10 estratégias para gerenciar consultórios de maneira eficiente

gerenciar consultórios

São anos de dedicação e estudo para conseguir realizar a importante missão de cuidar da saúde do próximo. Contudo, aliado ao desenvolvimento da principal tarefa, os médicos empreendedores precisam gerenciar consultórios visando o crescimento e sucesso profissional. 

Gerenciar fornecedores, equipe, agenda, controle financeiro, prontuários de pacientes, conciliando com as atividades em hospitais são desafios diários.  

Muitas vezes, essas tarefas ou parte delas ficam em segundo plano ou até mesmo não atraem a atenção devida. Entre os motivos mais recorrentes em não priorizarem essas funções estão: a falta de tempo ou conhecimentos administrativos. 

E não seria nenhum exagero dizer que questões administrativas podem inclusive impactar o relacionamento entre pacientes e o seu médico. Por exemplo, os pacientes podem se incomodar ao não conseguirem um agendamento rápido ou ao observarem a falta de suprimentos ou despreparo da equipe. 

Isso pode significar desorganização ou até mesmo falta de profissionalismo no âmbito administrativo, apesar da experiência com a saúde. Assim, a experiência do paciente no consultório pode ser prejudicada, levando-os a procurar outros profissionais com ambientes mais estruturados. 

Por isso, atualmente, a rotina do médico demanda aos especialistas diversas habilidades, não só aquelas relacionadas à área da saúde. Compreender e saber desenvolver cada uma delas torna o profissional mais completo e estratégico perante o seu caminho profissional. 

Outros benefícios de um bom gerenciamento podem ser destacados, como: 

  • organização do trabalho; 
  • boa manutenção de suprimentos e equipamentos;
  • atração e engajamento dos pacientes; 
  • satisfação da equipe; 
  • equilíbrio financeiro; 
  • menor desgaste com retrabalhos

E mesmo para os médicos que preferem destinar a gestão a outros profissionais, conhecer os métodos é de grande importância. Dessa forma, é possível saber e identificar pontos para melhoria mais rapidamente, a fim de alcançar mais resultado para o negócio.

Pensando nas atividades administrativas, separamos dicas valiosas sobre gerenciamento de consultório para serem implementadas agora mesmo! 

10 Dicas e práticas para Gerenciar Consultórios:

Separamos indicações simples e objetivas para os profissionais alcançarem os resultados de maneira prática e eficiente. Acompanhe!

Mapear o negócio

Quando você deseja melhorar o gerenciamento do seu consultório, esta prática deve ser a primeira etapa a ser realizada. Ela auxilia na construção e consolidação dos processos e funções, bem como no alinhamento de seus objetivos e expectativas. 

Então, o que deve ser realizado? Liste de forma prática e objetiva todas as atividades realizadas no consultório e a maneira com que elas são feitas. Dessa forma, você conseguirá identificar quais estão sendo executadas com bom desempenho e quais precisam ser reformuladas.

Estabelecer objetivos e planejamentos

Uma forma de auxiliar a obtenção de qualquer resultado é fazer o seu planejamento estratégico do consultório. Para isso, escolha seus objetivos a curto, médio e longo prazo, que te ajudarão na execução da gestão do seu negócio.

 O que deseja alcançar e como pode fazer para alcançar a meta? Desde objetivos como organização de rotinas, redução de custos a crescimentos, alinhe tudo que pode ser feito para manter a “saúde” do empreendimento. 

Comprar e manter equipamentos

Quais são os equipamentos essenciais para a manutenção do seu consultório? Macas, desfibrilador, oxigênio, autoclave esterilizador, estetoscópio, aparelho de medir pressão, instrumentos e equipamentos específicos? Não é apenas adquirir os itens ideais, mas ficar atento à manutenção dos equipamentos para evitar perdas com o mau funcionamento, prolongando assim a vida útil dos objetos.  

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Comprar e manter suprimentos (fornecedores)

Itens essenciais ao bom funcionamento de um consultório passam desde materiais de limpeza, aos de fins administrativos e os de cuidado com a saúde, incluindo os EPI’s e medicamentos.

 Pesquisar frequentemente junto a fornecedores preço e qualidade, bem como realizar a manutenção constante do estoque verificando os prazos de validade é uma boa prática. Com essa medida, você consegue reduzir custos, evitando perdas e manter o bom fluxo de estoque.

Fazer o controle financeiro

É fundamental saber as receitas e despesas de seu consultório. Não só para saber os dados concretos, mas os números servem para apoiá-lo em tomadas de decisões. De onde vem o maior lucro? Onde existem despesas que podem ser reduzidas ou eliminadas? O que se pode fazer para melhorar? Afinal, para crescer e ter sucesso, fazer o controle financeiro  do consultório é de grande importância para melhorar o faturamento. 

Controle da agenda para gerenciar consultórios de forma mais organizada

O dia a dia do médico tem inúmeras obrigações. Ter o seu tempo organizado previamente proporcionará melhores rendimentos e distribuição melhor das tarefas. Dessa forma, o profissional da saúde conseguirá separar melhor os horários para consultas, exames e, até mesmo, cirurgias. 

Um auxílio de uma secretária o ajudará na manutenção constante da agenda com o contato com os pacientes, clínicas e hospitais. Dessa forma, quando o paciente for realizar uma marcação, a profissional já saberá quanto tempo o médico destina para cada procedimento. Assim, a rotina ficará mais produtiva. 

A melhor forma de acompanhar os compromissos no entanto, é fazer uso da agenda online. Assim, os compromissos do consultório se atualizam em tempo real e, mesmo que a secretária esteja indisponível, o próprio médico consegue gerí-la de forma simples e de qualquer lugar, pois os dados ficam armazenados em nuvem.

Fazer a gestão dos prontuários

Manter a organização dos prontuários dos pacientes de forma física ou eletrônica é importante para o cuidado das informações sobre cada paciente no consultório. Mas além de relevante, é uma exigência do Conselho Federal de Medicina (CFM), que estabelece o prazo de 20 anos para arquivamento dos dados. 

Fazer a gestão da equipe

Se você não trabalha sozinho, gerir sua equipe é uma das práticas no trabalho de manutenção do consultório. Você já deve ter ouvido falar, mas não custa nada repetir. A recepção é o cartão de visita de uma empresa. Para um consultório, não é diferente. 

E se você tem uma equipe maior, é ainda mais importante que todos tenham treinamentos constantes, saibam lidar com os desafios da profissão e realizar um trabalho eficaz. Tudo isso, sempre sendo motivados e tendo feedbacks. 

Realizar marketing médico

Para atrair e fidelizar os pacientes, a estratégia mais utilizada e eficaz é a realização de um marketing médico. Muitos médicos têm dúvidas a respeito do que pode ser divulgado, pois o Conselho Federal de Medicina (CFM) estabelece critérios. Entretanto, seguindo as orientações da instituição, o médico pode ter muitos benefícios para seu consultório e vida profissional. 

Dessa forma, poderá conquistar novos atendimentos e consequentemente aumentar o faturamento. No marketing médico, que pode ser realizado com ajuda de um software, podem ser utilizados recursos como: envio de e-mail marketing; de aniversário; e-mail automático de lembrete de consultas e agendamentos online de consultas. 

Outra forma de proporcionar credibilidade, empatia e confiança por meio do marketing médico é oferecer conteúdo informativo e diferenciado em redes sociais e blogs em seu próprio site. Possuir uma página na internet, aliás, é de grande importância para gerar visibilidade e se posicionar no meio digital.

Software médico para gerenciar consultórios

Uma maneira prática de realizar a gestão do consultório de forma inovadora e com o controle de várias funções em um só lugar é possuir um software médico

Entre as várias funções disponibilizadas pelos softwares, estão: realização da gestão financeira e administrativa; acesso a agenda e prontuários de forma online e auxílio no marketing médico.

O software médico auxilia os profissionais de saúde no processo de gestão de seus consultórios e tomadas de decisões baseadas em dados, portanto mais eficientes.

Quer saber como um software médico resolve seus problemas na administração do consultório? Leia esse artigo: 6 Problemas Resolvidos Com Software Médico

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