Conheça este conceito, saiba como administrá-lo e veja de que maneira a tecnologia pode contribuir
Você sabe qual a capacidade mínima e a capacidade máxima de atendimento de pacientes em sua clínica ou consultório médico? Se essa informação é negligenciada, entenda que o padrão de qualidade no atendimento pode estar comprometido e você pode acabar perdendo pacientes.
Afinal, a disponibilidade para o atendimento e o nível desse refletem diretamente na percepção do paciente sobre o consultório. Por isso, é tão importante pensar no fluxo de pacientes, de modo melhorar a produtividade e gerar satisfação tanto em quem já foi atendido quanto em quem aguarda a sua vez no agendamento.
O que é fluxo do paciente
O fluxo do paciente é a definição para o modo como ele será atendido e encaminhado em um consultório ou clínica, a partir do momento em que dá entrada no local. Trata-se de um indicador crítico do gerenciamento de processos e precisa ser observado e avaliado com bastante atenção.
Faz parte desse fluxo os recursos físicos, os sistemas necessários para a jornada dos pacientes e os cuidados médicos. Destacamos que isso ocorre até a hora em que é anunciada a alta médica.
Por que acompanhar o fluxo de paciente
As clínicas e consultórios enfrentam problemas de gerenciamento de demandas por atendimento, pois se deparam com a necessidade de investir na adaptação de suas estruturas físicas a fim de suportar o volume de atendimento.
Por isso, quando, mais do que investimento em estrutura física, o consultório aprimora seus processos de atendimento, o fluxo do paciente também é estimulado. Ele se torna mais rápido e prático para agendar, consultar, examinar, acompanhar e reagendar.
Um fluxo do paciente bem gerenciado também oferece mais segurança ao paciente, além de taxas mais altas de sucesso nos tratamentos.
No entanto, para viabilizar essa otimização, faz-se necessário combinar estrategicamente os recursos disponíveis e o modo de utilizá-los. Dessa maneira, evita-se problemas como a superlotação no consultório, os encaminhamentos incorretos para outras especialidades ou a falta de atendimento.
Ao gerenciar o fluxo do paciente, você garante que todos serão atendidos da maneira correta. Também permite que não ocorra problemas nas informações que serão disponibilizadas para outros profissionais do corpo clínico, pois há capacidade para lidar com a grande quantidade de dados.
É esse conjunto de melhorias que possibilita melhorar a experiência dos pacientes!
As sazonalidades não podem ser ignoradas
Outro ponto importante para o bom gerenciamento do fluxo do paciente é a compreensão acerca das sazonalidades que existem.
A mesma estrutura deve ser capaz de suportar os altos e baixos na demanda por atendimento. E as variações podem acontecer em diferentes períodos, como meses, bimestres, semestres e até dentro de um mesmo dia. Eventualidades, como acidentes, também causam mudanças no fluxo de pacientes em clínicas.
Há períodos do ano, como o verão, em que há maior incidência de doenças específicas como dengue. Já no inverno, o volume por atendimento é maior para casos de viroses.
Surtos de patologias deixam as clínicas e consultórios em alerta, pois, trata-se de uma intercorrência no meio do volume de atendimento recorrente. E quando essas situações são previstas no quadro de atendimento, torna-se possível gerenciar corretamente o processo de agendamento de consultas e retornos.
Vale destacar que as sazonalidades não são as mesmas em todos os lugares. Há cidades que recebem muitos visitantes nos períodos de férias, enquanto outras costumam ficar mais vazias.
Essas informações são muito importantes, pois ajudam a viabilizar e otimizar o planejamento — evitando desperdícios de recursos financeiros e humanos.
A tecnologia é essencial nesse gerenciamento
Independentemente de você ter um consultório ou clínica médica, a tecnologia pode ajudá-lo em todos os sentidos.
Veja como:
Agendamento de consultas
A eficiência no agendamento de consultas é importantíssima para atrair e fidelizar pacientes.
Imagine aquela pessoa que passa o dia trabalhando, sem poder mexer no smartphone. Ela enfrenta dificuldades para agendar consultas, pois muitos consultórios e clínicas funcionam em horário comercial.
No entanto, o agendamento on-line de consultas permite que o paciente seja mais independente. Em vez de falar com a secretária, ele pode acessar os horários disponíveis e escolher — durante o horário comercial ou fora dele — aquele que for melhor, de acordo com a disponibilidade existente.
Gestão do tempo
O tempo é um dos principais recursos no que se refere ao atendimento em saúde. A demora pode representar a diferença entre a solução e a piora do estado do paciente.
A importância da gestão do tempo nos mostra como ele precisa ser continuamente diminuído, principalmente em hospitais.
É esse ponto que a tecnologia se revela extremamente útil, pois desburocratiza o preenchimento e a identificação de fichas.
Uma das suas principais ferramentas é o Prontuário Eletrônico, que centraliza os dados cadastrais e clínicos dos pacientes em uma rede única. Garante ainda rápida obtenção das informações, agilizando ainda mais o atendimento.
Gestão administrativa
Muitos processos que fazem parte do fluxo do paciente são administrativos. Eles dizem respeito à quantidade de recursos — físicos, humanos e financeiros —, estado deles, estoque de material, escala de profissionais e fatores que influenciam positiva ou negativamente, como as finanças.
A tecnologia contribui com sistemas de gestão que simplificam muitas tarefas e até automatizam algumas. Por meio dela, diminui-se a quantidade de erros causados por falha humana e aumenta a eficiência dos processos.
Outro aspecto é a economia de recursos como utilização de papel e tinta para impressão.
O uso de um bom sistema de gestão facilita a administração do consultório ou clínica, pois centraliza as informações e facilita o acesso a elas. Torna-se mais fácil até controlar as finanças!
Para otimizar o fluxo do paciente, você precisa conhecer a capacidade de atendimento da sua instituição. Além disso, deve conhecer a demanda e as sazonalidades existentes. Essas informações mudam constantemente, portanto, é importante mantê-las sempre atualizadas.
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