Como estabelecer o centro de custos do consultório?

As finanças são um dos abacaxis mais difíceis de descascar para quem está à frente da gestão da clínica médica. Para saber exatamente onde está o prejuízo ou qual operação precisa ser adequada para que seu negócio seja mais rentável vai muito além do feeling… É preciso ter dados consolidados que apontem para onde seu olhar deve estar mais atento.

Em contrapartida, bem sabemos que a formação médica não comporta o aprendizado sobre gerenciamento da clínica. Ainda mais, sobre a expertise de lidar com as contas. Caso você não tenha esse conhecimento desenvolvido desde a escola ou mesmo de berço, o fardo fica bem pesado de carregar.

Bom, o resultado já é o percebido por muitos:

• As contas não fecham no fim do mês
• Mistura de finanças pessoais e profissionais
• Não ter clareza quanto aonde estão os piores problemas

Muito pior do que a ansiedade por notar as falhas, é o bolso sentir esse impacto, não é mesmo? Estabelecer o centro de custo no consultório (ou organizá-lo melhor para quem já o tem implementado) pode ser a providência que falta. Quer saber por quê? A gente explica!

O que é centro de custos do consultório?

É uma modalidade de organização das finanças presente em muitas empresas, independente do tamanho delas! Desde as menores até aquelas maiores. O centro de custos define unidades que melhor organizam as contas. Nesse caso, ele pode ser organizado por projetos ou departamentos, como nos exemplos abaixo:

• Projetos: é como se você organizasse suas finanças a partir de ações de médio e longo prazos, como reforma e ampliação do consultório/ investimentos em equipamentos, etc.
• Departamentos: divisão de áreas dentro de uma organização/ consultório. Podendo ser na área de atendimento, exames médicos, administrativos, etc.

O importante é que, independente das duas formas, sejam agrupadas as despesas (tudo aquilo que você gastou para que aquele projeto ou departamento funcionasse) e receitas (o que entrou de recursos para financiar aqueles ações).

Essa organização (com a devida previsão de gastos e de entrada de recursos) dá uma certa autonomia para cada uma dessas áreas. Afinal de contas, define um teto de gastos para que você não se complique nas finanças.

Para descomplicar mais ainda: a análise de centro de custos do consultório permite uma visão mais eficiente para reunir as informações financeiras para uma análise mais completa e integrada do seu negócio.

Como criar um centro de custos do consultório?

Dentro do que falamos anteriormente, você pode escolher um dos caminhos de organização (projetos/ departamentos). Especialistas na área de finanças recomendam que você tenha no mínimo 3 áreas.

Vou trazer uma sugestão para você entender melhor (mas lembre-se que você pode customizar conforme a sua necessidade e organização).

1. Administrativo: você pode incluir o orçamento disponível e os custos referentes à locação, luz, internet, telefone, água, folha de pagamento, taxa condominial (caso sua clínica funcione em um edifício empresarial), etc. Por ser bem amplo, apenas tome o cuidado para não colocar TUDO como despesa administrativa, fique atento a isso!
2. Exames e insumos médicos: nessa categoria, por exemplo, você pode representar o orçamento disponível para comprar itens que são essenciais para a prática médica: desde os insumos para a realização de exames ou procedimentos médicos.
3. Divulgação: essa categoria compreende o investimento disponível (e o realizado) com despesas para promoção e divulgação da clínica médica. Podem entrar aqui os custos com cartões de visita, folhetos, pagamentos para melhorias no site, etc.

São várias as possibilidades de organização e o importante é que você veja aquilo que melhor atende à sua necessidade. Lembre-se disso: no mínimo 3 categorias são exigidas para que hajam frentes claras de gestão das finanças do consultório.

Centro de custos do consultório na prática

Mesmo com a organização, um ponto essencial é ter a disciplina para abastecer com as informações financeiras de maneira correta. Além disso, é ter o olhar frequente sobre os dados, para evitar correr atrás do prejuízo perdido ao fim do mês, por exemplo.

Um ponto fundamental que não pode deixar de ser observado: algumas despesas, podem se relacionar a mais de um centro de custo. Nesse caso, para ter maior clareza sobre a distribuição das receitas, o ideal é dividir entre eles.

Para descomplicar esse ponto: imagine, por exemplo, que você tenha reformado a fachada da clínica e precise atualizar os folhetos de divulgação. Seguindo os centros de custos do consultório que sugerimos acima, o valor usado na reforma pode entrar na categoria “administrativo” e a nova impressão de folhetos no item “divulgação”.

Benefícios do centro de custos do consultório

Quem passa a se orientar por essa organização financeira, colhe os bons resultados! A partir dela é possível ter uma visão da sua empresa como um todo, avaliando se sua clínica está indo bem ou mal. Os resultados ficam ainda melhores se você utiliza soluções tecnológicas especializadas em consultórios. Com eles, é possível dispor de relatórios mais refinados, com projeções precisas, permito análises bem mais rigorosas.

Com isso em mãos, você terá condições de avaliar com mais propriedade a eficiência de cada uma das categorias. E, principalmente, ter um diagnóstico sobre cada um deles, estabelecendo ações que possam tornar sua operação mais rentável e promissora.

Você também pode conquistar maior engajamento da equipe de trabalho ao traçar metas financeiras que avaliem diretamente o desempenho deles. Por exemplo: caso você precise reduzir o valor de determinado centro de custo, você pode dar a diretriz para ele, incentivando à redução com responsabilidade (sem comprometer a qualidade).

Tenha certeza de obter maior controle e qualidade na gestão de seu consultório. Parece uma medida simples (e de fato é). Mas é absolutamente promissora nos resultados que pode alcançar.
Continue acessando o blog para colher boas ideias para melhorar ainda mais a gestão financeira de sua clínica médica. Combinado?