No dia a dia de consultórios e clínicas é comum que surjam diversos desafios que podem afetar a lucratividade do negócio. Um exemplo disso são os altos índices de absenteísmo de pacientes. Para resolver este problema, é preciso adotar medidas que evitam a recorrência das faltas e a consequente queda no faturamento.
Você também está lidando com um grande número de faltas no consultório? Caso esteja, saiba que este artigo tem todas as informações necessárias para você eliminar ou, pelo menos, diminuir a frequência com que os pacientes se ausentam.
Por que o absenteísmo de pacientes ocorre?
O absenteísmo de pacientes é um dos problemas mais críticos para consultórios e clínicas médicas. Isso porque, além de comprometer as finanças da empresa, acarreta transtornos assistenciais, logísticos e gerenciais.
Por isso, a melhor forma de combater o problema é entender as razões que provocam o grande número de faltas. Dessa maneira, será possível estabelecer medidas eficazes para resolver a situação de modo inteligente e prático.
Na maioria das vezes, o absenteísmo é um indício de que algo não está indo bem na gestão do negócio. Assim, ele pode estar relacionado com alguns fatores administrativos, como:
- comunicação ineficaz com os pacientes;
- erros na marcação de consultas;
- ausência de uma rotina de confirmação de agendamentos, dentre outras falhas.
Por outro lado, os motivos que levam à falta do paciente podem não ter qualquer relação com a clínica, mas sim com o próprio paciente. Nesses casos, o esquecimento é a principal razão que faz com que ele se ausente no horário combinado.
Ademais, a desorganização com os compromissos pessoais, bem como a sensação de impunidade no que se refere à falta, é outro motivo para as grandes taxas de absenteísmo de pacientes.
Outrossim, a relação entre médico e paciente é pautada pela confiança. Por isso, os pacientes novos são mais propensos a faltar. Isso acontece pelo desconhecimento sobre o trabalho do profissional ou pela falta de convicção sobre a necessidade do atendimento médico.
Quais são os prejuízos do absenteísmo de pacientes para a clínica?
Certamente, o principal impacto negativo das ausências frequentes dos pacientes é o prejuízo financeiro. O não comparecimento representa uma receita a menos no caixa, diminuindo a lucratividade do negócio.
Além disso, quando não há o cancelamento prévio do agendamento, o médico também perde a possibilidade de encaixar outro paciente no horário vago, gerando o chamado ócio improdutivo. Afinal, você já estava preparado para a consulta e, com a ausência do paciente, a única coisa que resta a fazer é aguardar a próxima consulta.
Ademais, para ser capaz de planejar investimentos em médio e longo prazo, o profissional de saúde precisa ter a previsibilidade de caixa. Porém, o absenteísmo prejudica todo esse planejamento, trazendo dúvidas em relação ao futuro do negócio. Sem essa previsibilidade fica impossível saber quanto será possível gastar ou investir no consultório.
Outrossim, a ausência dos pacientes também pode fazer surgir a seguinte dúvida incômoda: por que será que o paciente faltou? Assim, o médico e sua equipe precisam dedicar seu tempo à investigação sobre as origens do problema.
Então, agora que você já entendeu o tamanho do problema e conheceu os principais prejuízos provocados pelo absenteísmo de pacientes, saiba o que fazer para evitar a recorrência dessa situação.
Dicas para evitar o absenteísmo de pacientes
Ter pacientes fiéis é essencial para assegurar o faturamento do consultório e para planejar o futuro do negócio. Por isso, é necessário buscar alternativas que ajudem a reduzir ou até eliminar as faltas. Neste sentido, preparamos algumas dicas que podem contribuir para o alcance desse objetivo.
Ofereça o agendamento online
A evolução tecnológica permitiu que surgissem diversas ferramentas que auxiliam os médicos e gestores a lidar com os desafios de gerir um consultório médico. O absenteísmo de pacientes, por exemplo, pode ser reduzido com um sistema de agendamento online.
Ainda, esse recurso permite que a marcação de consultas seja realizada de forma autônoma pelo paciente, sem a necessidade de intermediários. Assim, ele acessa o site médico, avalia a disponibilidade da agenda e seleciona o dia e horário desejados.
Quando integrado ao prontuário eletrônico e à agenda médica, o agendamento online recebe a marcação e, automaticamente, dispara lembretes de confirmação de consultas. Isso ocorre em conformidade com a antecedência e recorrência programada.
Com isso, o paciente é alertado sobre o seu compromisso, permitindo que organize sua agenda para não se ausentar. Além disso, a confirmação é enviada em tempo hábil para que ele remarque a consulta, caso não consiga estar presente.
Em consequência disso, a secretária recebe a informação de cancelamento e pode inserir pacientes que estão em uma possível fila de espera. Outrossim, o horário cancelado fica automaticamente disponível no sistema de agendamento online.
Tenha diversos meios de contato
Em alguns casos, o não cancelamento de uma consulta é provocado pela dificuldade de contato do paciente com o consultório. Assim, para evitar que um telefone ocupado impeça o paciente de desmarcar sua consulta, disponibilize outros canais de comunicação.
Com a popularização da internet, não há mais desculpas para oferecer apenas o telefone como meio de contato. Então, disponibilize o WhatsApp do consultório, o e-mail, chats e mensagens pelas redes sociais.
Desse modo, os pacientes terão uma grande diversidade de canais para entrar em contato com a sua secretária e remarcar suas consultas, permitindo que o horário seja utilizado por outro paciente.
Use um software de gestão da agenda
Manter a gestão dos agendamentos diários em uma agenda física se tornou uma prática obsoleta. Isso porque já existem diversos softwares que oferecem a agenda médica online, trazendo segurança, agilidade, mobilidade e praticidade para o consultório.
Ainda, ao implementar uma dessas ferramentas, você perceberá a otimização do gerenciamento dos compromissos. Além disso, a agenda online pode ser acessada e editada de qualquer lugar, necessitando apenas de um dispositivo conectado à internet.
Outrossim, quando integrada com um sistema de agendamento online, a agenda eletrônica é automaticamente atualizada com as marcações e cancelamentos realizados de forma online. Dessa forma, o absenteísmo de pacientes tende a diminuir.
Por fim, contar com um software de gestão da agenda possibilita a geração de relatórios que permitem acompanhar o número de faltas, atrasos e cancelamentos diários, pacientes que se ausentam com maior frequência, entre outros.
Controle seus compromissos para evitar atrasos e desestimular o absenteísmo de pacientes
Em alguns casos, a falta do paciente é motivada pela desorganização do consultório. Isso porque a necessidade de aguardar por longos períodos na sala de espera pode desmotivá-lo a ir à consulta.
Neste sentido, é fundamental ter o total controle da sua agenda. Assim, uma boa maneira de evitar atrasos é conhecendo o perfil de cada paciente. Com isso, será possível prever o tempo que será necessário dedicar àquela consulta.
Assim, os agendamentos posteriores não serão prejudicados pela demora de um atendimento. Isso garante que os pacientes sejam atendidos no horário combinado, além de desestimular o absenteísmo.
Além de todas essas dicas para evitar a recorrência das faltas, é imprescindível que você mantenha um bom relacionamento com seus pacientes. Com isso, em casos de ausência, dificilmente ele deixará de avisá-lo previamente, pois respeita seu trabalho.
Portanto, dedique-se a construir um relacionamento sólido e, consequentemente, você perceberá uma considerável diminuição no índice de absenteísmo de pacientes.
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