A cada atendimento, você registra inúmeras informações sobre os seus pacientes no sistema que você utiliza. Idade, sexo, sintomas, medicamentos, tratamentos, observações gerais, dados clínicos e muitos outros elementos que são discutidos durante a consulta vão parar na base de informações do seu software médico.
O que você faz com tudo isso? Já parou para pensar?
O uso mais comum para essas informações não costuma ser muito especial: são revistos em novas consultas, para que o profissional relembre o histórico do paciente.
Será que toda essa base de dados só pode ser aproveitada para isso?
Estamos em uma época em que informação é sinônimo de poder, e no seu consultório não seria diferente. Acredite, cada pedacinho de informação que monta a sua base de dados hoje tem um potencial enorme para te trazer sucesso… Você só precisa saber como aproveitá-las da melhor forma possível.
Esse artigo vai te mostrar como você pode usufruir desse potencial hoje mesmo, aí no seu consultório! Vamos lá?
Captando os dados
Bom, antes de descobrir como converter os dados de pacientes em informações úteis para o seu consultório, precisamos conversar sobre a captação desses dados.
Se você utiliza um software de prontuário eletrônico, você consegue acessar os seus prontuários por dentro da plataforma, certo? Então, para conseguir coletar e categorizar informações relevantes para qualquer ação, você precisaria ler prontuário por prontuário, rever todos os seus atendimentos, e filtrar manualmente o que realmente te interessa.
Inviável, não é?
Se você já deu um passo à frente, e optou por um sistema de gestão para o seu consultório, é possível que você tenha uma ferramenta que te entrega algumas estatísticas automaticamente. Mas eu te pergunto: as estatísticas que você recebe são, de fato, relevantes para você?
E afinal, quais dados são relevantes?
Depende do que você quer analisar.
Vamos dividir em duas grandes áreas igualmente importantes no seu consultório: a sua gestão interna, ou seja, a saúde do seu negócio, e as ações externas, a sua estratégia de crescimento para o consultório.
Gestão interna
Para saber se o seu consultório está caminhando bem, alguns indicadores são fundamentais:
- Quantidade de atendimentos e tipos de procedimentos por mês/ano: ter mapeado quais procedimentos têm mais procura, e quantos atendimentos você faz por mês te ajuda a ter uma previsão de renda, por exemplo.
- Taxa de faltas em primeiras consultas e em retornos: uma taxa alta em primeiras consultas pode indicar problemas com a marcação ou com a secretária, e faltas em retornos significam que algo está errado com o seu primeiro atendimento.
- Investimentos: quais áreas do consultório receberam mais verba nos últimos meses?
- Porcentagem de pacientes particulares e conveniados: você depende unicamente de convênios para sustentar sua operação, ou seus pacientes particulares são suficientes?
Ações externas
Aqui, entram as ações de marketing e relacionamento que você planeja para conquistar novos pacientes e fidelizar os que você já tem. É importante pensar em:
- Qual o perfil de paciente que mais frequenta seu consultório? Ter essa informação é fundamental, pois te permite criar uma persona, uma representação do seu paciente ideal, e direcionar as ações de marketing para atrair esse perfil. Idade, sexo, renda, tipo de queixa, como descobriu o seu consultório, quais redes utiliza, que tipo de mídia consome… Tudo isso é relevante.
- Informações básicas de registro: e-mail, telefone, data de aniversário, esses dados permitem um relacionamento muito mais próximo com os seus pacientes, o que contribui para a fidelização.
- Registro de doenças e de tratamentos: se você consegue filtrar pacientes que apresentam as mesmas condições, é possível encaminhar materiais educativos e informativos com mais facilidade, contribuindo para o bom andamento dos tratamentos e também para fidelização.
Esses são apenas alguns exemplos de informações que têm relevância e potencial para te ajudar no consultório.
Estatísticas inteligentes
Retomando, é possível que o seu software hoje te entregue algumas estatísticas automaticamente. Mas é pouco provável que você consiga esses dados que citei e outros que também podem ser essenciais para potencializar a sua gestão. E é menos provável ainda que você receba estatísticas inteligentes.
E realmente, os sistemas que temos no mercado hoje não mostram muita preocupação em oferecer dados úteis para o usuário, e acabam dando preferência para outras funcionalidades.
A tecnologia que temos a nosso dispor hoje já permite que estatísticas inteligentes sejam geradas automaticamente, a partir do registro de dados no sistema. Por isso, você deve focar a sua energia em um software que utilize a inteligência disponível a seu favor!
E estamos falando de inteligência que gera resultados, não nos interessam estatísticas apenas para mostrar que estão ali. Um ginecologista não quer saber a porcentagem de seus pacientes por gênero, ele só atende mulheres. Por outro lado, estatísticas de idade, de pagamento particular ou conveniado, de quantidade de atendimentos clínicos e procedimentos cirúrgicos são informações muito úteis para a gestão.
O que queremos dizer é que as estatísticas geradas não podem ser rígidas, ou seja, você precisa poder escolher quais dados deseja mapear, o que você precisa ver em um balanço geral.
Segurança
Estatísticas inteligentes podem te auxiliar a tomar decisões com muito mais segurança. Ao se deparar com uma queda no número de pacientes na sua agenda, basta que você verifique alguns indicadores e encontre onde você está errando. Se você decide fazer uma reforma de última hora, ou substituir a mobília da sala de espera, você pode ter a certeza de que outras áreas não vão ser prejudicadas por esse gasto não planejado.
Além disso, se o seu software for realmente um sistema de gestão, essas estatísticas partem diretamente do registro no prontuário. Assim, você pode cruzar dados que à princípio não teriam nenhuma relação, como o número de pacientes com um determinado sintoma em comum e fizeram consultas de acompanhamento no último mês, por exemplo. Isso te ajuda a identificar tendências e traçar padrões, já que certas épocas do ano sempre apresentam incidência de determinadas doenças.
Otimize suas rotinas
Com estatísticas inteligentes você economiza muito tempo de gestão, já que as decisões são tomadas com mais base e menos preocupação. Assim, você ganha tempo para se dedicar a outras áreas tão importantes quanto a gestão, como o próprio atendimento ao paciente.
Esqueça aquela possibilidade de abrir prontuário por prontuário, de filtrar manualmente ou de obter dados que pouco te interessam. Faça questão de estatísticas relevantes e da garantia de que esses números vão te guiar para um caminho de sucesso no consultório.
Se você se convenceu da importância de receber um retorno de todos os dados que registra diariamente nos seus atendimentos, temos um recado para você:
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