A busca por soluções para aumentar a produtividade dos funcionários é algo constante no dia a dia de um consultório médico. Porém, nem sempre é fácil conciliar a carreira de médico com o papel de gestor.
Então, para facilitar esse trabalho, preparamos este artigo com algumas dicas de como melhorar o desempenho da sua equipe, mesmo que seja apenas a sua secretária. Ficou interessado? Continue a leitura.
Não existe fórmula mágica para fazer com que seus colaboradores otimizem a sua rotina. Para alcançar o desejado aumento na performance, é necessário criar indicadores para mensurar a execução das tarefas, implantar processos mais ágeis e investir em tecnologia.
No que diz respeito à mensuração das tarefas, o primeiro passo é mapear cada processo executado pelo seu time. Entre as atividades que podem ser medidas, podemos citar: qualidade do atendimento e número de faltas as consultas.
Assim, é possível identificar os erros que estão sendo cometidos, como, por exemplo, as ligações de confirmação que não estão sendo efetuadas, problemas de limpeza ou higiene do consultório, mau atendimento na recepção, entre outros.
Ainda, ao fazer um acompanhamento com indicadores, você passa a ter uma visão ampla e real do desempenho da sua equipe. Com isso, é possível saber exatamente o que precisa ser melhorado.
Ademais, o bom funcionamento do consultório médico contribui para a atração de novos pacientes. Então, conheça algumas dicas que ajudarão a manter a sua equipe motivada e engajada na melhoria dos processos internos.
Um grande erro cometido por muitos gestores de organizações de saúde é esperar que os seus colaboradores se dediquem ao atendimento enquanto eles não são bem tratados por seus superiores. Para que haja um engajamento do time, eles precisam se sentir parte de um time.
Por isso, a primeira dica é: saiba quem são os seus funcionários. Quando não são vistos como números e são ouvidos pelos gestores, eles percebem que estão contribuindo com o crescimento do consultório médico e tendem a dar o seu melhor na execução das tarefas.
Assim, crie espaços para sugestões e críticas, demonstre que está buscando soluções para atender as demandas deles, explique a importância de mudar a forma como uma tarefa é realizada, etc.
Por mais que a busca pelo desenvolvimento profissional seja uma iniciativa que precisa partir dos seus funcionários, nem sempre eles se sentem encorajados ou possuem condições financeiras para arcar com os estudos.
Neste sentido, considere oferecer treinamentos e cursos profissionalizantes relacionados ao trabalho que desempenham no consultório médico. Embora algumas pessoas tenham o dom natural para uma determinada atividade, essa habilidade sempre poderá ser aperfeiçoada.
Com isso, tanto você quanto o seu colaborador são beneficiados, pois, ele fica mais motivado e possui o conhecimento necessário para melhorar o seu trabalho, aumentando a produtividade dele.
Por exemplo, um bom atendimento na recepção é fundamental para que os pacientes tenham uma experiência satisfatória com a sua clínica. Por mais que a recepcionista saiba lidar com o público, é importante capacitá-la para que saiba se portar em uma situação adversa.
Da mesma forma, ofereça a secretária, que costuma desempenhar várias funções, a possibilidade de se desenvolver profissionalmente. Outra possibilidade é a realização de palestras motivacionais para toda a equipe, pois, costumam ser eficientes para mantê-los engajados.
Outrossim, de forma conjunta com a capacitação, crie um plano de carreira para seus colaboradores, abrindo a possibilidade de promoção, seja com um aumento salarial, um novo cargo, uma premiação, etc.
O importante é criar mecanismos para que eles estejam engajados e motivados na maior parte do tempo, o que facilita o seu trabalho em exigir uma otimização dos processos e uma maior produtividade.
Manter um canal de comunicação aberto com e entre os seus colaboradores é fundamental para melhorar os resultados do consultório médico. Assim, você cria possibilidades para que eles se expressem, opinem, critiquem e façam sugestões.
Uma boa comunicação interna é a chave para o sucesso de qualquer empresa e, se realizada de forma eficiente, desenvolve a integração do grupo, construindo uma base sólida para a gestão de pessoas e recursos.
Ainda, como cada funcionário tem as suas responsabilidades diárias no consultório, dificilmente eles sabem como é a rotina dos outros membros da equipe. Com isso, tendem a não se importar com o trabalho realizado por outros, criando um ambiente negativo e pouco amigável.
Por isso, ao estreitar os laços, todos passam a entender a rotina da clínica. Além disso, ao mantê-los informados sobre o seu planejamento e metas de crescimento, explicando como cada um pode contribuir, eles passam a sentir parte de algo maior.
Enfim, ao ter uma comunicação clara e objetiva, os colaboradores melhoram o seu relacionamento e percebem que o sucesso do consultório depende do trabalho individual e coletivo de cada um deles.
No dia a dia de uma clínica, existem muitos processos que são realizados de forma manual e que poderiam ser automatizados. Com o desenvolvimento de tecnologias para o setor de saúde, a otimização da rotina e o aumento de produtividade são consequências comuns.
Por exemplo, as ligações de confirmação de consulta são substituídas pelo envio automático de mensagens, o agendamento pode ser feito pela internet, a gestão financeira é aprimorada com a criação de relatórios automatizados, o pós-consulta passa a ser feito por meio de comunicações pré-configuradas, entre outros.
Dessa forma, todos os processos burocráticos passam a ser executados por um software médico, trazendo praticidade e maior assertividade, além de permitir que a equipe tenha mais tempo para se dedicar ao atendimento do paciente e a organização do consultório médico.
Ao dispor de um software médico, você informatiza grande parte dos processos internos da sua clínica, beneficiando a si mesmo e os seus funcionários. Isso porque você transfere as tarefas operacionais para a máquina, liberando a secretária e/ou a recepcionista para ações mais estratégicas.
Ainda, esses sistemas transmitem a imagem de modernidade e se tornam um diferencial do seu negócio. Para que você tenha uma ideia, essas ferramentas possuem as seguintes funcionalidades:
Assim, é possível perceber que, ao incorporar tecnologia na realização de atividades rotineiras, você aumenta a produtividade da sua equipe, fazendo com que se dediquem aos aspectos mais importantes para melhorar o nível de satisfação do paciente: atendimento e organização.
Portanto, ao conhecer as nossas dicas, você já sabe o que pode aplicar no seu consultório médico e tem uma ideia dos benefícios que podem ser alcançados. Porém, para que tenha sucesso nessa busca pela melhora do desempenho dos seus funcionários, considere a implementação de um software médico.
Quer aprender mais sobre esse assunto? Faça download do Guia para Treinamento das Secretárias.
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