A implementação de um software médico pode transformar a realidade de um consultório, o colocando no caminho para o sucesso. Porém, existem diferentes fatores que precisam ser considerados antes da aquisição desta ferramenta.
Quer saber quais são esses itens? Neste artigo, você conhecerá, de forma detalhada, cada um dos recursos que devem ser oferecidos pelo fornecedor.
Prontuário eletrônico
Durante muitos anos, as anotações em papel foram a forma mais eficiente de registrar os dados e o histórico de saúde do paciente. Porém, além da necessidade de espaço físico para a guarda destes arquivos, havia um alto custo para a compra de suprimentos.
Com o advento da tecnologia, surgiram softwares dedicados aos profissionais de saúde que ofereciam o recurso do prontuário eletrônico, uma ferramenta desenvolvida para agilizar a gestão administrativa das clínicas e facilitar o dia a dia da equipe.
Ainda, o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), é uma versão digital de toda a documentação dos pacientes atendidos pelo profissional, como, por exemplo, histórico médico, exames realizados, prescrição de medicamentos, agendamento online, etc.
Ademais, no Brasil, a aplicação destes prontuários foi regulamentada no ano de 2002 pelo Conselho Federal de Medicina (CFM), sendo esta resolução registrada sob o n.º 1821/07.
Dessa forma, o PEP oferece uma abordagem multifuncional, pois integra os dados do paciente a diversos recursos, como, por exemplo:
- agendamento on-line;
- pré-cadastro de medicamentos;
- envio de confirmação de consultas e de relatórios automatizados;
- armazenamento de todo o histórico de saúde do paciente;
- compartilhamento de prontuários entre profissionais de saúde.
Além disso, a informatização dos consultórios ajuda na eliminação de toda a documentação impressa dos pacientes, desde que sejam digitalizados, e na liberação de espaço físico, pois não haverá mais a necessidade de móveis para o armazenamento dos registros.
Agendamento on-line
Com a revolução tecnológica, os clientes buscam empresas que ofereçam comodidade e agilidade na prestação de serviços. Na medicina não é diferente. Por isso, uma das principais ferramentas dos principais softwares médicos é o agendamento on-line.
Assim, o paciente não precisa gastar o seu tempo buscando contato telefônico com o consultório. Para marcar uma consulta, basta apenas acessar o site do profissional de saúde, verificar a disponibilidade e confirmar o dia e hora desejados.
Outrossim, o agendamento on-line também permite que o paciente faça a sua marcação dentro ou fora do horário comercial, pois o sistema está disponível 24 horas por dia.
Aliás, a secretária da clínica também é beneficiada por este recurso. Isso porque ela ganha mais tempo para realizar outras atividades importantes, como atender os pacientes que estão na espera, fazer a conferência do estoque ou outras tarefas administrativas.
Segurança
Segundo o Código de Ética Médico, o sigilo profissional é um dos pilares da atuação do profissional de saúde. Por isso, a insegurança do uso de ambientes digitais faz com que muitos consultórios ainda não estejam informatizados.
No entanto, os principais sistemas médicos do mercado possuem diferentes mecanismos de segurança, protegendo todos os dados dos pacientes e evitando o vazamento ou a captura de informações provocadas por ataques cibernéticos.
Um destes mecanismos é o armazenamento de dados na nuvem. Diferente de outros softwares instalados no computador, os registros contidos nestes sistemas estão alocados em servidores remotos com certificado de segurança, como o AWS, fornecido pela Amazon.
Além disso, apenas os softwares médicos baseados na nuvem oferecem o recurso da criptografia de dados, um protocolo de segurança que codifica os arquivos. Caso haja um ataque, eles ficam ilegíveis e só podem ser recuperados com uma chave de descriptografia.
Ainda, estes sistemas também possuem controle de acesso, ou seja, só podem ser utilizados mediante a inserção de login e senha. Assim, além de evitar o uso de pessoas não autorizadas, é possível limitar os recursos disponíveis para cada usuário.
Ademais, outro importante mecanismo de segurança é a rotina de backups. Por definição, fazer um backup significa salvar todos os dados do software para que, em caso de perda, seja possível restaurá-los.
Gestão de usuários
Trata-se de um importante recurso para otimizar a administração do consultório. Com a gestão dos usuários, é possível fornecer acessos individualizados ao software, respeitando as limitações das funções de cada integrante da equipe.
Assim, a ocorrência de erros é reduzida e os dados do paciente estão mais seguros. Além disso, ter este tipo de controle permite que o gestor supervisione todos os movimentos de cada usuário na plataforma.
Suporte e treinamento
Um dos itens essenciais que você deve exigir antes da contratar um fornecedor para informatizar o seu consultório é a existência de um suporte técnico com ampla disponibilidade. Isso porque a transição da documentação física para a digital tem um período de adaptação.
Ainda, nem sempre os integrantes da equipe estão familiarizados com os meios eletrônicos, por isso, é preciso ter pessoas disponíveis para treinar e tirar todas as dúvidas que surjam.
Interface intuitiva e fácil de usar
Quando um software médico possui uma interface intuitiva, a adaptação e o aprendizado dos usuários será quase que instantânea. O termo interface diz respeito à “cara” que a ferramenta tem, as cores utilizadas, os menus, o tamanho do texto, entre outras características visuais.
Ainda, uma interface é considerada intuitiva quando ela é fácil de usar. Neste sentido, precisamos considerar se os menus são autoexplicativos, se as informações aparecem em ordem de importância e se estão evidentes na tela.
Mobilidade
Trata-se de mais um benefício oferecido pelos sistemas baseados na nuvem. No caso das ferramentas off-line, ou seja, que não estão conectadas à internet, o armazenamento de dados é feito no mesmo computador em que estão instaladas.
Dessa forma, o acesso às informações fica restrito a um único equipamento, além da maior exposição a problemas, pois se o computador deixar de funcionar, a clínica fica impossibilitada de atender aos pacientes até que um técnico venha fazer a manutenção.
Por isso, os softwares médicos na nuvem são considerados mais seguros e à prova de falhas de hardware. Estes sistemas não são instalados no computador, mas sim em servidores externos com certificação de segurança.
Assim, os dados também estão on-line, o que permite o acesso por qualquer outro dispositivo eletrônico. Isso é o que chamamos de mobilidade, pois tanto o profissional de saúde quanto outro membro da equipe pode visualizar a agenda ou prontuários de qualquer lugar.
Contudo, antes que você se preocupe com a segurança, a ferramenta é acessada mediante o preenchimento de login e senha, assim como funciona nas redes sociais que fazem parte do nosso dia a dia.
Otimização da sua gestão financeira
A gestão financeira é o coração de qualquer negócio que deseja prosperar. Nas clínicas não informatizadas, essa administração se torna uma tarefa de alta complexidade, pois não existe integração entre os dados.
Ainda, os principais sistemas médicos do mercado oferecem um módulo de controle financeiro. Assim, os gestores podem automatizar o fluxo de caixa e ter uma administração centralizada do consultório, verificando, em tempo real, as receitas e as despesas geradas.
Além disso, estes módulos permitem a criação automatizada de diferentes tipos de relatórios, utilizando qualquer indicador escolhido pelo gestor. Dessa forma, a saúde financeira da empresa pode ser acompanhada sempre que desejado.
Integração de ferramentas para marketing e relacionamento
Uma das etapas fundamentais para elaborar qualquer estratégia de marketing é conhecer o perfil do cliente. No caso dos profissionais de saúde, esta informação é facilmente obtida quando se tem um sistema informatizado no consultório.
Ainda, com um prontuário eletrônico é possível captar os principais dados dos pacientes e assim conhecer as características comuns de quem busca pelo seu serviço. Em consequência disso, são elaboradas estratégias que alcancem novos pacientes com o mesmo perfil.
Porém, toda estratégia é ineficaz quando não há uma preocupação da equipe com o relacionamento com o paciente, pois ele pode ser impactado por uma ação de marketing, mas se não for bem atendido dificilmente retornará e ainda poderá não indicar os seus serviços.
Por isso, os melhores softwares médicos também disponibilizam recursos para que o profissional de saúde consiga manter uma relação próxima com seu paciente, como, por exemplo:
- envio automatizado de e-mails com diferentes objetivos, tais como, lembretes de consultas, pesquisas de satisfação, encaminhamento de posts do blog, felicitações de aniversário e de datas comemorativas;
- disparo de SMS para confirmação e lembretes de agendamento de consultas.
Enfim, todas essas características mencionadas neste check-list devem ser consideradas no momento da escolha de um software médico. Dessa forma, você tem a garantia de que está adquirindo o produto que vai atender a todas as suas necessidades.
Neste sentido, você já ouviu falar do iMedicina? Trata-se de uma das ferramentas mais completas e seguras do mercado, pois oferece, além do prontuário eletrônico, os módulos financeiro e de marketing.
