O que um software para gestão de consultórios realmente útil precisa ter?

software para gestão de consultórios

Na hora de escolher o software para a sua clínica ou consultório, muitos são os pontos que devem ser levados em consideração. Já começamos nossa busca com a seguinte questão na cabeça: o que um software para gestão de consultórios e clínicas médicas realmente útil precisa ter? É preciso muita atenção, pois escolher a ferramenta errada pode complicar ainda mais a sua rotina de gestão e organização

É pensando nesta dificuldade que todos os profissionais de saúde se deparam ao começar a busca por um sistema realmente eficiente, que escrevi o artigo de hoje. Vamos lá?

 

Recomendações e orientações oficiais

 

O Conselho Federal de Medicina e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde são entidades que se esforçam para melhorar a proteção dos dados de pacientes inseridos em softwares para gestão de consultórios e prontuários eletrônicos. Uma boa forma de testar a segurança dos softwares que você está pesquisando é verificar se eles estão em conformidade com as normas do CFM e SBIS, ainda que alguns requisitos estejam ultrapassados e não façam muito sentido, já que nem sempre a aplicabilidade dessas normas é levada em consideração, se a ferramenta não respeita a regulamentação já temos um indício de que este pode não ser o melhor sistema para você.

Além disso, a maior parte dos softwares apostam pesado na segurança de dados, se adequando a outros protocolos de segurança adotados por bancos e grandes empresas de informação. Entretanto, assim como roubos físicos podem acontecer, ataques cibernéticos são uma realidade muito próxima. Episódios de invasão a sistemas de saúde não são tão comuns, mas se até os sistemas da NASA já foram invadidos, todos estamos sujeitos a pessoas mal-intencionadas, não é mesmo?

É preciso estar atento também para as regras de segurança do servidor que vai armazenar os seus dados no software. Procure saber qual servidor o software utiliza. Existem inúmeros mundo afora e atualmente um dos mais seguros é o Amazon AWS, aprovado pela lei mais rigorosa de dados em saúde do mundo, a HIPAA, que define normas de privacidade para proteger informações de saúde individuais.

 

Usabilidade

 

Busque uma interface simples, com telas de fácil navegação. Preocupe-se com a quantidade de campos e cliques que você precisa dar para alternar entre eles e entre as páginas. Muitos campos e páginas significam muitos cliques, que implicam menos praticidade, mais tempo e perda de performance.

Dê preferência para menus reduzidos: menus com mais de 10 ícones demandam 40% de tempo a mais para preenchimento! Ainda, quanto mais simples os menus, mais rápido você aprende a utilizar a ferramenta, e você otimiza a sua rotina em pouco tempo.

 

Agenda

 

Nossa rotina dificilmente é fixa e imutável e a sua agenda deve ser flexível e permitir mudanças de forma fácil e adequada às suas necessidades. Dê preferência para o software que te oferecer maior facilidade para editar compromissos marcados e que seja simples para agendar e desmarcar horários.

O tempo é seu e você deve gerenciá-lo da maneira que achar melhor! É muito importante que você possa editar a sua própria agenda, que essa função não fique restrita à sua secretária ou a outros funcionários de recepção. Opte por um software que te permita fazer bloqueios de horários individuais e de turnos inteiros, e editar a duração das consultas de forma personalizada. Se oferecer a opção de integrar compromissos com uma agenda pessoal, melhor ainda.

 

Acesso e armazenamento de dados

 

Se um software permite acesso somente por desktop, já está muito atrasado em relação às necessidades do profissional de saúde moderno e não ajuda em nada na gestão. Se você usa um computador na clínica e outro em casa, você precisa poder acessar o software dos dois aparelhos sem problemas ou conflitos. Verifique ainda o acesso por dispositivos móveis, celulares e tablets: o software deve se adaptar ao aparelho e funcionar da mesma forma que funciona em computadores, sem prejudicar ou bloquear recursos.

Os softwares mais modernos utilizam o sistema de armazenamento de dados na nuvem. Isso significa que seus dados não ficam presos a um dispositivo, sempre estarão disponíveis para acesso remoto.

Além disso, o armazenamento na nuvem permite que você faça backups constantes do conteúdo armazenado. Seu software deve te oferecer backups completos de conteúdo e atualizar esses backups em intervalos periódicos. O ideal é uma atualização de dados no máximo a cada 12 horas, pois pensando na possibilidade de uma pane no software, você recuperaria as informações com pouco prejuízo para a sua atividade.

Estatísticas inteligentes e úteis

 

Sem um software para gerir o seu consultório fica difícil acompanhar alguns dados no prontuário, como a evolução de sintomas e diagnósticos. Com uma ferramenta de qualidade, essas informações são atualizadas à medida em que são inseridas no prontuário, tornando o controle e o acompanhamento muito mais fácil.

Você precisa poder acompanhar com tranquilidade a evolução de seus pacientes a cada consulta, e ainda poder verificar informações que te ajudem a avaliar a saúde do seu consultório: estatísticas de faltas (em primeiras consultas e retornos), dados demográficos (gênero e idade, condições de saúde que mais aparecem nas consultas), quantidade de pacientes de convênios e particulares, valores pagos por cada convênio, quais procedimentos são mais executados, etc.

 

Prontuário eletrônico

 

O prontuário eletrônico é a área mais importante do software em saúde: certifique-se de que o preenchimento é simples e intuitivo, sem campos e sem muitos cliques. Novamente, muitos campos e muitos cliques causam queda de performance e perda de produtividade.

 

Além disso, o prontuário deve ser acessado facilmente assim que o paciente entrar no consultório, e as informações antigas devem estar organizadas e disponíveis: condições e sintomas previamente relatados, histórico de doenças e alergias, medicamentos já prescritos, observações do profissional.

 

Também é essencial que o prontuário contenha modelos pré-cadastrados personalizáveis (prescrição, exames e anamnese) ou ofereça a opção de cadastrar seus próprios modelos personalizados. Modelos prontos agilizam a consulta, e padronizam o atendimento.

 

Invista em um software que permita consultas a bancos de dados de medicamentos e doenças, para facilitar a prescrição de remédios e tratamentos, bem como informar aos pacientes as indicações e contraindicações.

 

Controle financeiro

 

Todo profissional que gerencia a própria clínica ou consultório sabe o quanto é difícil organizar o setor financeiro, e os melhores softwares em saúde do mercado já trazem funcionalidades para te ajudar nesse sentido. Escolha uma ferramenta que te ofereça dados para análise de ganhos e gastos: os montantes que vêm de cada convênio, quanto você recebe de pacientes particulares, enfim, você deve ter acesso a todo o seu fluxo de caixa de maneira simples e organizada.

É fundamental que exista integração com a sua agenda: cada consulta finalizada seja automaticamente registrada no controle financeiro, sem que você ou um funcionário precise fazer esses registros. O software só vale o investimento se facilita as rotinas e atividades, não gaste seu tempo e seu dinheiro para transferir a burocracia do papel para a tela.

Invista em um software que te dê planilhas de organização para as contas, pagamentos de funcionários, compras do consultório e substituição de equipamentos. Gráficos automáticos também são um diferencial importante, para acompanhar e controlar com métricas o desenvolvimento do seu negócio.

Como é aí na sua clínica? Acha que alguma funcionalidade importantíssima ficou de fora dessa lista? Deixe seu comentário e conte pra gente 🙂

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