6 passos para alcançar o sucesso com um prontuário eletrônico

As palavras-chave para hoje são: prontuário eletrônico, resultados e sucesso.

Quer saber como essas três coisas se relacionam e qual a ligação delas com o seu consultório? Continue lendo esse artigo!

Vamos fazer um jogo?

Vou tentar adivinhar uma parte da sua trajetória profissional.

Bom, tudo começou quando você passou no vestibular. Você se dedicou, deixou de sair com os amigos, abriu mão de férias, feriados e fins de semana, tudo para alcançar o seu objetivo. Quando o resultado chegou, foi aquela alegria! Comemoração em família, festa com os amigos, e aquele sentimento maravilhoso de dever cumprido.

Pode não ter sido exatamente assim, mas com certeza foi parecido. Até agora, nada de prontuário eletrônico ou resultados, só sucesso! Nada mal, não é? Continuando:

Quando você começou a faculdade, quase tudo era incrível. Apesar da enorme quantidade de conteúdo para estudar, você se encantava com os laboratórios, as disciplinas práticas, os professores experientes…

Tudo isso só aumentava o seu sonho de se formar e finalmente poder atender pacientes.

Ao longo da graduação, você teve contato com diversas áreas de atuação possíveis, certo?

Cada especialidade de saúde tem inúmeras formas de exercício, e a graduação apresenta algumas, para que possamos escolher aquela com que nos identificamos mais. É muito comum que estudantes já cheguem à faculdade com uma especialidade em mente, mas é raro que essa escolha se mantenha até a formatura.

Pois bem, você conheceu as especialidades e ao final do curso bateu o martelo: escolheu o que queria fazer por toda a sua carreira.

Decisão difícil, não é? Decidir, com tão pouca idade, o que fazer pelo resto da vida. Mas você decidiu. E agora chegou a hora de dar o start na sua vida profissional.

Na faculdade você aprendeu várias coisas sobre o corpo humano, sobre doenças, sobre remédios, tratamentos, teorias… Mas não teve uma aula sequer sobre como abrir um consultório, atrair pacientes, cuidar das contas e até mesmo contratar funcionários.

Você precisa aprender a lidar com essas questões do dia para a noite, quase como mágica, porque o seu futuro depende disso.

É aí que o verdadeiro desafio começa. É aqui que começa a sua relação com as nossas palavras-chave: prontuário eletrônico, resultados e sucesso.

E aí, acertei bem a sua história?

Aqui no iMedicina nós vemos essa história se repetir com quase todos os nossos clientes. Os resultados costumam ser bastante desanimadores: consultórios vazios, clínicas que vão à falência em poucos meses de atividade, profissionais desmotivados, perdidos em dívidas e cheios de sonhos frustrados.

Mas nós acreditamos que as coisas podem ser diferentes. Não existe fórmula mágica e nem receita infalível, mas existe um caminho que já foi testado, que muitos profissionais vêm percorrendo e que apresenta resultados duradouros. E você adivinhou certo: envolve prontuário eletrônico, resultados e sucesso.

É esse caminho que você vai conhecer hoje: Como sair do zero, de um consultório sem resultados, e alcançar um patamar de sucesso, segurança e prosperidade, usando um prontuário eletrônico.

Vai funcionar assim: dividimos esse guia em duas partes, uma focada na Estrutura do seu consultório, e outra que vai cuidar da sua Operação. Em outras palavras, vamos cobrir desde a administração interna até o relacionamento com os pacientes. E, ao final de cada tópico, você vai entender a relação dele com prontuário eletrônico, resultados e sucesso!

Preparado?

Vamos começar com a primeira preocupação que você precisa ter com a Estrutura do consultório: o funcionamento das rotinas.

1. Processos

Antes de começar a pensar em escolher um prontuário eletrônico, lotar a sua agenda e a aumentar seu faturamento você precisa se certificar de que o seu consultório realmente funciona. Pense nele como uma máquina, em que cada engrenagem precisa estar operando perfeitamente para que tudo esteja em ordem.

No seu consultório, você e cada um dos seus funcionários são engrenagens, assim como o setor financeiro e tributário, a limpeza e a organização, a sala de espera, o atendimento… Tudo precisa estar funcionando em harmonia, e a melhor forma de garantir isso é estabelecendo processos.

Crie rotinas documentadas para cada setor do consultório: estabeleça como cada atendimento ao telefone deve ser feito, como cada paciente deve ser recebido ao chegar, quais informações precisam ser passadas, quais dados devem ser cadastrados, qual a frequência de limpeza, quem deve manter a sala de espera organizada, e por aí vai.

Ter esses processos documentados é importante por dois motivos. O primeiro deles é que facilita muito o treinamento de novos funcionários, basta que leiam e compreendam as rotinas. O segundo é que você pode sempre recorrer aos documentos caso algum processo não esteja funcionando, e rever como você tinha pensado originalmente.

Lembre-se de documentar todas as alterações feitas, porque elas vão existir. Processos só são úteis se são constantemente adaptados para as novas realidades do seu negócio: seu consultório vai crescer com o tempo, vai ter mais pacientes, mais funcionários, talvez até se mudar para outro espaço… Tudo isso influencia nos processos.

Na prática

Aqui um sistema de prontuário eletrônico não pode te ajudar muito, mas isso não quer dizer que você não vai conquistar resultados positivos. Pensando nisso, nós criamos a Universidade iMedicina, uma plataforma de treinamentos voltados para profissionais de saúde nas mais diversas frentes.

Na Universidade iMedicina os nossos alunos têm acesso a um módulo completo de Gestão Empresarial para Consultórios, em que aprendem sobre cultura empresarial, processos, gestão de funcionários e muito mais, com especialistas no assunto! Conheça a nossa proposta aqui!

2. Gestão de tarefas

Além de estabelecer os processos, é preciso verificar se eles estão sendo cumpridos pelos funcionários, e até por você mesmo. Crie checklists para preencher ao final de cada dia, semana ou mês, com as atividades mais importantes que não podem ser negligenciadas. Imprima esses checklists e deixe-os à mostra, para que ninguém se esqueça de preencher.

Você também pode criar listas de tarefas para cada funcionário, e acompanhar a execução de cada uma delas. Essa é uma ótima forma de manter controle sobre a produtividade da sua equipe, e você ainda pode criar listas pessoais, para que você não se perca em meio aos compromissos e obrigações do dia a dia.

Na prática:

Integrar essa gestão ao prontuário eletrônico é o sonho de todo gestor, afinal, elimina a navegação entre ferramentas e concentra os dados em um único lugar. O iMedicina é o primeiro software de prontuário eletrônico que te permite criar listas de tarefas para funcionários e tarefas pessoais.

Crie essas listas diretamente no sistema, acompanhe o andamento das tarefas dos seus funcionários, organize as suas próprias tarefas e otimize a produtividade do seu consultório. É sucesso na certa!

3. Gestão financeira

Esse costuma ser o maior desafio quando o assunto é gestão. Lidar com finanças, tributos, taxas, prazos, pagamentos… Parece um verdadeiro pesadelo, não é?

Infelizmente, não é possível fugir dessa obrigação. Mas é possível tornar essa experiência um pouco mais agradável, mais intuitiva e definitivamente muito mais simples. O segredo para uma gestão financeira eficiente é organização: fluxo de caixa, categorias financeiras, planilhas e gráficos.

Mas calma! Fluxo de caixa, categorias financeiras… Tudo isso parece muito complexo, mas só parece. Não se deixe assustar pelos nomes!

Fluxo de caixa é uma ferramenta incrível para administrar entradas e saídas de dinheiro, para ter controle sobre as receitas e organizar o pagamento das despesas. Um fluxo de caixa bem feito te permite direcionar seus investimentos para os setores que precisam, enfim, administrar melhor o dinheiro do consultório.

Categorias financeiras são como etiquetas que você coloca nos gastos e ganhos, para identificá-los e melhorar ainda mais a sua organização. Em geral, essa organização é feita em planilhas (no bom e velho Excel), que até geram gráficos muito interessantes.

Assim como na gestão de funcionários – com os checklists e listas de tarefas –, aqui uma gestão visual é fundamental. Você precisa visualizar de forma simples as informações importantes, não pode perder muito tempo procurando um dado em uma planilha extensa ou tentando ler um gráfico cheio de variáveis. E o ideal é que essa gestão seja integrada ao seu prontuário eletrônico.

Os sistemas de prontuário eletrônico não costumam privilegiar a gestão financeira, consideram o módulo quase como um bônus, um favorzinho extra. O iMedicina é bastante diferente. Sabemos da importância de uma gestão financeira eficiente para garantir e manter seus resultados positivos, e temos consciência do papel das finanças nas baixas taxas de sucesso dos clientes que nos procuram.

No nosso módulo Financeiro, você configura seu fluxo de caixa e ele é atualizado automaticamente, conforme os atendimentos e procedimentos são finalizados na sua agenda. Assim, você evita que algum lançamento não seja feito, ou vá para o fluxo de caixa com algum erro.

No módulo de Estatísticas, gráficos são gerados automaticamente a partir das informações que você insere, e você escolhe quais gráficos quer ver! Quantos pacientes são mulheres, quantos são crianças, quantos realizaram um procedimento específico… Você escolhe!

Além disso, você pode criar e importar suas planilhas para dentro do sistema! Elas ficam disponíveis na tela de atendimento, para que você possa acompanhar exames de sangue, evolução de sintomas, dosagem de medicamentos, o que quiser!

É disso que estamos falando quando decidimos unir prontuário eletrônico, resultados e sucesso: praticidade, simplicidade e eficiência.

4. Agendamento

Agora que você já administra bem seus funcionários, suas tarefas, os processos do consultório e as finanças, chegou a hora de se preocupar com o agendamento de consultas e procedimentos.

Para começar, certifique-se de definir os processos para o atendimento. Uma boa ideia é elaborar scripts, para padronizar o atendimento e garantir sempre um alto nível para os pacientes.

Com essas definições feitas, é hora de escolher como organizar os agendamentos. Acertou quem pensou em “prontuário eletrônico”. Agendas de papel estão fora de cogitação: é muito fácil rasurar um registro, apagar acidentalmente, escrever de forma confusa e até errar uma marcação. Você vai escolher uma maneira informatizada de fazer esses registros, e o ideal é que seja integrada ao seu prontuário eletrônico, por uma questão de organização.

Sua agenda precisa ser personalizável. Isso quer dizer mais do que apenas campos em branco para preencher – você precisa poder bloquear turnos completos e horários individuais, marcar atendimentos com durações diferentes, identificar facilmente quais procedimentos estão agendados.

Acima de qualquer coisa, você precisa de simplicidade. Não adianta investir em uma agenda cheia de modernidades, que vai te tomar 10 minutos para conseguir organizar um simples agendamento. Escolha a opção que te ofereça usabilidade antes de funcionalidades! E essa dica vale para escolher qualquer sistema, incluindo um prontuário eletrônico.

Na prática:

As agendas dos prontuários eletrônicos em geral são bem satisfatórias, mas negligenciam alguns pontos muito importantes.

Para desenvolver a agenda do iMedicina, consultamos profissionais de várias especialidades para entender o que cada um precisava na agenda, e chegamos em alguns pontos básicos: categorização de procedimentos, liberdade de marcação e encaixes e integração com as finanças.

No iMedicina, cada procedimento é marcado com uma cor diferente na sua agenda, facilitando a identificação com um único olhar! Os turnos podem ser bloqueados, assim como horários específicos, você pode esticar ou encolher a duração de cada atendimento conforme desejar, e encaixar mais de um paciente por horário sem problemas.

Os procedimentos marcados na agenda já contém uma estimativa do quanto você receberá por ele, seja por pagamento particular ou convênio, tendo como base o que você já cadastrou no Financeiro. Além disso, você tem registros completos de cada procedimento, com data, hora, prontuário e dados do paciente, que você pode utilizar para recorrer de glosas e atrasos de pagamentos dos convênios.

Ufa!

Aqui nós encerramos a seção dedicada à Estrutura do seu consultório. Agora vamos partir para a Operação.

Atenção: você vai transformar sua forma de encarar seus pacientes depois de ler essa parte do guia.

5. Prontuário Eletrônico

Finalmente!

O prontuário eletrônico é a grande estrela de todos os softwares. E com razão, afinal, é ele que torna possível um atendimento mais otimizado, com menos foco em preencher papelada e mais atenção para as necessidades do paciente.

Aqui não existem muitos mistérios. Você precisa de um prontuário que te ajude a organizar melhor as informações, mais do que uma folha em branco poderia. Um sistema de prontuário eletrônico inteligente te oferece a opção de categorizar informações, como sintomas, exames, dosagens de medicamentos, além de permitir fácil acesso a prontuários antigos.

Todas essas características você já viu por aqui, em nossos artigos e vídeos. O que você talvez não saiba é o quanto a escolha do prontuário eletrônico é decisiva para o seu sucesso.

Ao escolher um sistema, é comum que o prontuário eletrônico seja a única preocupação. Mas, se lembra das nossas palavras-chave? Prontuário eletrônico, resultados e sucesso. Essas três coisas precisam andar juntas, se o seu prontuário não te entrega resultados reais você jamais vai alcançar o sucesso que deseja.

Resultados reais vão muito além de dinheiro. É claro que o lucro é uma prova de sucesso, mas vamos além: agenda cheia, pacientes retornando, novos pacientes chegando a todo o momento, você em uma posição de referência no seu mercado, todas essas vitórias também são resultados reais. É isso que você deve buscar!

Em suma, você precisa de um sistema que consiga aliar soluções úteis para as suas necessidades sem perder o foco no seu tempo, que é escasso e precisa ser aproveitado de forma inteligente. Por isso, seus resultados estão totalmente conectados à praticidade que o sistema te  oferece, então tenha atenção ao escolher o seu!

Na prática

O iMedicina conta com um time de especialistas em User Experience. Essa é a área do desenvolvimento de sistemas responsável por tornar o produto intuitivo, simples e prático, além de garantir que as necessidades do usuário estejam sempre em primeiro lugar, e não o design bonito ou a tecnologia complexa por trás do funcionamento.

O prontuário eletrônico do iMedicina é o mais simples possível.

Os seus modelos de anamnese, encaminhamento, atestados e receituários podem ser acessados diretamente pela tela de atendimento, sem necessidade de acessar pastas do seu computador. Basta que você crie os modelos no sistema ou faça o upload dos que você já utiliza no consultório, e eles estarão à mão durante o atendimento.

No iMedicina, você define os campos que quer preencher, com base nas informações que são importantes para o seu registro. Criamos uma tecnologia original, que organiza as suas informações da forma como você desejar, basta marcá-las com uma tag simples (por exemplo: #hipertensão, #obesidade, #fumante). A partir dessa marcação, você pode localizar a informação mais facilmente no prontuário, e ainda pode gerar gráficos para analisar estatísticas sobre o seu consultório.

O iMedicina é um sistema on-line. Isso significa que você não fica preso ao computador do consultório, você pode acessar de qualquer lugar, só precisa de uma conexão à internet. O sistema é totalmente protegido por criptografia, e nossos servidores realizam backups automáticos 2 vezes por dia. Você também pode fazer backups manuais, caso você mesmo queira guardar seus dados.

6. Relacionamento pré e pós-consulta

Esse tópico é importantíssimo! Depois de organizar a casa e a agenda, você está oficialmente pronto para receber seus pacientes. Vamos dividir esse tópico em dois momentos, o pré e o pós-consulta. Você vai entender a relação do prontuário eletrônico com tudo isso!

• Relacionamento pré-consulta

O relacionamento pré-consulta é um dos pilares de uma boa experiência no consultório. Esse relacionamento envolve os contatos que o paciente tem com você antes da consulta, seja em anúncios, no seu site, no seu blog, pelo telefone ou por e-mail para pedir informações, todo o caminho até a marcação da consulta.

Aqui, você pode e deve investir em conteúdo útil para atrair e conquistar seus pacientes. Com um blog e um site institucional, você não apenas se apresenta para o paciente como também entrega informações importantes para ele sobre a sua especialidade. Esse contato, que já gera frutos para o paciente, é fundamental para fazer com que ele avance na jornada e marque uma consulta, além de construir seu nome como referência no assunto.

Escreva artigos mais simplificados, faça anúncios em redes sociais, postagens interessantes e que gerem curiosidade. A internet aqui é a sua maior aliada! Você pode até investir em uma pesquisa de público, para entender melhor quem você deseja atrair e como essas pessoas se comportam.

Você pode enviar SMS e e-mails para os pacientes antes da consulta, com recomendações, dicas e para confirmar o agendamento. Isso fortalece o sentimento de cuidado e preocupação com o paciente, e construir uma boa impressão antes da primeira visita pode ser um atalho para a fidelização!

• Relacionamento pós-consulta

Sua equipe recebeu o paciente, ele foi bem acomodado, aguardou com conforto, foi bem atendido e a consulta chegou ao fim. Agora é que entra o grande segredo para encantar esse paciente de vez! Você pode produzir cartilhas informativas para entregar após a consulta, enviar e-mails com recomendações e lembretes, e até mensagens para lembrar o paciente de agendar o retorno.

Em seu blog, você pode produzir artigos e até e-books mais aprofundados, para manter seus pacientes informados e continuar construindo um relacionamento sólido. Assim, ele se torna fiel ao seu serviço, aumentando as chances de te indicar para amigos e familiares, além de ser praticamente certo o seu retorno.

Na prática:

Com o iMedicina, você cria um blog e um site sem mistério, mesmo que não tenha nenhum conhecimento aprofundado de informática. Com a nossa ferramenta, você personaliza a página da forma que quiser, inclui imagens, muda as cores, tudo para deixar o site e o blog com a sua cara!

Além disso, você produz artigos e e-mails dentro do sistema, o que te permite dedicar aquele tempinho livre entre consultas para a produção, sem prejudicar o andamento da sua rotina! Você também pode criar páginas para capturar os e-mails dos visitantes, e enviar materiais úteis e mensagens de contato.

Mas, caso você se sinta inseguro e não tenha confiança para começar uma estratégia de marketing e relacionamento tão robusta, não tem problema! Você tem toda a estrutura da Universidade iMedicina para te guiar pelo passo a passo do Marketing Digital, dos anúncios no Google e no Facebook, da produção de conteúdos e muito mais!

Só ensinamos o que já testamos e funciona para nós, então fique tranquilo: você usará a mesma estratégia que nós usamos para te trazer até aqui! Fantástico, não é?

Prontuário eletrônico, resultados e sucesso

Demorou um pouco, mas valeu a pena, certo?

Memorize essas três palavrinhas que repetimos várias vezes por aqui, e nunca mais tenha dúvidas sobre o que você precisa para levar seu consultório para o próximo nível!

Com um sistema de prontuário eletrônico inteligente, completo e simplificado, você organiza sua estrutura, coordena a sua operação, garante resultados e alcança o sucesso que você sempre sonhou!

Ao escolher o seu sistema, não se deixe enganar por funcionalidades e designs sedutores, você viu muito bem aqui que nada disso sustenta o seu consultório.

Sempre que se deparar com uma promessa de resultados duradouros, faça o caminho que nós fizemos aqui: o sistema te ajuda a organizar processos e tarefas? Você consegue ter eficiência na gestão financeira com ele? Ele permite um agendamento simples? O prontuário eletrônico é inteligente? Você atrai, conquista e fideliza pacientes com o sistema? Se você responder um único “não”, o conselho aqui é descartar a oferta.

Vamos juntos?

Se sente preparado para conhecer a nossa proposta por completo?

O iMedicina pode te ajudar em todas essas frentes, e muito mais! O sistema foi desenvolvido por uma equipe multidisciplinar formada por médicos, programadores, profissionais de marketing e gestores especialistas em saúde.

Estamos inaugurando um novo conceito de sistemas de Prontuário Eletrônico, com foco em resultados e no seu sucesso, e queremos que você venha conosco nessa jornada! Solicite uma avaliação com um de nossos especialistas e conheça a nossa proposta clicando aqui!