No Brasil, empreender não é uma missão fácil. Geralmente, ao inciar a abertura de um consultório médico, muitos profissionais de saúde esbarram em grandes desafios e acabam desistindo de ter o seu próprio negócio.
Por isso, para evitar que você seja surpreendido, preparamos este artigo para antecipar todas as preocupações que precisam constar no seu planejamento e, consequentemente, facilitar a sua trajetória.
Entender a administração do consultório
Uma das principais dificuldades encontradas pelo empreendedorismo brasileiro é o excesso de burocracias administrativas. Para conseguir dar conta de tantas exigências, você precisa estar preparado para fazer a gestão de um negócio.
Neste sentido, é imprescindível desenvolver um bom planejamento, descrevendo cada etapa que precisa ser concluída, como, por exemplo, a contratação de bons profissionais.
Contratação de equipe
O sucesso de um consultório médico está diretamente ligado ao serviço prestado por ele e ao nível de satisfação do paciente. Porém, essa avaliação não diz respeito apenas ao seu trabalho como médico, mas também ao atendimento e à atenção dada pelos seus funcionários.
Por isso, é importante desenvolver um bom processo de seleção, considerando que o perfil do colaborador deve atender às necessidades dos seus pacientes. Então, converse bastante com os candidatos e faça com que eles entendam o papel deles no consultório.
Controlar custos e impostos
Um empreendimento exige a tomada de uma série de decisões, como, por exemplo, escolha dos móveis, decoração, compra de equipamentos, etc. No entanto, cada decisão impacta no controle financeiro do consultório.
Ainda, a administração financeira de qualquer negócio é algo que precisa ser feito por quem conhece as peculiaridades tributárias do setor. Caso contrário, um simples erro na contabilidade ou o esquecimento no pagamento de um imposto, pode fechar o consultório.
Ademais, a maior parte dos tributos pagos estão no âmbito federal, sendo o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) o maior deles. Além dele, você também precisará pagar:
- Contribuição sobre Lucro Líquido (CSLL);
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
- Programa de Integração Social (PIS);
- contribuição para o Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS);
- Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS), no âmbito municipal.
Assim, é de extrema importância que você saiba exatamente quanto de imposto está pagando, pois, conseguirá ter a exata noção de quantas consultas precisa fazer para arcar com essa despesa.
Além disso, também considere as contas fixas mensais, como energia elétrica, água, telefone, salário dos funcionários, aluguel do imóvel ou de equipamentos, etc.
Neste sentido, um contador profissional pode facilitar o seu trabalho, pois, ao analisar a sua empresa, ele saberá qual o regime de tributação ideal para você, além de ajudar no cálculo e no pagamento dos impostos.
Manutenção do local e de equipamentos
Um dos primeiros aspectos percebidos por um paciente ao entrar em um consultório médico é o estado de conservação e limpeza do local. Por isso, mantenha-o limpo e faça manutenções periódicas.
Ainda, independentemente da sua especialidade, você faz uso de equipamentos durante o atendimento. Contudo, eles também precisam ser higienizados e, com o tempo, devem ser substituídos ou passar por alguma manutenção.
Dessa forma, você evita o risco deles não funcionarem durante uma consulta ou até não realizarem suas funções de modo correto. Porém, sabemos que tudo isso envolve custos e organização. Então, planeje as manutenções para não ser pego de surpresa.
Planejamento e acompanhamento do crescimento
A saúde financeira do seu negócio depende de um bom controle de todas as receitas e despesas. Assim, você consegue verificar onde estão os maiores custos e quais são as principais fontes de receita.
Em consequência disso, você tem a possibilidade de planejar o crescimento do seu consultório médico. Porém, para que essa expansão ocorra, você precisa conhecer sua margem, a capacidade para gerar lucros e investir na divulgação dos seus serviços.
Organização da base de pacientes
Geralmente, a rotina de um consultório médico é bem intensa em função dos inúmeros atendimentos realizados por dia. Quando não há um sistema de gestão, a organização das informações é uma tarefa complexa.
Ainda, a cada consulta são gerados diferentes tipos de documentos, tais como, prontuário do paciente, ficha de anamnese, receituários, imagens de exames, entre outros. Com isso, há um grande acúmulo de informação para ser arquivada e organizada.
Quando o arquivamento não é feito ou é ineficaz, as informações podem se perder ou demandarem um grande tempo para serem encontradas, o que afeta diretamente a qualidade do seu atendimento.
Neste sentido, considere a implantação de um software médico, pois ele oferece a segurança dos dados, a centralização das informações e a rápida organização do histórico dos pacientes.
Eficiência e organização dos agendamentos
O primeiro contato do paciente com o seu consultório é no momento do agendamento. Por isso, considerando a famosa lógica de “a primeira impressão é a que fica”, você precisa oferecer mecanismos eficientes para a marcação de consultas e retornos.
Contudo, sem as ferramentas adequadas, isso pode se tornar um grande desafio. Ter o contato telefônico como o único formato de agendamento pode trazer sérios prejuízos para você, pois os pacientes podem desistir da consulta, caso enfrentem dificuldades.
Além disso, a forma como as marcações são registradas também impactam no dia a dia do consultório. O formato tradicional de realizar anotações em agendas físicas não é a forma mais eficiente de organizar os agendamentos.
Ademais, ao dispor de um software médico, você elimina situações que afetam negativamente a experiência do seu paciente, tais como, longo tempo de espera, falta de confirmação e conflito nas marcações.
Na maioria dos casos, com a informatização do consultório, você passa a oferecer o agendamento online integrado com as agendas médicas. Com isso, o paciente marca a consulta de qualquer lugar e horário, e ela é automaticamente inserida na sua agenda.
Saber como precificar os procedimentos
A precificação de serviços médicos é uma tarefa complexa e que envolve muitos fatores. Isso porque o valor da consulta precisa ser justo para o paciente, cobrir os custos do consultório e valorizar todo o seu investimento em conhecimento e a experiência adquirida.
Neste sentido, é comum que um médico recém-formado ofereça valores menores do que um profissional com anos de atuação e reconhecido no mercado.
No entanto, a melhor forma de precificar corretamente o seu serviço é analisar detalhadamente quais são os seus gastos operacionais e pesquisar os valores praticados pela concorrência.
Dificuldade de atração e fidelização de pacientes
As ações de atração e fidelização de pacientes são de extrema importância para o futuro do consultório médico e não podem ser feitas de qualquer maneira. Para desenvolvê-las, você precisa criar estratégias baseadas no perfil do seu paciente.
Em um mercado cada vez mais concorrido, as pessoas buscam por profissionais de saúde que ofereçam uma experiência satisfatória. Então, além de criar ações de marketing médico, você também precisa mapear e otimizar os processos do seu negócio, principalmente o atendimento.
Outrossim, uma boa forma de atrair pacientes é fortalecendo a sua presença digital. Para isso, desenvolva um bom site, cadastre o seu consultório no Google Meu Negócio, se faça presente nas redes sociais, crie uma boa identidade visual e produza conteúdos para o seu blog. Tenha um consultório online!
Já a fidelização dos pacientes depende da manutenção do seu relacionamento com ele. Neste sentido, o e-mail marketing é uma ferramenta essencial, pois permite que você envie felicitações de aniversário e de datas comemorativas, lembretes de consultas, etc.
Embora existam muitos desafios, persista no projeto de abertura do seu consultório médico. Porém, lembre-se que cada uma dessas barreiras podem ser ultrapassadas mais facilmente se você fizer uso de um bom software médico.
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