4 dicas rápidas para “prever o futuro” das finanças do seu consultório

Até onde se sabe, ainda não foi inventada nenhuma tecnologia no estilão “bola de cristal”, na qual bastaria fechar os olhos, imaginar o amanhã e tcharã: bem à sua frente apareceriam previsões precisas sobre o futuro. Bem longe dessas facilidades que só se vê nos mais criativos desenhos animados, há maneiras bem eficazes para monitorar as finanças do consultório e prever o futuro.

Não seria nada mal se houvesse uma bola de cristal que fizesse isso, né? Mas a boa notícia é que obter essa previsão do futuro não será tão complicado como você deve estar imaginando. Há quatro atitudes que, se você cumpri-las muito bem, terá a finanças do seu negócio na palma da mão, sem qualquer complicação e sem drama.

Antes de irmos à descrição delas, um aviso: um compromisso que deve permear toda atitude é a disciplina e o rigor de todos os envolvidos na clínica, a começar por você. Um controle fiel o fará ter domínio da situação e não ser escravo dela, como acabamos percebendo por aí.

Fluxo de caixa: decisivo para as finanças do consultório

O fluxo de caixa é um eficaz instrumento de controle que ajuda a informar a você, responsável pela clínica, toda movimentação de capital dentro do seu negócio. Com ele, por exemplo, é possível monitorar toda entrada e saída de recursos monetários em um período de tempo, de acordo com a sua definição (pode ser diário ou semanal).

Ter um fluxo de caixa bem implantado fornece dados que ajudam você a tomar decisões sobre quando deve pôr o pé no freio e quando deve investir, por exemplo. Seguindo essa linha, para fazer acontecer o fluxo de caixa é preciso ter como imperativas duas palavras mágicas: disciplina e constância.

Por exemplo, quanto maior o período de análise do relatório (mais de uma semana) maior será a quantidade de informações que você deverá tratar. Por isso, fazer o fluxo de caixa semanal pode ser uma boa escolha. Outra dica: especialistas recomendam que a projeção do fluxo de caixa no consultório deva ocorrer por um período mínimo de três meses.

Tendo em mãos todas as entradas (valores recebidos) e saídas (pagamentos realizados) é possível calcular o saldo (diferença entre os dois). Olha aí o futuro das finanças do consultório mais próximo do que você pode imaginar…

Finanças pessoais e do escritório: cada uma no seu quadrado

A clínica é minha e o dinheiro que está ali é meu!

Quando se é dono do próprio negócio, esse pensamento é muito comum. Apesar de não estar totalmente errado, ele pode resultar em uma bagunça nas finanças do consultório.

Afinal de contas, quando a gestão não diferencia uma coisa da outra, o caos pode estar próximo. Mesmo que você seja muito bem organizado, mais dia, menos dia, essa conta pode ficar alta demais.

Por isso, o recomendado nesses casos é manter contas separadas, para evitar pagar despesas pessoais com dinheiro do consultório e vice-versa. E o fator complicador disso está justamente em não ter um controle efetivo do que se gasta no consultório (e até mesmo nas suas finanças pessoais).

Também defina o dia de retirada do dinheiro, para evitar que, em caso de aperto, o caixa da clínica se torne a primeira opção para aliviar as finanças pessoais.

Criar centro de custos ajuda a controlar a finanças do consultório

Quando você cria centro de custos, você vai atribuir uma organização lógica que ajuda a entender o gasto nos diversos setores que há em seu consultório. Essa análise individualizada permite ter uma visão de receitas e despesas de forma independente.

Com informações em mãos, fica muito mais fácil tomar decisões que ajudem a melhorar o desempenho de áreas específicas e direcionar decisões quanto a gastos, produtos e serviços oferecidos. É um pouco do que falamos ali em cima no fluxo de caixa.

Para descomplicar o assunto e você compreender melhor: olhando para a sua clínica, você pode ter um centro de custo chamado “Procedimentos cirúrgicos”, para mensurar os gastos feitos em cada uma das ações realizadas dentro da consulta que tem essa finalidade.

Outra maneira é criar uma categoria “Exames”, para compreender melhor o quanto está sendo investido nessa parte do atendimento. É importante considerar que essas divisões são customizáveis a partir da sua necessidade. Planeje muito bem como será cada uma delas.

Estabelecer teto de gastos para boa saúde das finanças

Parece até loucura ler isso, mas em muitos consultórios que visitamos por aí acaba sendo comum essa prática: não há limites claros para as despesas, o que resulta em endividamento. O pensamento que justifica isso, invariavelmente, é o seguinte:

Mas se são despesas, não posso definir um limite…

Errado! Você não só pode como deve estabelecer esse limite. Caso não haja essa organização, as chances de ultrapassar os gastos são grandes e o resultado nós não precisamos dizer, certo?

Lembra-se dos centros de custos que mencionamos no item anterior? Pois bem: crie limites orçamentários para cada um deles. Isso te ajudará a mensurar o que está escapando do seu planejamento para criar limites mais justos e adequados, evitando ficar no vermelho ou ter que fazer reparos constantes nas finanças do consultório.

Posso te garantir: não é bola de cristal, mas o efeito dessas atitudes sendo tomadas com disciplina e disposição poderão surpreender! Comece hoje mesmo seu controle! Você verá o quanto isso o ajudará a melhorar as finanças do consultório.

Para entender melhor sobre a importância da previsão de caixa, veja esse artigo:

• Descubra por que o seu consultório precisa urgentemente de uma previsão financeira!

Se ficou com alguma dúvida, fique à vontade para compartilhá-la conosco. Tudo bem? Até a próxima leitura!