Prontuário eletrônico: aspectos legais e situação atual

Muito se tem falado sobre o prontuário eletrônico nos últimos tempos, por conta da aprovação da telemedicina, em caráter emergencial, graças à pandemia do novo coronavírus.

A discussão acerca da ferramenta, no entanto, é bem anterior ao momento presente. Nos Estados Unidos, por exemplo, há um incentivo financeiro para os médicos e estabelecimentos que adotam a ferramenta.

O motivo principal é simples: se há um cadastro de saúde de toda a população, é mais fácil acessar os registros de alguém quando essa pessoa vai se consultar ou em casos de emergência médica.

No Brasil, embora não haja incentivo financeiro por parte do governo federal, os dados mostram que a tecnologia já está tomando conta dos consultórios. Uma pesquisa feita pelo Comitê Gestor da internet no Brasil indica que 74% das clínicas já utiliza algum sistema eletrônico para guardar dados dos pacientes.

Neste post, falaremos um pouco mais sobre a legislação referente ao prontuário eletrônico em terras brasileiras, além de apresentarmos algumas vantagens da utilização dessa ferramenta. Ficou curioso? Prossiga com a leitura.

Prontuário eletrônico no Brasil e sua legalidade

Sim, a regulamentação do prontuário eletrônico em terras brasileiras foi implementada em meados de 2002, a partir de uma resolução emitida pelo Conselho Federal de Medicina (CFM). A resolução nº1821, de 2007, que revogou a inicial, dispõe das normas técnicas necessárias ao processo de digitalização e uso de sistemas informativos para a guarda e manuseio de prontuários.

Entre as normas postuladas na resolução estão:

• o médico tem o dever de elaborar um prontuário para cada paciente;
• apenas o Conselho Federal de Medicina poderá certificar os médicos do Brasil. Além disso, apenas ele poderá distribuir o CRM-Digital aos profissionais que desejam fazer e ter acesso a prontuários digitais;
• o prontuário do paciente, em qualquer meio de armazenamento, ainda é propriedade da instituição que prestou serviços de assistência. Por isso, é dever da unidade de saúde guardá-lo e mantê-lo seguro;
• os dados pertencem ao paciente, portanto, não podem ser divulgados sem a sua autorização (ou a de seu responsável, caso se aplique) ou por dever legal;
• o paciente deve receber cópias autênticas do prontuário caso deseje, sempre que precisar (uma vez que os dados a ele pertencem, como já comentamos);
• o sigilo profissional, que visa preservar a privacidade do paciente, está sujeito às normas estabelecidas na legislação e no Código de Ética Médica, independente do meio utilizado para armazenar o seu prontuário.

Normas para digitalização de documentos

Para que os médicos possam utilizar o prontuário eletrônico, os documentos originais devem, primeiro, ser digitalizados. 

Ainda na resolução de 2007, o CFM postula que os métodos de digitalização devem preservar todas as informações existentes nos documentos originais. Para além disso, os arquivos digitais advindos da digitalização de prontuários físicos precisam: 

• ser controlados obrigatoriamente por sistemas com capacidade de utilizar base de dados adequada para o armazenamento dos arquivos digitalizados;
• ter um método de indexação organizado, que permita à equipe fazer buscas rápidas entre os prontuários cadastrados e identificar pacientes com facilidade;
• ter nível de garantia de segurança 2 (NGS2), como estabelecido no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde.

Garantia de segurança 2: entenda o que isso significa

O nível de garantia de segurança 2 (também chamado de NGS2) exige o uso de assinatura ou CRM digital certificada. 

De acordo com a resolução do CFM, os dados só podem ser mantidos em formato digital exclusivo, ou seja, sem a presença de uma cópia física do prontuário — quando forem assinados digitalmente.

Em outro momento, isso seria um problema. Felizmente, com o desenvolvimento da tecnologia, existem diversos aplicativos e programas que permitem ao usuário assinar, de seu smartphone ou computador, documentos em PDF. 

Conheça outros benefícios dos prontuários eletrônicos

Como já comentamos, o prontuário eletrônico é excelente para permitir que diferentes médicos, em momentos distintos, consigam acessar o histórico de um paciente. Assim, eles podem saber quais foram os medicamentos aplicados, os exames feitos, relatos de alergias, entre outras coisas.

No entanto, essa não é a única vantagem desse tipo de ferramenta, uma vez que ela normalmente está associada a outros sistemas de gerenciamento de consultas.

Otimização do tempo de consulta e do agendamento

Não se trata, é claro, de diminuir o tempo de consulta ou adiantar diagnósticos para acumular pacientes. Na realidade, o prontuário eletrônico permite que o médico consiga visualizar, logo no início do atendimento, detalhes que fazem diferença.

Da mesma forma, ter os dados de um determinado paciente facilita na hora de marcar um retorno, reagendar consultas e até para fazer o acompanhamento pós-consulta (ou fora do consultório, para casos específicos).

Ainda, há softwares médicos que permitem, no ato do agendamento da consulta, que o secretário ou o próprio especialista — caso atenda só ou à distância, como tem acontecido bastante — agendem alertas de confirmação de consulta por SMS, WhatsApp e similares.

Trata-se, portanto, de uma forma de manter o paciente sempre por perto, garantindo que ele se sinta acompanhado e respeitado.

Ferramenta de marketing digital

Ter presença na internet é fundamental, como bem sabemos. Antes da quarentena, dezenas de profissionais já buscavam maneiras de figurar entre os primeiros resultados do Google ou de conquistar centenas de seguidores nas redes sociais.

Agora, com o isolamento social e a regularização da telemedicina, torna-se necessário pensar em duas coisas: primeiro, o perfil do paciente que você deseja atender e, segundo, o tipo de conteúdo que pode atraí-lo e fazer com que ele perceba que você pode auxiliá-lo.

Portanto, ter um registro de todos os pacientes que passaram por seu consultório ajuda a enriquecer a sua estratégia de marketing de conteúdo. A partir da observação do perfil socioeconômico, do gênero predominante entre os pacientes e até das queixas, é possível ter uma boa ideia do perfil do paciente “ideal” do seu consultório.

Por fim, com isso em mãos, você pode pensar em conteúdos relevantes, voltados para a prevenção de doenças, reconhecimento de sintomas e melhoria da qualidade de vida em geral.

Como vimos, tudo isso pode ser conquistado por meio da atitude de “abraçar” a tecnologia e o que vem com ela. Ainda, que o prontuário eletrônico, se aliado a um software médico seguro, é capaz de revolucionar a sua prática profissional.