Nem todo mundo gosta de lidar com números, não é mesmo? Mas gerir um consultório (que é uma empresa) requer atenção a eles, especialmente, quando se tratam de informações financeiras.
É válido mencionar, aliás, que manter as finanças em bom estado de saúde é um passo decisivo para uma clínica que deseja crescer. E aqui não existe milagre ou fórmula mágica! Para fazer isso é preciso atenção ao fluxo de caixa no consultório!
Nada de desespero: é natural que profissionais dos mais diversos segmentos talvez nem dominem esse assunto. Mas para mostrar que isso não é nenhum bicho de sete cabeças, nós preparamos esse conteúdo.
Muito mais que esclarecer o que é, vamos detalhar a importância do fluxo de caixa do consultório para quem deseja alçar voos maiores ou mesmo sair do aperto financeiro (uma anseio compartilhado por muitos, ainda mais em tempos de instabilidade econômica). Vamos lá?
O que é fluxo de caixa no consultório?
Trata-se de um poderoso (e simples) instrumento de controle que ajuda a informar a você, responsável pela clínica, toda movimentação de capital dentro do seu negócio. Descomplicando mais ainda: é uma maneira de controlar toda entrada e saída de recursos monetários em um período de tempo (pode ser diário, semanal…).
A partir dele, é possível dar aquela organizada nos gastos e recebimentos do consultório. O melhor de tudo é que um fluxo de caixa bem implementado fornece dados que ajudam você a tomar decisões sobre quando deve pôr o pé no freio e quando deve investir, por exemplo.
Vamos supor o seguinte: você está com caixa zerado, recebeu em um dia (pagamentos dos pacientes ou de planos de saúde) o valor de R$ 2.000. E no dia seguinte tem as despesas básicas a vencer (água e luz), por exemplo. Basta uma das despesas não estar listada que a saúde financeira de sua clínica pode começar a ficar comprometida.
Ter essas informações bem organizadas contribui para que você consiga ter um planejamento financeiro mais exato e evite misturar os custos da clínica com os seus particulares – infelizmente, uma atitude bem usual na hora de aperto, né?
Agora vamos além: o fluxo de caixa no consultório possibilita lançar previsões de pagamento de curtíssimo, curto, médio e longo prazos. Assim é possível colocar na previsão, por exemplo, o orçamento daquela reforma na recepção que você está querendo fazer há um tempão, mas nem sempre é possível. Para concretizar isso, basta traçar uma projeção de lucros e das despesas (mais uma possibilidade que se torna real a partir dessa organização).
Mas é claro que o fluxo de caixa não faz o dinheiro aparecer! Mas saber exatamente com o que se está gastando te faz ver com o que pode economizar, fica mais fácil tirar do campo das ideias aquilo que deseja para sua empresa.
Fluxo de caixa no consultório como seu aliado
Seguindo essa linha, para fazer acontecer é preciso ter como imperativo duas palavras mágicas: disciplina e regularidade. Como já mencionamos acima, dependendo de sua necessidade, você pode ter relatórios diários, semanais… Não há uma regra, não existe certo! Apenas fique atento ao seguinte: quanto maior o período, maior é a quantidade de informações que você deverá tratar, por isso fazer o fluxo de caixa semanal pode ser uma boa escolha.
Especialistas da área financeira recomendam que a projeção do fluxo de caixa no consultório deva ocorrer por um período mínimo de três meses. Essa antecedência permite controlar toda movimentação financeira.
Tendo em mãos todas as entradas (valores recebidos) e saídas (pagamentos realizados) é possível calcular o saldo (diferença entre os dois). Com isso, é possível ter um olhar mais estratégico para a gestão do consultório, como por exemplo:
- Avaliar a possibilidade de fazer investimentos;
- Reajustar o salário de funcionários de sua clínica;
- Estruturar a compra de equipamentos;
- Planejar expansão de suas operações.
E a lista pode ficar longa de possibilidades quando se estrutura o fluxo de caixa.
Como é feito o fluxo de caixa no consultório?
Normalmente, há clínicas que fazem em planilhas, mas o mais recomendado é a utilização de softwares de gestão especializados em consultórios. Eles simplificam a consolidação das informações, a partir dos dados que são colocados pelos funcionários de sua clínica. Com isso, você terá acesso a relatórios que vão te ajudar a tomar decisões melhores para o seu consultório.
Independente do formato, haverá três categorias estruturadas em seu fluxo de caixa:
1. Recebimento
Aqui você vai controlar os pagamentos feitos pelos pacientes, o valor recebido dos planos de saúde, o repasse de empresas de crédito, e as demais formas que você tiver. Lembre-se de incluir todas elas, mesmo o que é pago em dinheiro, boletos e outras formas de recebimento.
2. Pagamentos
Tenha muita atenção a esse item e não se deixe escapar nada. Lembre-se dos fornecedores, de eventuais parcelas de empréstimo para pagamento de maquinários, folha de pagamento, contador, impostos devidos e até as despesas de infraestrutura (aluguel, internet, luz, água e telefone, por exemplo). Não deixe de fora nem a assinatura das revistas da recepção.
3. Saldo
Esse valor é sinalizado a partir do fechamento do fluxo de caixa, normalmente, com a emissão de relatório. Independente da rotina que estabelecer, lembre-se de fazer uma análise mensal para ajudá-lo no planejamento de que falamos acima.
Quais passos eu preciso para implantar o fluxo de caixa no consultório?
Se você chegou até aqui, já deve estar bem decidido a fazer a implantação dessa rotina, certo? Vamos compartilhar algumas dicas que vão te ajudar nessa caminhada que, temos certeza, poderá contribuir para a melhoria da saúde financeira de sua clínica.
- Planejamento deve ser um mantra: não dá para falar em implantar essa organização sem recorrer ao planejamento. Esse controle é fundamental para que os gastos (do presente e do futuro) estejam muito bem alinhados e joguem a favor de você e não contra.
- Seja bem rigoroso no controle de pagamentos: é uma falha bem comum de quem começa e não segue adiante com o fluxo de caixa. Deixar de lado algumas informações podem maquiar o seu resultado e não ajudá-lo a ter um raio-x preciso de sua operação. Tudo deve ser calculado! Por isso, outro passo inicial é fazer um preciso levantamento.
- Considere imprevistos e uma margem de segurança: a sua caminhada de empreender em seu consultório já deve ter lhe mostrado a necessidade de incluir uma margem para os benditos imprevistos (seja para reparo de equipamentos que quebram e outras despesas que surgem de última hora). Ter uma margem de segurança pode te dar uma folga das preocupações.
Gostou dessas dicas? Se ficou com alguma dúvida, não deixe de sinalizar para a gente. Você pode deixar um comentário abaixo, combinado? Até o próximo post!
