Prontuário Eletrônico: Como Escolher o Seu?

A evolução tecnológica permitiu a criação de diversas soluções inteligentes para inúmeras atividades profissionais. Na medicina, esta inovação chama-se prontuário eletrônico. Contudo, em razão da grande oferta, é necessário tomar alguns cuidados antes de escolher o seu.

Quer saber que cuidados são esses? Então, continue lendo este post. Certamente, ao final do texto você estará pronto para adquirir a ferramenta que mais atende às suas necessidades.

O que é o prontuário eletrônico?

Trata-se de uma importante ferramenta que proporciona ao profissional de saúde e a seus funcionários a centralização de informações e a integração entre diferentes tipos de recursos, tais como:

• agendamento online;
• envio de lembretes;
• controle financeiro;
• prescrição digital.

Antes do advento desta tecnologia, todas as informações dos pacientes eram registradas em prontuários médicos de papel. Para que esse volume de dados fosse armazenado, era preciso dispor de espaço físico na clínica.

Agora, com o surgimento dos prontuários eletrônicos, não se faz mais necessária a compra de móveis para arquivamento, papel, suprimentos de impressão, além da forte segurança que a maioria destes sistemas oferece.

Outro problema que os pacientes costumam enfrentar é a dificuldade de entender as receitas que, na maioria das vezes, são escritas de forma ilegível, causando confusão até para o farmacêutico. 

Com a implementação de um sistema de prontuário, esse transtorno é eliminado, pois existem modelos prontos de receituários e a prescrição de medicamentos é feita em ambiente digital, sem a necessidade até de impressão, pois podem ser enviadas por e-mail ou por Whatsapp.

Portanto, agora que você já conhece um pouco mais sobre o prontuário eletrônico e, talvez, tenha ficado interessado na aquisição, é importante saber como escolher aquele que mais se adapta à rotina do seu consultório.

Como escolher o melhor prontuário eletrônico para você?

Antes de se decidir por um software médico, existem alguns pontos que precisam ser levados em consideração. Isso porque são funcionalidades e requisitos imprescindíveis para que, de fato, a ferramenta aperfeiçoe a gestão do seu consultório.

Então, para que o prontuário eletrônico seja um aliado na otimização do seu tempo, verifique se ele cumpre os requisitos e se oferece os recursos informados abaixo.

Segurança

Geralmente, quando falamos de sistemas informatizados, a dúvida mais recorrente é sobre o nível de segurança que eles oferecem. Neste sentido, é importante buscar informações com o fornecedor sobre como eles lidam com o tema.

Existem normas técnicas elaboradas por órgãos reguladores, como o Conselho Federal de Medicina (CFM) e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), que estabelecem critérios de proteção de dados que devem ser cumpridos por estas ferramentas.

Assim, caso o fornecedor não atenda à regulamentação, você já tem um indício de que esta pode não ser a melhor escolha. Outro ponto importante é o armazenamento destas informações.

Ainda, nos sistemas mais seguros do mercado, os prontuários eletrônicos são armazenados em nuvem e os dados são hospedados em servidores. Então, é importante verificar qual é a empresa que presta esse serviço. Atualmente, um dos mais seguros é o Amazon AWS. 

Além disso, diferentemente das ferramentas que salvam as informações no próprio computador onde estão instaladas, a guarda em servidores certificados oferece a criptografia dos dados, tornando-os mais seguros e à prova de ataques cibernéticos.

Por último, você deve questionar o fornecedor sobre a rotina de backups e o recurso de restrição de acesso que ele oferece. Quando falamos de backup estamos falando do salvamento automático das informações, de modo que sejam facilmente recuperadas.

Neste sentido, as melhores ferramentas realizam rotinas diárias de backup, que garante um risco mínimo na perda de dados. 

Já a restrição de acesso diz respeito ao uso de login e senha no sistema. Assim, o gestor limita a utilização do prontuário de acordo com cada atividade exercida no consultório. Além de evitar o uso indevido, este recurso permite que os movimentos do usuário sejam monitorados.

Cases de sucesso

Na maioria das vezes, a decisão por uma compra é baseada na indicação de uma pessoa próxima ou na opinião de quem já experimentou aquele produto ou serviço. Na hora de escolher o melhor prontuário eletrônico, não pode ser diferente.

Afinal, qual a melhor forma de ter a garantia sobre a qualidade de algo que ainda não experimentamos? Por isso, uma das etapas dessa tomada de decisão é: procure por cases de sucesso de outros médicos que já utilizaram a ferramenta.

Geralmente, o próprio fornecedor disponibiliza esses feedbacks na página de venda do produto. Por isso, desconfie de empresas que ocultam as avaliações dos usuários.

Além do mais, conhecer os cases de sucesso nos permite verificar se os resultados alcançados por quem já utilizou a ferramenta são aqueles que esperamos obter.

Facilidade de uso

Na era digital em que vivemos, existe um termo que é requisito obrigatório em qualquer nova tecnologia: usabilidade. Quando falamos de usabilidade estamos falando sobre facilidade de uso de um sistema, aplicativo, site, entre outros.

Assim, uma boa forma de confirmar se aquele produto é intuitivo e amigável ao usuário, é verificando a quantidade de campos para preencher e de cliques que são necessários dar para concluir uma ação, como por exemplo, o cadastro de pacientes.

Ainda, um sistema que demanda vários cliques e que possui muitas páginas são menos práticos e exigem um tempo maior para a realização de processos. Em consequência disso, o tão desejado aumento de produtividade pode não ser alcançado.

Outra dica importante: menus de prontuários eletrônicos com muitos ícones demandam 40% de tempo a mais para preenchimento. Por isso, prefira ferramentas que tenham menus reduzidos.

Ademais, o tempo de aprendizagem também deve ser considerado. Então, busque por aqueles que são de utilização intuitiva, que oferecem treinamentos online e/ou presencial para a equipe e que disponibilizem um bom suporte técnico.

Integração

Quando um sistema permite que todas os dados sejam integrados, o usuário aumenta a sua produtividade, reduz as chances de erro em preencher uma informação errada e torna o atendimento do paciente mais assertivo.

Nas melhores ferramentas do mercado, o agendamento de consultas é integrado com o cadastro do paciente, o que possibilita o envio automatizado de lembretes.

Além disso, ferramentas integradas permitem ao profissional de saúde conhecer o perfil do seu cliente e, a partir dessa informação, oferece a elaboração de estratégias de marketing eficientes.

Ademais, um recurso que deve ser oferecido é o armazenamento de exames e outros documentos do paciente que foram digitalizados. Dessa forma, todo o histórico de saúde fica centralizado em um único lugar.

Teste gratuito por 7 dias do prontuário eletrônico

Alguns dos requisitos já citados só podem ser verificados a partir da sua utilização do sistema de prontuário. Por isso, é fundamental que a empresa disponibilize um teste do software para você. Não se preocupe, essa é uma prática comum do mercado.

Afinal, se o produto que o fornecedor oferece é bom, por que não permitir que o cliente o experimente antes da compra? Neste sentido, se não existir a possibilidade de teste, de preferência por aqueles que te deram essa opção. É mais inteligente entender o produto e saber se ele é adequado às suas demandas antes de fechar o contrato.

Pronto! Agora você já sabe tudo o que precisa para escolher um sistema de prontuário eletrônico que se encaixe perfeitamente na rotina do seu consultório, trazendo aumento da produtividade, crescimento nos lucros e redução das despesas.

Continue navegando pelo nosso blog e saiba mais sobre esses e outros assuntos importantes para o seu consultório.