambos os lados. Suas prescrições médicas e indicações de tratamento podem ser acompanhadas online, de forma automática, mas personalizada ao mesmo tempo.

Outra grande vantagem diz respeito ao acesso, sigilo e segurança dos dados de seus pacientes. Além de arquivos em papel estarem sujeitos a sinistros relacionados a fogo ou vazamentos e alagamentos, também estão suscetíveis a invasões e roubos. A contratação de seguros pode garantir que você recupere seus bens móveis, mas não a informação reunida durante anos.

O armazenamento na nuvem, diferente da reunião restrita a locais físicos, permite acesso ilimitado, de qualquer lugar, mesmo enquanto o consultório estiver em reformas, sem perda de dados e prejuízo de diagnósticos e acompanhamentos.

Finalmente, o prontuário eletrônico ainda deve permitir a criação de modelos de documentos que facilitarão sua vida, como atestados, prescrições médicas, procedimentos e encaminhamentos, tudo junto com o sistema de agendamento online. Depois de conhecer todas essas possibilidades, você está satisfeito com o sistema utilizado em seu escritório? Quer saber mais sobre o assunto? Siga lendo o blog e descubra mais alternativas para otimizar suas rotinas.