As 10 maiores reclamações de profissionais da saúde sobre software médico

A grande promessa do software médico: um dia a dia mais prático e produtivo no consultório.

Para quem já usa software médico desde os primeiros atendimentos em clínicas e consultórios, pode ser que a frustração com essas grandes promessas tenha sido menor.

Mas para quem costumava usar papéis e acreditou que a informatização do consultório transformaria completamente a rotina do consultório… bom, pode ter sido bem frustrante…

Largue os papéis, informatize o consultório! Não fique para trás, avance e cresça com um software médico!

Ouvimos bastante tais conselhos e nos pegamos pensando: “será que vale mesmo à pena? Usar papéis não é lá muito prático, mas já estou acostumado com eles e indo muito bem, obrigado!”.

Mas não é bem assim. Mesmo estando convicto de que os papéis te atendem bem, você vê, de repente, todos os outros consultórios informatizados, centralizando toda a gestão e os atendimentos em computadores… e  você fica com aquela sensação de que está ficando para trás e, mesmo que não sinta, seus pacientes podem começar a perceber.

Em um consultório em que a gestão e os atendimentos ainda funcionam no papel, a consulta é um pouco mais demorada, a receita escrita à mão é mais difícil de ser compreendida, você tem que armazenar um grande número de fichas no seu consultório e a localização de uma delas cada vez que um paciente retorna ao seu consultório é complicada e demorada…

Existem, ainda, os consultórios que escolhem largar os papéis, mas não compram a solução de um software médico. Decidem usar ferramentas básicas de edição de texto e planilhas para registrar fichas e prontuários em seus computadores. Nem preciso falar a confusão que isso pode virar ao longo do tempo, não é? Sem falar no fato de que essa é uma opção nada segura para os dados e informações dos seus pacientes.

O terceiro e último caso é aquele profissional que já abriu o seu consultório ou começou a atender em uma clínica já com um software médico. Para ele, que não possui experiências anteriores com outros formatos de atendimento, não há como comparar. Então, pode ser que ele goste do software ou não. Mas não há como saber se sem ele, o atendimento seria mais prático.

A questão principal nas três situações é o fato de que, na maior parte das vezes, os profissionais da área da saúde não estão satisfeitos com seu software médico. Ou porque as expectativas eram altas demais ou porque pouca ou nenhuma diferença ele faz no dia a dia do consultório.

É bem frustrante chegar a conclusão de que você está pagando por uma solução em que você não consegue enxergar resultados.

Sabendo de todas essas situações que acabei de contar para você, eu quis descobrir as razões pelas quais os profissionais de saúde andam tão insatisfeitos com o software médico e resolvi investigar…

O começo de uma pesquisa

Foi então que eu resolvi promover uma pesquisa para descobrir de vez o que gera essa insatisfação generalizada nos profissionais da saúde que utilizam software médico.

E a minha surpresa foi enorme. Eu descobri que não eram um ou dois pontos negativos, mas inúmeras reclamações de vários profissionais da área da saúde sobre softwares médicos. O que eu aprendi com essa pesquisa foi que algumas promessas básicas que alguns softwares fazem não são atendidas, como praticidade, aumento da produtividade e otimização do tempo no consultório. E a frustração não poderia ser maior…

Depois dessa pesquisa, eu resolvi reunir aqui as 10 maiores reclamações de profissionais de saúde sobre software médico. É uma boa chance de descobrir se você se identifica com algumas dessas situações e começar a avaliar se vale à pena repensar a escolha que fez para o seu consultório.

Então, vamos à lista!

1) Software médico complexo e pouco intuitivo

Em primeiríssimo lugar, a reclamação que mais apareceu na pesquisa:

Meu software médico é difícil de usar e não é nada intuitivo.

Softwares extremamente complexos já quebram as primeiras grandes promessas da informatização: praticidade e agilidade. Quando largamos os papéis e adquirimos um software médico, as expectativas são enormes. Primeiro, queremos utilizá-lo o quanto antes: cadastrar pacientes, agendar consulta…

Quando damos de cara com um sistema em que não conseguimos identificar onde podemos executar essas ações… ah, a decepção começa aí. Se agendar um paciente é difícil, imagina na hora do atendimento?

Já ouvi reclamações de médicos que, mesmo depois de meses usando um determinado software médico, ainda demoravam muito para concluir ações básicas no sistema: cadastrar modelos de anamnese, atestado, finalizar o atendimento, etc.

Quando um software médico é intuitivo, o usuário não tem que pensar duas vezes antes de executar qualquer ação no sistema. Isso é importante, porque se perdemos tempo demais para encontrar onde está essa ou aquela funcionalidade no software, esse ou aquele botão de cadastro de convênio, nossa produtividade fica comprometida.

Quebrar a cabeça com o seu software na hora do atendimento não é nada bom para o relacionamento com aquele paciente que merecia atenção exclusiva. Por isso essa reclamação está entre as TOP 10 e é a mais recorrente entre todos os profissionais da área da saúde.

2) Telas poluídas e cheias de informações desnecessárias

Essa reclamação também foi muito recorrente entre os profissionais que utilizam software médico e está fortemente relacionada com o item anterior. Se as telas são extremamente cheias de informações, fica difícil encontrar aquelas que realmente te importam e fazem sentido para você.

As telas do sistema que você escolheu devem ser analisadas em todos os sentidos: as informações apresentadas nelas são diretas e concisas? São realmente importantes? Facilitam a sua visualização e a localização dos botões e recursos que você vai precisar com mais recorrência?

Se a resposta for não, o software médico te faz perder praticidade e agilidade, assim como no item acima.

3) Falta de suporte personalizado para cada dúvida específica

Essa reclamação também bateu recorde: foram vários os profissionais que reclamaram da falta de suporte por parte da empresa responsável pelo software médico. É claro que os problemas vão se acumulando: se o software não é tão intuitivo, possivelmente os usuários terão que recorrer mais vezes ao suporte da empresa para sanar dúvidas e resolver determinadas questões. E a empresa deve estar preparada para isso.

É frustrante quando você se depara com uma grande dúvida à respeito de alguma funcionalidade ou ação que precisa executar no software e, quando solicita o suporte, dá de cara com uma série de respostas prontas para perguntas padrão que talvez não tenham nada a ver com o seu problema.

O principal ponto negativo identificado pelos profissionais foi o da falta de atendimento personalizado, ou seja, um contato pessoal que vise ouvir e esclarecer a sua dúvida específica, analisando o seu caso e não te oferecendo respostas automáticas para perguntas padrão.

É importante verificar se o software médico que utilizamos possui um atendimento ao cliente que suporte as demandas específicas de cada usuário para que não percamos nenhum benefício por falta de entendimento do sistema.

4) Ausência de recurso que bloqueia horários na agenda

Agora vamos falar de uma reclamação um pouco mais pontual, mas que, surpreendentemente, causa insatisfação para alguns usuários de softwares médicos. Estamos falando da ausência da possibilidade de bloquear horários na agenda.

Pensa comigo: se é a sua secretária quem costuma agendar as suas consultas, o software médico deve ajudá-la a executar essa função da forma mais prática possível, evitando a ocorrência de erros.

Todos nós erramos e o erro é algo que, profissionais da saúde e empreendedores, devem estar acostumados a lidar. Porém, o software médico poderia ajudá-lo nesse sentido.

Se você verifica que de vez em quando alguns erros de marcação acontecem, seria bom se o seu software te permitisse bloquear os dias e horários em que você não quer atender ninguém. Bastaria selecionar isso na agenda e a sua secretária ficaria impossibilitada de marcar qualquer paciente nesse período.

Porque, mesmo que você a avise, pode ser que ela se esqueça. Ou marque no dia errado…

Esse recurso de bloqueio da agenda, apesar de básico, pode ajudá-lo a ter maior controle sobre a sua agenda e a melhorar a comunicação com a sua secretária.

5) Prontuários inflexíveis

No papel, eu escrevia do jeito que queria! Tinha liberdade e autonomia para realizar a anamnese da maneira que eu achava melhor.

Está aí outra grande reclamação. O software médico veio para facilitar muita coisa no consultório, mas dá uma raiva quando ele começa a ditar regras na sua maneira de atender o paciente! Como assim eu não posso escrever o que eu quiser? E se eu não quiser preencher esse campo?

Na ficha do paciente, por que eu sou obrigado a registrar o telefone celular do paciente? E se eu não quiser? Como eliminar a obrigatoriedade desses campos que eu não defini?

Está aí um grande problema. Alguns softwares são inflexíveis nesse ponto, o que acaba com a autonomia do profissional que tem que adaptar seu atendimento às exigências do software. Isso é extremamente frustrante e pode deixá-lo com a sensação de que está perdendo tempo preenchendo campos que considera inúteis ou que não fazem sentido para o seu consultório.

6) Agenda desorganizada e visualmente complexa

Queremos bater o olho na agenda para identificarmos de cara os compromissos do dia, da semana e do mês. Porém, a reclamação dos usuários é de que algumas agendas de software médico são extremamente confusas e visualmente complexas.

É preciso um pouco de esforço para entender as informações que estão na agenda e para descobrir os seus compromissos. Isso acontece muito em agendas que não disponibilizam tipos de visualizações diferentes: mensal, diária, semanal. Se esses períodos fossem mostrados simultaneamente, a apreensão dos compromissos ficaria mais completa e aprofundada.

Três perguntas devem ser rapidamente respondidas pela sua agenda assim que você a abre:

• Quais são os meus compromissos de hoje?
• Como está a minha semana? Está cheia?
• Meu mês está com buracos? Preciso de mais investimento em divulgação para aumentar os agendamentos no mês?

Essa apreensão tem que ser clara e rápida para não tomar demais o seu tempo. Por isso essa reclamação está nessa lista: agendas desorganizadas e visualmente complexas podem abusar da sua paciência no dia a dia.

7) Software médico sem possibilidade de personalização

Softwares médicos rígidos e engessados também são alvo das reclamações dos profissionais em clínicas e consultórios. A área da saúde é extremamente vasta e cheia de especialidades diferentes. Softwares médicos podem atender cardiologistas, administradores de clínicas, dentistas, nutrólogos, oftalmologistas, e por aí vai.

Cada uma dessas áreas possui especificidades diferentes e um software não pode enrijecer seus recursos: eles têm que ser adaptáveis a cada necessidade específica. Imagine se ele define apenas um tipo de anamnese para qualquer especialidade médica? Imagine ter que preencher campos que não fazem sentido nenhum para a sua área?

Software médico sem possibilidade de personalização em suas configurações pode acabar tomando mais o seu tempo do que você gostaria e isso, em longo prazo, causa grande impacto na produtividade do seu consultório.

8) Software médico sem modelos de anamnese/atestado/receitas prontos 

Outra reclamação que recebemos foi a de que, alguns softwares médicos, não disponibilizam modelos prontos no prontuário do paciente e nem há a possibilidade de criá-los e armazená-los. Dessa forma, o profissional tem que reescrever, em cada consulta, todas as informações que já costuma registrar. Essa repetição diária é bem inconveniente e cansativa.

Alguns modelos de anamnese ou de atestado e receitas são padrões para determinadas especialidades. Então, porque não deixar salvas essas estruturas tão recorrentemente usadas? Essa é a pergunta que gera a reclamação entre vários usuário: software médico que não automatiza ações repetidas, burocráticas e diárias, tomam o tempo do profissional de saúde e deixam a rotina mais complicada e menos produtiva.

9) Pouca ou nenhuma integração entre as ferramentas

Ninguém mais quer um sistema que não pense na sua gestão de forma integral. Uma agenda em que você só marca a consulta e fica por isso mesmo é praticamente inútil do ponto de vista da gestão do consultório. Nenhum recurso isolado fará realmente grande diferença para você. O segredo é a integração.

Essa reclamação que descobrimos com a pesquisa tem a ver com a falta de integração entre as ferramentas do software médico, a falta de uma lógica, uma linha que as ligue centralizando a gestão do seu consultório.

Se na agenda você marca os procedimentos e o tipo de consulta que um paciente terá, você concorda que essas informações já podem te dizer o valor desse atendimento? Então, por que não integrá-la ao controle financeiro do software médico?

A questão principal aqui é tentar economizar ações desnecessárias e otimizar o tempo da sua equipe: ao invés de ter que registrar todos os dias os valores das consultas no painel financeiro do software médico, isso pode ser feito automaticamente se ele está integrado à sua agenda e ao prontuário do paciente.

Parece bobagem, mas a conexão entre os recursos do software médico pode poupar muito tempo da sua equipe e pode te oferecer uma apreensão maior da saúde do seu consultório já que todas as áreas estão interligadas.

Todas as áreas da sua gestão interferem no todo do consultório: o marketing influencia o financeiro, a gestão dos funcionários influencia o atendimento, o relacionamento pós-consulta influencia o marketing e assim por diante.

10) Ausência de ferramentas que auxiliem a gestão estratégica do consultório: marketing, relacionamento, etc.

Por fim, uma reclamação que eu fiquei extremamente feliz por ter aparecido na pesquisa.

Eu fiquei feliz porque percebi que as nossas discussões vêm surtindo efeito e os profissionais da área da saúde estão ficando cada vez mais atentos a essa questão: o marketing do consultório.

Há algum tempo atrás, nenhum profissional de saúde acreditava precisar de marketing. E, até hoje, essa noção sem pé nem cabeça de que o consultório não é um empreendimento ainda circula no meio.

Queremos ser bons profissionais e oferecer um bom atendimento, mas precisamos ser vistos e o nosso consultório precisa ser encontrado, caso contrário, todos os planos que fizemos durante a faculdade não serão concretizados: tanto os nossos ideais à respeito da nossa profissão, quanto do ponto de vista financeiro.

Felizmente, essa atenção à estratégia de marketing do consultório ou da clínica começou a crescer entre os médicos. E os softwares médicos devem acompanhar essa tendência.

Por isso alguns usuários sentiram a falta de recursos que auxiliem a gestão estratégica do consultório em seus sistemas: uma ferramenta de marketing, por exemplo, que ajude na criação de um site ou blog do consultório.

Esses recursos são extremamente importantes para centralizar TODA a gestão do seu consultório em um só lugar: não só a agenda, o prontuário e o financeiro, mas também o marketing, a gestão de relacionamento com o paciente, etc.

E aí, o que achou da lista?

Essas foram as 10 reclamações mais recorrentes entre os usuários de software médico!

Você tem alguma reclamação a acrescentar nessa lista? Conta pra gente! Comente também se você se identifica com alguma dessas situações que conversamos hoje!

Pegando o embalo do assunto, queria mostrar para vocês alguns recursos disponíveis no software médico que podem ajudá-lo a sair de uma crise inesperada e como usá-los para ganhar estabilidade e segurança no consultório.

Escrevi esse artigo para te dar algumas dicas sobre gestão, marketing e relacionamento com o paciente em situações de crise. O melhor de tudo é que você pode executar cada uma dessas ações com a ajuda de um software médico. Veja como transformar qualquer crise em uma oportunidade de crescimento para o seu consultório!

Até mais!