7 formas de otimizar a gestão do consultório médico

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Otimizar a gestão do consultório médico é algo que precisa ser feito de forma constante. Afinal, o nível de exigência do paciente e a concorrência são cada vez maiores. 

Aspectos como a marcação de consultas, cadastro de pacientes, atendimento e a gestão financeira, por exemplo, quando não otimizados, demandam muito tempo. Por isso, a fim de que sejam feitos da maneira mais eficiente possível, é preciso que estejam em processo de melhoria contínua, seja por você, seja por uma empresa que faça isso em seu lugar.

Nós propomos algumas formas de otimizar a gestão do seu consultório médico, focando em diferentes frentes que, juntas, fortalecem o potencial seu trabalho. Saiba quais são!

7 maneiras de otimizar a gestão do consultório médico

1. Agilize o tempo de marcação de consultas

Você já parou pensar em quantas pessoas deixaram de marcar uma consulta com você por não acharem uma forma fácil de fazê-lo? Tempo é dinheiro e ninguém, está disposto a perdê-lo na morosidade de certos processos. Muitas vezes, ligar para um número que não atende é o suficiente para que a pessoa siga para o próximo profissional da lista, te deixando para trás. 

Destacamos que, para otimizar a gestão do seu consultório médico, ele precisa do apoio de diferentes canais para a marcação de consultas. Significa que o telefone, sozinho, não é capaz de suprir a demanda — por mais que toque pouco.

As pessoas têm suas rotinas e, em muitos casos, não dispõem de tempo para interrompê-las e ligar para o consultório. Por isso, faz-se necessário oferecer um canal mais prático como a internet.

O paciente pode, rapidamente, acessar seu site, agendar a consulta e comparecer no dia e na hora que foram escolhidos — sem a necessidade de falar com alguém.

2. Otimize o tempo de seu secretário

Complementando a primeira forma de otimizar a gestão do seu consultório médico, que já envolve o melhor uso do tempo de sua equipe, você deve conhecer outras ações que tornam esse profissional seu imprescindível aliado.

O ambiente de trabalho precisa ter os equipamentos necessários para que sua equipe desempenhe suas funções. Além disso, mantenha alinhada a comunicação entre vocês e diga quais são suas metas e expectativas.

Faça um mapeamento dos processos para padronizá-los e verifique ainda quais tarefas podem ser dispensadas! Algumas atividades são repetitivas e devem ser automatizadas, como o cadastro dos valores das consultas no fluxo de caixa.

Otimizar o tempo dos seus colaboradores significa garantir o apoio deles no atendimento inicial aos pacientes. Afinal, eles são a primeira impressão que seus pacientes terão de você.

3. Cadastre pacientes mais rapidamente

A ausência ou diminuição na quantidade de pacientes é uma das consequências da falta de atualização de cadastros. Quando estão desatualizados, eliminam qualquer chance de comunicação e relacionamento entre o consultório e os pacientes.

O processo de cadastrar pacientes, em muitos casos, acaba sendo lento e ineficiente, pois ocorre em ferramentas pouco adequadas, como cadernos e planilhas. Além disso, não avisam quando há uma data especial ou o retorno deles ao consultório.

Também ocorre de o cadastro de pacientes solicitar uma série de dados dispensáveis. Para ser rápido e objetivo, ele precisa ter somente os campos necessários.

Em um sistema de gestão online, por exemplo, os dados ficam armazenados em servidores altamente seguros. Você e sua secretária podem ver, por exemplo, quais são os retornos previstos para os próximos dias ou quem está fazendo aniversário.

No processo de nutrir o relacionamento com os pacientes, o cadastro atualizado é essencial. Ele viabiliza campanhas de marketing médico que são segmentadas por perfil de paciente.

4. Atenda com eficiência e qualidade

Otimizar a gestão do consultório médico também passa pela melhora no atendimento ao paciente — que deve ser eficiente, personalizado e causar uma boa primeira impressão.

A experiência do paciente merece destaque, pois seu trabalho só existe por causa dele. Sendo assim, é importante oferecer ferramentas que melhoram o relacionamento de vocês, como o envio automatizado de e-mails de aniversário, ou de retorno, por exemplo.

Também é essencial ter uma infraestrutura adequada no consultório, garantir o conforto e bem-estar de todos, prestar um atendimento sensível e empático e treinar sua equipe para receber os pacientes da melhor maneira.

Os cuidados com o tratamento de qualquer paciente se iniciam antes deles entrarem em seu consultório. E terminam bem depois! O pós-atendimento deve ocorrer e, como suporte, e-mails marketing, mensagens de texto e outros meios podem fazer parte dessa rede de auxílio e proteção a quem se consulta com você.

5. Saiba com precisão o que deve ser melhorado

Você sabe como está o índice de satisfação dos seus pacientes? Há uma forma muito eficaz de controlá-lo: o NPS, ou Net Promoter Score.

Essa metodologia é utilizada para medir a satisfação e a lealdade das pessoas em relação às empresas — no seu caso, o consultório médico.

A pesquisa de satisfação é rápida de ser feita e oferece resultados precisos. O paciente gasta pouco tempo dando uma nota para o consultório e fazendo uma justificativa.

O NPS pode ser aplicado de forma abrangente, pedindo uma nota para o consultório em geral, ou de maneira específica: sobre o atendimento, a infraestrutura ou qualquer ponto que você deseja que seja avaliado.

6. Faça um controle financeiro efetivo

Você também precisa otimizar a saúde da gestão financeira do consultório, pois ele é um negócio como qualquer outro.

Em sua vida acadêmica, é provável que a gestão financeira tenha sido um dos assuntos menos abordados. Infelizmente, esse é um dos motivos que levam 60% dos médicos brasileiros a fecharem seus consultórios em até 5 anos.

Para que seu consultório não faça parte dessa triste estatística, o controle financeiro precisa ser efetivo. Um sistema de gestão consegue automatizar processos, fazer balanços, apontar erros e mostrar o momento para investir no crescimento do negócio.

Esse controle financeiro concentra os gastos em um único local, permite entender as movimentações financeiras, faz os registros dos recebimentos e ainda mostra quais são suas principais fontes de renda por tipo de procedimento ou público.

7. Escolha um bom software para otimizar a gestão

Otimizar a gestão do consultório médico requer uma ferramenta preparada para os desafios da atualidade. Somente um bom software médico consegue reunir soluções para todos os pontos abordados aqui, além de outros.

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