Os cinco principais erros na recepção de clínicas e centros médicos

A recepção é uma chave fundamental para que o cliente tenha uma boa impressão de uma empresa. Assim como em um consultório, o recepcionista é a porta de entrada (não apenas no sentido literal) para a sua instituição. Assegurar que o paciente tenha um bom tratamento é fundamental para marcar um retorno ou indicar o seu trabalho a outras pessoas.

Um mau atendimento antes e depois da consulta pode ser crucial para a sua clínica ou centro médico. É fundamental que os pacientes sejam tratados com atenção, respeito e simpatia pela recepção e até mesmo pelo médico. Abaixo listamos os cincos erros mais comuns cometidos na recepção que acabam afastando os pacientes.

1. Possuir uma recepção desorganizada e demora no atendimento

Muitos pacientes reclamam de recepções desorganizadas que acarretam na demora do atendimento. Muitas vezes os pacientes estão com pressa e precisam de informações breves. Deixar-lhes esperando demais pode ser extremamente prejudicial para a imagem da clínica. Como por exemplo, fichas fora de ordem, funcionárias que não anotam recados e recepcionistas que fazem todo o trabalho sozinhas podem acarretar na demora do atendimento. Dependendo da demanda de clientes em seu consultório pode ser necessário contratar mais recepcionistas e assim agilizar o trabalho.

2. O paciente ser mal atendido pelo telefone

Muitos pacientes antes de irem ao consultório preferem fazer ligações. Esse é o primeiro contato que o cliente tem com o seu estabelecimento. Por isso, é fundamental que ele seja bem atendido desde esse momento.

A agilidade, paciência e simpatia da recepcionista no telefone é crucial. Além disso, as funcionárias devem sempre prestar informações que são pedidas pelo paciente pelo telefone com prontidão. É importante também, caso as recepcionistas não deem conta da demanda de ligações, contratar alguém apenas para atender ao telefone. Assim também não atrasa no atendimento presencial.

3. Não retornar ligações

Muitas vezes os pacientes ligam para a clínica a fim de buscar informações precisas que podem ser resolvidas apenas pelo médico. Se o médico no momento estiver ocupado e a recepcionista dizer que liga depois, ela deve ligar. Os pacientes se sentem desconfortáveis em ter que ligar várias vezes para a clínica.

4. A negligência na recepção

O paciente ser tratado com descaso pelo recepcionista é um fator extremamente prejudicial para o seu consultório. Esses funcionários precisam realizar um bom atendimento como, por exemplo, dar atenção ao paciente, agir com simpatia e demonstrarem interesse em resolver possíveis problemas.

O desleixo para com o paciente pode deixá-lo desconfortável. A recepcionista deve estar preparada para receber bem o cliente desde o início até o final da consulta para evitar que ele faça uma avaliação negativa do local.

5. A falta de comunicação entre médico e recepcionista

A comunicação entre a recepcionista e o médico devem ser frequentes. Ela precisa repassar todos os recados e informes que aconteceram na clínica durante a ausência do médico. Caso não haja esses informes pode levar a clínica a uma desorganização que podem atingir clientes e como consequência deixá-los insatisfeitos.

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