Como ter a melhor equipe de recepção no meu consultório médico

Uma equipe bem treinada é tudo que os consultórios desejam. A recepção deve abrigar uma equipe especializada, pois é a primeira a ter contato com os pacientes. Portanto, para manter a empresa com uma boa imagem e conquistar os clientes, uma recepcionista deve ser experiente e estar envolvida com as metas da empresa.

Um dos erros mais comuns das clínicas médicas é focar apenas em um aspecto do serviço. Por exemplo, na capacitação ou no preço. Para garantir sucesso duradouro, o proprietário deve ter uma abordagem estrutural. Conheça algumas dicas para você ter o quadro de funcionários mais adequado ao seu negócio.

Como ter a melhor equipe

Conheça seu público

Poucos profissionais pensam no público na hora de montar uma equipe de recepção. Normalmente, acreditam que contratar uma recepcionista simpática é o que basta. Na verdade, quanto mais informações você tem sobre os pacientes, mais fácil será contar com funcionários adequados. Isso porque você entenderá as necessidades específicas dos clientes e então saberá como orientar a organização da clínica.

Ainda que você tenha funcionários capacitados, é você quem indicará o caminho a ser seguido. E, por causa disso, deverá integrar todas as partes do negócio. Além de ajudar você a direcionar sua equipe rumo ao atendimento mais especializado possível, o conhecimento do público colabora enormemente com o marketing.

Entreviste corretamente

Na hora de conhecer as candidatas ao cargo de recepcionista, saiba fazer as perguntas certas. Questionamentos como “os pontos fortes e fracos” são batidos, e as aspirantes à vaga costumam vir com respostas prontas. As “receitas” para entrevistas estão ao alcance de todos e, por isso, cada dia é mais difícil fazer opção pelos candidatos certos.

Outro problema comum é a valorização exacerbada de títulos. Atualmente, há uma indústria de diplomas e certificados que, a depender do cargo, não agrega em nada. Faça perguntas específicas sobre seu negócio, objetivando obter respostas adequadas ao objetivo da sua clínica de um modo geral. Elaborar um questionário personalizado para recepcionista dará muito mais resultado do que seguir um livro de regras.

Invista em capacitação

O padrão de atendimento da equipe deve ser elevado, condizendo não só com o perfil do seu paciente como também com os códigos éticos da profissão. Respeito, paciência e empatia são características fundamentais de uma recepcionista. O seu cliente deve se sentir confortável, como se estivesse em um ambiente familiar.

Por isso, invista em capacitação dos seus funcionários, mesmo que eles já tenham experiência na área. Cursos e programas de treinamento são importantes para eles estarem a par do que é melhor na sua área. A equipe bem capacitada oferece um retorno importante para a empresa, pois estará alinhada à primeira imagem que o paciente faz dela.

Auxilie a recepcionista

Mesmo existindo conhecimento especializado em recepção, o serviço deve estar alinhado com os princípios do seu consultório. Portanto, esteja sempre pronto para auxiliar sua equipe. Ajude-a no que for necessário, mesmo quando se tratar de um trabalho exclusivo dela. A melhor equipe de recepção depende de você. E o chefe, nesse caso, também precisa ser atencioso, dedicado, tolerante e respeitoso.

Manter os funcionários confortáveis faz com que eles saibam manter os clientes confortáveis. Trate a recepcionista com educação e sem arrogância, pois a imagem de uma empresa fica danificada se um funcionário é maltratado na frente de um paciente.

Ambiente

O ambiente é uma parte importante na recepção, e não só para o cliente. Ainda que você precise pensar no paciente, é importante imaginar que eles estarão ali durante pouco tempo. No entanto, sua equipe estará presente no local durante muitas horas por dia. Como são seres humanos, a técnica e a experiência não valerão se o ambiente não colaborar.

Também será útil…

Além da equipe, invista na recepção como um todo. A limpeza e a organização, por exemplo, são fundamentais. Oferecer café, suco ou chá com bolachas também é importante para influenciar positivamente o cliente. Manter uma máquina com água morna e gelada também ajuda a deixar o cliente confortável.

Os móveis devem ser bem pensados e as cadeiras precisam ser confortáveis. A decoração e a disposição dos móveis também são importantes para o bem-estar da clientela. Uma boa maneira de saber se a recepção é adequada é pensar como o cliente.

Conclusão

A capacitação costuma ser o ponto principal do investimento dos donos de negócio. Mas isso é apenas uma parte do processo. É preciso deixar os trabalhadores confortáveis no seu ambiente, para se mobilizarem a colaborar com o crescimento da empresa. Além disso, o próprio proprietário deve compreender a importância da recepção e auxiliar seus funcionários.

Invista também em outros aspectos da recepção, como móveis, decoração e até mesmo em máquinas de bebidas. Essa é a maneira mais simples de unir o serviço de recepcionista com a estrutura do negócio, para assim conquistar clientes.

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