Nos últimos anos surgiram diversas novas tecnologias que impactaram positivamente o setor de saúde. Uma delas é o software de gestão para clínicas que otimiza a gestão do negócio, trazendo agilidade e praticidade para o dia-a-dia.
Porém, diante das muitas opções, nem sempre é fácil escolher a ferramenta mais adequada. Por isso, preparamos este artigo para que você conheça os principais fatores a considerar antes de tomar a sua decisão.
1) Funcionalidades essenciais
Embora existam diferentes tipos de softwares de gestão para clínicas, nem sempre é fácil encontrar uma ferramenta que disponha das funcionalidades que são mais essenciais para os profissionais de saúde.
Por isso, antes de fazer sua escolha, analise quais são as suas necessidades e descubra quais recursos as atenderão. Assim, ao pesquisar por um sistema, você já saberá exatamente do que precisa.
Ademais, esteja atento as ofertas de softwares que possuem milhares de funcionalidades, pois o provável é que você não utilize a maior parte delas. Dentre os recursos que mais beneficiam a gestão das clínicas e consultórios, podemos citar:
- prontuário eletrônico;
- agendamento online;
- controle financeiro;
- agenda médica integrada;
- ferramenta de telemedicina;
- integração com bulários digitais;
- prescrição digital;
- envio automatizado de lembretes e e-mails.
2) Ser bem avaliado pelos usuários
Agora que você já sabe quais funcionalidades são essenciais em um software de gestão para clínicas, é importante que considere o grau de satisfação dos clientes desse fornecedor. Geralmente, o próprio site da empresa disponibiliza esse tipo de informação.
Porém, para ser mais assertivo na sua escolha, pesquise na internet por avaliações feitas por outros usuários. Quando uma empresa não presta bons serviços, são grandes as chances de encontrar reclamações em páginas dedicadas a este conteúdo.
Por fim, se o fornecedor estiver cadastrado no Google Meu Negócio, ao buscar pelo nome dele no Google, você também encontrará depoimentos e avaliações dos clientes. A mesma informação pode estar disponível nos perfis das redes sociais.
3) Fácil implementação
Embora as tecnologias tenham evoluído e se tornado cada vez mais fáceis de utilizar, nem sempre o processo de implementação ocorre de forma tranquila, principalmente se o seu consultório estiver migrando do analógico para o digital.
Desse modo, para evitar este tipo de situação, converse com o fornecedor e descubra como funciona o processo de implementação e se é possível torná-lo mais fácil. As grandes empresas costumam contar com um setor dedicado a este assunto.
Outrossim, a depender da forma como os seus colaboradores recebem essa digitalização dos processos, eles podem vir a boicotar a ferramenta. Por isso, é fundamental que você apresente os benefícios desta nova tecnologia, antes da sua implementação.
4) Personalização do software de gestão para clínicas
Apesar das ferramentas seguirem um padrão na sua estrutura e nos recursos que oferecem, cada consultório ou clínica tem suas particularidades e necessidades. Por isso, é fundamental que o software de gestão seja personalizável.
Isso significa oferecer uma configuração individualizada, estabelecendo parâmetros e indicadores que façam sentido para você e seus funcionários. De modo geral, essa personalização permite inserir ou remover campos do prontuário do paciente, alterar as fichas de anamnese, receituário e atestados, entre outros.
5) Atualizações periódicas do software de gestão para clínicas
As tecnologias estão sempre em constante evolução. Por isso, é muito comum que os programas e aplicativos estejam continuamente se atualizando, o que indica que estão acompanhando o desenvolvimento tecnológico.
Quando um software de gestão para clínicas não mantém uma periodicidade de atualizações, é provável que se torne obsoleto. Assim, verifique com o fornecedor a frequência dessas melhorias e, se possível descubra quantas atualizações foram feitas recentemente.
Contudo, também é importante conhecer quais tipos de correções foram feitas. Caso haja um grande número de atualizações relacionadas a falhas de segurança, por exemplo, pode indicar um problema do sistema.
Enfim, a depender das melhorias realizadas, as atualizações são sempre bem-vindas. Isso porque podem melhorar o desempenho da ferramenta, trazer novas funcionalidades, correções de leiaute, etc.
6) Disponibilidade
Dentre as opções disponíveis no mercado, os softwares médicos em nuvem são comprovadamente mais seguros. Isso porque as informações são armazenadas em servidores externos que ficam 24 horas online.
No entanto, para que se mantenham disponíveis, dependem de uma fonte de energia estável e de uma banda de internet e telefonia. Caso contrário, você pode ter que lidar com quedas de energia ou com a mensagem de “sistema fora do ar”.
Então, para evitar esse transtorno, pergunte ao fornecedor sobre a empresa responsável pelos servidores, procure saber mais sobre a infraestrutura disponível e descubra opiniões de especialistas no assunto.
7) Relatórios personalizados
Uma funcionalidade essencial em um software de gestão para clínicas é a criação de relatórios personalizados com diferentes indicadores. Isso porque são documentos que permitem avaliar de perto as finanças da empresa, o volume de atendimentos, o crescimento da base de pacientes, entre outros.
Assim, com base nessas informações, você terá a possibilidade de conhecer os pontos fracos e fortes da clínica e a necessidade de melhorias nos processos. Com isso, será possível desenvolver ações mais assertivas e ideais para cada tipo de situação.
8) Software de gestão para clínicas que seja seguro
Esse é o fator de maior importância na escolha de um bom software de gestão para clínicas. O sigilo das informações dos pacientes é resguardado pelo Código de Ética da profissão e pelas regulamentações do Conselho Federal de Medicina (CFM).
Dessa forma, a segurança dos dados deve ser o principal aspecto a ser considerado na sua pesquisa. Os sistemas em nuvem são mais seguros, pois, contam com protocolos que garantem um alto nível de proteção das informações.
Ainda, esses dados pessoais têm grande valor para os hackers e, por isso, são constantes alvos de ataques cibernéticos. Neste sentido, o fornecedor precisa oferecer todos os mecanismos possíveis para evitar esse perigo.
De modo geral, a segurança de um software de gestão é baseada em três aspectos: confidencialidade, integridade e disponibilidade. Então, opte por uma ferramenta que ofereça, pelo menos, criptografia dos dados, controle de acesso e rotina de backups.
9) Treinamento para os usuários
Ao implementar um sistema de gestão, o ideal é escolher um programa que seja de fácil utilização e rápido aprendizado. Assim, você e seus funcionários conseguirão usufruir de todos os recursos em um curto espaço de tempo.
Porém, mesmo nessas situações, é essencial que o fornecedor disponibilize treinamentos para acelerar a curva de aprendizagem. A melhor alternativa é que essa capacitação possa ser feita virtualmente e que seja dividida em módulos por área de atuação. Assim, você conseguirá envolver apenas os colaboradores dedicados ao tema em questão.
10) Suporte técnico
O último aspecto e não menos importante é a disponibilidade do suporte técnico. Essas ferramentas são suscetíveis a falhas e erros. Por isso, é de extrema importância contar com uma equipe preparada para resolver os problemas no momento em que ocorrem.
Assim, verifique com a empresa responsável a disponibilidade desses especialistas, a possibilidade do atendimento remoto e as alternativas de canais de comunicação para contato. Com isso, você terá tranquilidade para utilizar o sistema.
Como um software de gestão para clínicas impacta na administração do negócio?
O software de gestão para clínicas possibilita a digitalização de diferentes tarefas rotineiras, de modo que sejam executadas com maior assertividade e menor risco de erro humano. Com isso, você e sua equipe passam a contar com uma gestão otimizada e dispõem de mais tempo para dedicar aos pacientes.
Desse modo, escolher um bom sistema será de grande utilidade para o consultório. Isso porque, além de otimizar a gestão, você terá um acompanhamento mais próximo das suas finanças.
Ademais, essas ferramentas também contam com funcionalidades que melhoram o relacionamento pós-consulta, o agendamento de consultas, diminuem as despesas da clínica, reduzem o número de atrasos e faltas.
Por essas razões, dispor de um bom software de gestão para clínicas é fundamental para os profissionais de saúde que desejam otimizar sua rotina, atrair e fidelizar pacientes. Então, siga nossas orientações e tenha a certeza de escolher a ferramenta mais adequada.
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