Como gerenciar corretamente o fluxo financeiro do consultório

Um bom médico se preocupa com a saúde dos pacientes e a atualização de seu conhecimento. Mas os cuidados com a clínica ou consultório também são essenciais. Nesse caso, um bom controle do fluxo financeiro e de caixa são fundamentais para o sucesso do negócio! 

Entretanto, nem todos os profissionais da saúde têm a habilidade de lidar com números e contabilidade, mas com algumas dicas pode ser mais fácil entender.

Em primeiro lugar, saiba que é importante anotar tudo que se gasta e o que entra na empresa. Para tanto, uma boa planilha de Excel ou um software médico podem ajudar nesse sentido. 

Além disso, planejar metas e objetivos e ter um fundo de reserva também são dicas valiosas! Continue a leitura deste post e entenda tudo sobre como gerenciar corretamente o fluxo financeiro do seu consultório!

O que é fluxo financeiro?

Trata-se de um instrumento de controle de todo o movimento do capital da clínica ou consultório. Assim, o controle pode ser diário, semanal ou mensal, em alguns casos, até anual. O objetivo é saber organizar o dinheiro e ter um diagnóstico sobre os gastos e possíveis prejuízos. 

Desse modo, será possível identificar para onde o orçamento está indo: investimento no consultório, pagamento de funcionários, taxas, impostos, despesas com pessoal etc.

Infelizmente, o início dos problemas em um negócio pode ser a confusão entre as contas pessoal e profissional. Mas se as informações estiverem bem definidas e organizadas, não há com o que se preocupar. 

Nesse caso, o fluxo de caixa auxilia, e muito. Isso não fará o dinheiro se multiplicar, nem desaparecer, mas pode ajudar com as previsões futuras — uma reforma no local, por exemplo — e a identificar onde se pode economizar.

Software médico como seu aliado

Sistemas de gestão para consultórios com visualização organizada das entradas e saídas do dinheiro podem simplificar as tomadas de decisão. Isso porque eles fornecem relatórios detalhados e específicos sobre o controle de caixa. Funciona assim:

• planeje: isso é fundamental para que os gastos estejam a seu favor e trabalhando pelas suas metas a curto, médio e longo prazo. Coletar dados do ano orçamentário anterior ajuda a ter clareza sobre o caminho do dinheiro, além de aumentar a sua lucratividade e o capital de giro;
• controle o recebimento: aqui o médico deve contabilizar tudo o que entrou de pagamento de empresas de crédito, dos pacientes e dos planos de saúde. É importante considerar cheques, boletos, dinheiro e recebimentos com cartão;
• controle os pagamentos: o profissional de saúde deverá registrar eventuais parcelas de empréstimo para quitação de equipamentos, folha de pagamento, contador, impostos e até as despesas de infraestrutura (aluguel, internet, luz, água e telefone);
• saldo: com as informações de onde se pretende chegar, quanto entrou e quanto foi gasto, é possível emitir o saldo final. O fechamento do fluxo financeiro dá informações preciosas sobre o perfil orçamentário do período.

A tecnologia do software centraliza essas informações em um só local, evitando o retrabalho. Já existem sistemas modernos que permitem que o médico ou seus funcionários possam visualizar, além do controle de caixa, a agenda de consultas e cirurgias marcadas.

Imprevistos acontecem

Outra dica importante é fazer uma reserva financeira. Trata-se de uma medida para precaver o médico de baixas de atendimento e despesas emergenciais. É comum que profissionais autônomos tenham períodos com escassez e outros com riqueza de prestação de serviços. 

Diante dessa realidade, o ideal é que todo mês seja feita uma meta de poupar dinheiro. E que se cumpra esse combinado. +

Quais erros evitar?

Confira o que não fazer na hora de controlar o orçamento:

• lançar valores antes de recebê-los: um hábito comum de quem não está habituado a trabalhar com fluxo financeiro é fazer o registro dos valores antes que os pagamentos entrem, de fato, na conta da empresa. Aqui, a armadilha está no caso do paciente não efetuar o pagamento em dia. Isso deixa o caixa impreciso e prejudica a quitação das contas. O mesmo vale para as saídas — não lançar sem que tenha sido feito um pagamento;
• não estabelecer metas para o consultório: para que o fluxo financeiro cresça, o médico precisará traçar metas palpáveis e cumpri-las. Para tanto, é preciso ter um plano de ação para atingi-las. Se não tiver sucesso em todas, com certeza é possível reconsiderar, mas continuando a indicação de crescimento do negócio;
• evitar ter um seguro empresarial: o seguro traz maior controle administrativo e financeiro para o consultório. Isso porque, garante o patrimônio e a continuidade do negócio. Em tempos em que todo atendimento na saúde está sendo judicializado, não ter um seguro pode dar margem para prejuízos. Ainda, pedidos de indenização na justiça podem abalar o fluxo financeiro de uma clínica e um bom seguro pode agregar bastante.

Quais os conceitos básicos da contabilidade para um bom fluxo financeiro?

Para fazer o controle financeiro do consultório, o médico deve ter uma noção de dois princípios básicos da contabilidade: regime de caixa e regime por competência. O primeiro aponta as receitas, os custos e despesas no momento em que há a movimentação financeira, por meio dos fluxos de caixa.

Já o regime de competência permite reconhecer as receitas, despesas e custos, independentemente de haver ou não movimentação financeira. Assim, além de conhecer a verba que entra e sai, é necessário identificar a natureza dessas transações para compor o fluxo financeiro.

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