3 erros que você está cometendo no planejamento financeiro do consultório

Quando vamos abrir um consultório, nem sempre estamos por dentro dos riscos e dos problemas que isso pode resultar, certo?

“Faz parte do aprendizado”, uns podem dizer. Temos a certeza disso também! Mas há algumas falhas que não podemos nos dar ao luxo de cometer, especialmente quando o assunto é planejamento financeiro do consultório. É bem o que diz aquele ditado, “dinheiro não aceita desaforo”. Por isso, pedimos sua atenção e leitura deste artigo!

Por estar sempre em contato com vários consultórios de todos os portes, observamos algumas falhas que se repetem e que acabam tendo o mesmo resultado: perda de dinheiro. Nunca é uma boa época para isso ocorrer, é bom que se diga. Mas quem aí deseja pagar essa conta?

Para você não se enquadrar nesse perfil, é preciso passar longe desses três erros que minam o planejamento financeiro do consultório. Individualmente já são perigosos, mas juntos são uma espécie de combinação fatal para afastar a tranquilidade da sua gestão e fazer com que todo mês você viva apagando um incêndio aqui e outro ali. Vamos lá!

O que está comprometendo o planejamento financeiro do consultório?

Misturar contas pessoais com as contas do consultório

Quando se é dono do próprio negócio, há um pensamento muito comum que leva a essa falha. Afinal de contas, a clínica é sua e o dinheiro que está ali é seu, certo?

Errado. O problema é que quando a gestão não diferencia uma coisa da outra, o caos pode estar próximo (ou você já pode estar no olho do furacão). Mesmo que você seja muito bem organizado, mais dia, menos dia, essa conta pode ficar alta demais.

Se essa for a sua realidade, é preciso que você adote duas atitudes essenciais:

1. Crie contas separadas

Uma coisa é a sua conta pessoal, outra bem diferente precisa ser a do seu consultório. Se não tiver uma linha bem clara entre elas, na rotina, será comum pagar despesas pessoais com dinheiro do consultório e vice-versa. E o fator complicador disso está justamente em não ter um controle efetivo do que se gasta no consultório, e até mesmo na suas finanças pessoais).

2.  Estabeleça o período do “seu pagamento”

Outro hábito que não ajuda a manter em ordem o planejamento financeiro do consultório é não ter datas pré-estabelecidas de retirada do dinheiro para o proprietário. Em alguns casos, sempre que há um aperto, o caixa da clínica é a primeira opção para aliviar as finanças pessoais.

Crie o hábito de ter um ou dois dias no mês para fazer retiradas, ou até mesmo repasses semanais. Mas é importante que isso esteja muito bem estabelecido, e que você siga à risca o que definir!

Não ter organização dos custos

Em consultórios de clientes do iMedicina é comum encontrar aqueles que separam o caixa somente em duas categorias: entradas e saídas de recursos. Sem detalhar bem a quantia que se gasta e quantia que entra, há grandes chances de você perder o controle sobre as finanças e não saber por onde começar a arrumar casa, num cenário de desorganização das contas.

Um olhar individualizado possibilita uma visão de receitas e despesas de forma independente. É como se você tivesse uma boa lupa para enxergar problemas! Com informações em mãos, fica muito mais fácil tomar decisões que ajudem a melhorar o desempenho de áreas específicas e direcionar decisões quanto a gastos, produtos e serviços oferecidos.

Quer algumas ideias para você organizar um centro de custo no seu consultório? Crie, por exemplo, uma segmentação “Procedimentos cirúrgicos” e mensure os gastos empenhados nesse ponto. Outra maneira é criar a categoria “Exames”, para analisar melhor o quanto está sendo investido nessa parte do atendimento. São só ideias, você pode organizar de outros modos, de acordo com aquilo que facilitar melhor.

Ter gastos ilimitados

Parece até loucura ler isso, mas em muito consultório por aí acaba sendo comum essa prática: não há limites claros para as despesas, o que resulta em endividamento. Mais uma evidência da importância de controlar as entradas e saídas do dinheiro (como mencionamos no item anterior). A partir desse passo, você pode estabelecer limites de gastos para cada uma dessas frentes. Caso não haja essa organização, as chances de ultrapassar os gastos é grande e o resultado não precisamos nem dizer, certo?

Outra dica legal, neste caso, é criar subdivisões no centro de custo da sua clínica. Alguns exemplos para você entender melhor isso na prática: crie uma categoria “despesas administrativas”, para controlar o pagamento para materiais de escritório, gastos com telefone e internet, correio, etc. Também são usuais estabelecer as subdivisões “comercial”, onde serão contabilizados os valores investidos em marketing e comissões (caso tenha) e a “financeira”, que contabiliza juros e impostos, por exemplo. 

Saia do sufoco e dê mais racionalidade ao planejamento financeiro de seu consultório. Eliminando esses três (péssimos) hábitos você já terá condições de deixar suas finanças mais equilibradas e começar a dar passos importantes para realizar investimentos.

Agora… o que você perde sem um controle financeiro apurado das contas do seu consultório? Essa é a pergunta que respondemos nesse artigo, que recomendamos que leia na sequência:

• O que você perde sem um controle apurado das finanças?

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