Todas as dicas de problemas no consultório, para o sucesso do seu consultório - Blog iMedicina

Algumas dúvidas são comuns quando falamos sobre o tema "prontuário eletrônico". Em torno desse assunto, existem muitos mitos por aí, e isso acaba nos atrapalhando e fazendo com que muita gente tome decisões equivocadas. Nesse artigo, ao invés de te convencer a ir para o iMedicina, quero te explicar o porquê de exatamente termos resolvido desenvolver o sistema (e quais problemas e premissas nos fundamentaram nesse desenvolvimento, bem como o que é mito e o que é verdade em tudo isso). Assim, vou acabar falando sobre as principais dúvidas de médicos acerca de prontuários eletrônicos e explicar os mitos e as verdades por trás do assunto. Problema 1: Prontuário como mera ferramenta de registro de dados clínicos Antigamente, quando comecei a atender em consultório, tínhamos muitas opções de softwares de prontuário médico. A maioria delas, instaladas na máquina. Isso é extremamente problemático pois o futuro é a nuvem. A computação em nuvem mudou diversas indústrias e só quem não conhece o assunto pode achar que ferramentas instaladas são a melhor opção a longo prazo. Das poucas soluções em nuvem que tínhamos disponíveis no mercado brasileiro, nenhuma delas era um software "all-in-one" para o consultório médico. Entretanto, nos EUA, na época, já existia uma única ferramenta similar ao iMedicina, que seguia a lógica All-in-one (Kareo.com). Ela resolvia os seguintes problemas: agendamento gestão básica prontuário eletrônico marketing relacionamento Era a solução que eu queria para o meu consultório. Uma plataforma para atender melhor meus pacientes e registrar os dados de cadastro e prontuário, em que eu pudesse fazer consultas rápidas de onde quer que eu estivesse, e que também funcionasse como o "coração das estratégias" do consultório. O coração das estratégias Como "coração das estratégias", quero dizer especificamente o seguinte: queria que a minha base de pacientes cadastrada no sistema ficasse "viva", para que eu a levasse comigo para sempre e, assim, pudesse me comunicar com eles e monitorar quem eram os pacientes que estavam em dia e quais estavam com retornos e necessidades atrasadas. Foi com essa lógica que criamos o iMedicina: acreditamos que cada prontuário inserido ali é um paciente único, que deve ser avisado de suas consultas e rotinas, que gera indicações para o consultório e receita para o médico. Você não deve se limitar ao registro de dados Portanto, o primeiro problema de um prontuário eletrônico é quando ele é usado meramente para registro de dados. Nesse caso, por que não usar o Word? Alguns diriam "segurança" ou "validade jurídica". Mas isso é errado. Basta salvar o documento como PDF (logo, ele não pode ser alterado) e salvar em um pendrive. Se você quiser ainda mais segurança, assine digitalmente (qualquer software como o Acrobat Reader faz isso). Se quiser entender tudo sobre a segurança de dados em saúde, veja esse artigo aqui. Mas, se você fizer isso, vai ter um consultório que não tem processos bem estruturados e que mantém o nível de qualidade de atendimento sempre em foco. O software de agenda e prontuário te traz estatísticas e te dá agilidade, além de muita organização. Por outro lado, se escolhe um sistema apenas com base nisso, perde a oportunidade de otimizar seu fluxo de atendimento e melhorar a experiência do paciente. Isso posto, vamos para o problema 2. Problema 2: Ações de marketing e relacionamento em outros softwares Na época que mencionei anteriormente, a solução que encontrei depois de conversar com dezenas de especialistas e consultores, era a de usar um software de marketing separado e um software de CRM (relacionamento com a base de pacientes). Imagine a complexidade: 3 sistemas para operar um consultório? Eu tinha certeza que não usaria os 3. Eu tinha certeza também que seria muito difícil treinar os funcionários do consultório para ter eficiência em 3 sistemas ao mesmo tempo. Essa não era uma solução. Tudo deve estar em um só sistema Assim sendo, usamos a lógica de integrar marketing e relacionamento com o prontuário e agenda. Nada mais lógico. Ao invés de usar 3 sistemas diferentes, as ações de comunicação com o paciente e lembretes, bem como fluxos automáticos de encantamento de pós-consulta, seriam realizados dentro do mesmo software, com a facilidade de manter o médico nas ferramentas que ele mais usa (agenda e prontuário) e, o que fosse complementar, sendo disparadas ou automatizado a partir dali. No iMedicina, depois de um pequeno Briefing (um questionário sobre seu atendimento), montamos sua estrutura digital dentro da nossa plataforma (site, blog, automações para redes sociais, agendamento online, robôs que fazem gestão de seus anúncios, relatórios de acesso de seu site). Essa estrutura digital fica na mesma ferramenta que sua agenda. Isso permite que o paciente navegue em seu site e escolha um horário em sua agenda, por exemplo, sem gerar duplicidade e sem precisar da disponibilidade dos seus funcionários para isso. Quando você vai atender um paciente, pode simplesmente inserir uma #tag no final do atendimento (ali mesmo, na tela de atendimento), que dispara um fluxo que vai personalizar o pós-consulta do seu paciente. Veja alguns exemplos: a tag #melhorou pode ser usada para disparar um e-mail perguntando se o paciente melhorou da fase aguda de uma doença, 7 dias depois a tag #fimantibiotico10dias pode ser usada pra lembrar um paciente que o antibiótico deve ser encerrado 10 dias depois a tag #lembrete6meses pode ser usada para mandar um "oi, lembrei de você, como estão as coisas!?", meses depois de uma consulta Imagine a complexidade de mandar e-mails como esses, para TODOS OS SEUS PACIENTES, se não fosse de forma automática? De duas uma: ou você vai perder muito tempo com isso, ou não vai conseguir fazer. Problema 3: ausência de rotinas de segurança de dados de consultórios Quando conversamos com colegas médicos, a maior parte pensa em seus dados de consultório como "sua vida". E estão certos. Mas a maior parte não age de acordo com essa premissa. Quando usamos cópias locais (softwares instalados), o banco de dados está ali, naquela máquina, e é passível de corrompimento, a qualquer momento. Sendo assim, é mais fácil perdê-lo quando registrado de forma local do que por backups em nuvem, que são extremamente importantes para proteção contra eventos naturais. Redundância é algo muito importante. Na nuvem, os backups geralmente são feitos de forma incremental (no iMedicina, criamos backups de todos os dados do sistema 2x ao dia). Ainda, existem cópias paralelas dos dados em servidores com localização geográfica bem diferentes, evitando que incêndios ou desastres comprometam os dados. Por fim, usamos camadas de proteção absurdamente altas, quase invioláveis. O iMedicina está na Amazon e possui centenas de protocolos de segurança. A dificuldade de um Hacker acessar os dados é similar à que ele teria de acessar a NASA, por exemplo, que está nos mesmos servidores que usamos. É muito mais fácil, por outro, lado, invadir um computador pessoal e roubar um arquivo físico, instalado na máquina. Tudo o que o Hacker precisa é inserir um vírus no computador. Bem mais fácil do que invadir a Amazon, concorda? Logo, sistemas locais são muito mais vulneráveis. E cópias físicas também. Quando criamos o iMedicina, essa foi uma das lógicas: queríamos que os dados ficassem protegidos, enquanto em nossa posse. Isso nos leva ao próximo problema. Problema 4: softwares com backups em formatos que médicos não conseguem abrir Quando analiso alguns softwares, costumo me deparar com frases como "os dados são seus e não nossos". Mas, quando vou ver como fornecem o arquivo de backup, mandam em formatos de bancos de dados que um "médico normal" jamais conseguiria abrir sem a ação de um programador. Sempre achamos isso deselegante e beirando os limites éticos. Se o dado é do médico, que seja fornecido em formatos que ele consiga reutilizar. E assim fizemos: no iMedicina, nossas tabelas de banco de dados são extremamente simples, praticamente universais. Como não utilizamos a lógica de campos estruturados, para facilitar o preenchimento de dados, e como não temos o menor interesse em coletar dados de pacientes (inclusive, com a nova lei geral de proteção de dados, isso seria ilegal), o backup do iMedicina é entregue para o médico em formato de arquivo de excel. Um paciente por linha, com todos os dados de cadastro e anamnese. Qualquer programador consegue colocar em qualquer sistema, dali em diante. Problema 5: dificuldades na migração de dados, forçando médicos a ficarem presos em fornecedores Assim como nos preocupamos em fornecer dados adequados para os médicos que saem da nossa base de clientes, nos preocupamos em facilitar a vida de quem entra. Nossa ferramenta de importação de dados de backup é universal. Se você tem um arquivo .csv ou .xls com seus dados (todo sistema consegue exportar nesses formatos, com boa vontade), você conseguirá inserir seus dados no iMedicina, sem perda. Tudo isso para facilitar a interoperabilidade, afinal, os dados são, de fato, seus (rsrs). Use esse link para entender como funciona a migração de dados entre softwares de prontuário eletrônico. Problema 6: segurança jurídica dos dados A questão é bem simples aqui e muita gente deixa tudo complicado. Um documento só é válido quando ele não pode ser alterado e quando possui uma assinatura. Se ele é um documento físico, precisa ser assinado fisicamente. Se é um documento digital, precisa ser assinado digitalmente. Garantindo a validação de documentos digitais Existe uma sociedade que se chama SBIS (Sociedade Brasileira de Informática em Saúde). Ela não é uma entidade oficial. Inclusive, o CFM, no fim de 2018, emitiu uma nota oficial cancelando a parceria com a entidade. A SBIS possui uma certificação de softwares em saúde. No próprio site da instituição, no entanto, ela afirma, categoricamente, que a certificação NÃO É OBRIGATÓRIA. É uma mera "opinião" de alguém que entende do assunto. No entanto, quando analisamos as regras da certificação, percebemos que foi feita com base em softwares muito antigos e que possuem protocolos de segurança até muito mais simples do que os que usamos no iMedicina, e também exigem a não evolução do software para manutenção do selo. Pense só: um software consegue um selo para uma versão. Logo, se ele evolui e melhora, perde o selo, afinal, a SBIS não pode garantir um software que não foi homologado. Como o selo é cobrado (claro, não é mesmo?), as empresas que se certificam acabam não evoluindo seus softwares. Um software precisa de atualizações E essa é uma premissa com a qual não concordamos. O iMedicina lança atualizações do sistema a cada 2 semanas, para evoluirmos de acordo com as necessidades de nossos clientes. O que acontece, aqui, é uma simples questão de marketing: médicos que se convencem de que precisam de softwares ditos "certificados" acabam presos em sistemas que se forçam a não evoluir. No iMedicina, os documentos inseridos na linha do tempo de consultas não podem ser alterados. Eles são salvos, inclusive, como PDF. Se você não quer manter uma cópia física e assinada, basta assinar digitalmente, com ferramentas simples, como o Acrobat Reader e um token de assinatura digital (feito por alguma certificadora, como Caixa Econômica, Prodemge, Correios, etc). Problema 7: dificuldade de uso e complexidade de sistemas Um dos problemas menos comentados é esse, da complexidade do uso dos softwares médicos. Uma pesquisa recente mostrou que nos EUA, onde sistemas são obrigatórios, o médico já passa mais tempo na frente de computadores do que de pacientes. Isso é um absurdo. Quando vemos sistemas com vários campos na tela para serem preenchidos, como aqueles em que a anamnese é feita em vários "boxes" ou "abas" contendo as seções do procedimento, só conseguimos lembrar da seguinte estatística: 5 segundos é o tempo médio gasto com a simples seleção e troca de campos, com o mouse e teclado. No desenvolvimento do iMedicina, levamos em consideração todo o fluxo de atendimento e fizemos centenas de testes. Aumentamos campos, diminuímos, colocamos documentos (atestados, prescrições) em telas separadas, na mesma tela, do lado direito, do lado esquerdo… e chegamos ao formato que consumiu menos tempo de nossos profissionais. Basicamente, da tela de agenda do iMedicina até a tela de atendimento, temos apenas um clique. Modelos de anamnese O iMedicina pode salvar infinitos modelos de anamnese (aqueles mesmos que você deve ter no Word) que podem ser carregados com apenas um clique para o sistema, mudando apenas o que é exclusivo daquele paciente no momento do atendimento. Fizemos um estudo, em 2016, que mostrou que 95% dos médicos conseguem fazer atendimentos apenas com cliques e menos de 10 palavras digitadas por paciente em nosso sistema, tendo salvo apenas 20 modelos de anamnese. Veja o exemplo hipotético de modelos de anamnese de um oftalmologista: anamnese para miopia sem complicações anamnese para miopia com complicações anamnese para hipermetropia sem complicações anamnese para hipermetropia com complicações anamnese para astigmatismo sem complicações anamnese para astigmatismo com complicações anamnese para catarata - clínica anamnese para catarata - cirúrgica anamnese para pós-op catarata anamnese para suspeita de glaucoma anamnese para glaucoma não controlado anamnese para glaucoma controlado - rotina anamnese para uveíte anterior anamnese para uveíte posterior anamnese para estrabismo - infância anamnese para estrabismo - adulto anamnese para neuroftalmologia anamnese para plástica ocular anamnese para atendimento de urgência anamnese para baixa acuidade visual Consegue enxergar como esse profissional conseguiria atender a maior parte de seus pacientes partindo de modelos e com poucas alterações depois de ter feito os primeiros atendimentos de forma "bem feita"? Tags de identificação Você pode incluir nas anamneses, inclusive, suas #tags que disparam fluxos de informação para pacientes, para nunca se esquecer de inserí-los em comunicações de encantamento. Em uma anamnese de miopia, por exemplo, posso inserir uma tag #miopia que vai enviar um e-mail explicando para o paciente o que é a doença. Se vejo que aquele paciente não deveria receber o e-mail, bastaria deletar aquela tag do prontuário dele e pronto. Modelos de documentos A mesma lógica usamos para modelos de documentos (atestado, prescrições, etc, etc, etc). É possível deixar tudo pronto e acessar em uma só tela, todos os seus modelos. Ainda, criamos uma ferramenta de planilhas dentro do iMedicina, que permite que você tenha uma espécie de "excel" para cada um de seus pacientes. Você pode, por exemplo, criar uma planilha para salvar todos os exames complementares de pacientes específicos e ver em um só lugar essa evolução, ao invés de ficar procurando na linha do tempo em consultas anteriores. Ao fim do atendimento, para voltar à agenda, temos apenas 2 cliques: finalizar e confirmar. Fazemos isso pois é impossível alterar um dado inserido durante um atendimento no iMedicina. Logo, é importante essa etapa. Bem… foram esses os problemas que nos motivaram a fazer o iMedicina da forma que ele é hoje, e espero que você faça um teste e tire suas conclusões! Por aqui, você pode começar gratuitamente e avançar para outros planos apenas quando precisar. Migração de sua base não é um problema se você já usa outro sistema. Basta entrar em contato com a gente, por esse formulário aqui, que vamos te ajudar com isso. Se não usa, mais simples ainda: basta começar conosco! O iMedicina é um software que te ajuda a automatizar os processos mais importantes do seu consultório: marketing, agendamento, controle financeiro, gestão, prontuários, relacionamento com pacientes. Se quiser conhecer melhor como fazemos isso, veja esse link aqui. Faça um teste prático do iMedicina! Avance por aqui. E se quiser bater um papo com um consultor, sem compromisso, sobre como o iMedicina pode ajudar, no seu caso específico, preencha esse formulário que entraremos em contato!

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