Consultório médico: Maneiras simples de reduzir a carga administrativa

consultório médico

A abertura do próprio consultório médico costuma ser um sonho de grande parte dos profissionais de saúde recém-formados. Porém, essa não é uma tarefa simples e exige dedicação, tempo, conhecimento e investimento do médico.

Neste artigo, você vai conhecer um pouco mais dos desafios encontrados ao empreender e também alguma dicas que irão amenizar a carga administrativa imposta a quem deseja ter o seu próprio negócio.

Quais os principais desafios de gerir um consultório médico?

Um dos maiores desafios encontrados pelos médicos na abertura do seu consultório médico é conseguir atuar em duas frentes: exercer a Medicina e gerir a administração do negócio. Isso porque ambas as tarefas exigem dedicação e tempo do profissional.

Assim como qualquer outra empresa, uma instituição de saúde possui inúmeros processos administrativos e compromissos que precisam ser supervisionados, controlados e honrados, além do relacionamento com fornecedores, contadores, entre outros.

Ademais, a agenda médica é o coração do consultório. Por isso, precisa ser bem administrada. Caso contrário, podem ocorrer inúmeros problemas que afetarão não só as finanças da empresa, mas também a sua reputação e imagem.

Dessa forma, é fundamental contar com uma equipe capacitada para fazer a gestão do negócio. No entanto, representa outro desafio: a contratação de funcionários. Outrossim, para ganhar visibilidade e alcançar um novo público, também se faz necessário investir em estratégias de marketing médico.

Finalmente, a carga administrativa de um consultório médico é pesada demais para ficar sob responsabilidade apenas do profissional de saúde e de seus colaboradores. Por isso, é preciso buscar outras soluções que facilitam essa gestão.

Por que se preocupar com a gestão administrativa do consultório médico?

A administração de empresas é uma das principais dificuldades encontradas por médicos que decidiram empreender.  Isso porque o tema é abordado de forma muito superficial nas faculdades de Medicina.

Porém, o crescimento do consultório médico depende de uma gestão administrativa eficiente. Sem uma boa gestão, os processos serão mal estruturados, ocorrerão prejuízos financeiros, falta de insumos, atrasos e dificilmente atrairá novos pacientes.

Por essas razões, você precisa se preocupar com a administração do seu negócio. Contudo, esse é um problema que pode ser resolvido. Como? Descubra em nosso próximo tópico.

Saiba como amenizar a carga administrativa do consultório médico

Além de dispor de uma equipe capacitada, existem algumas ferramentas que contribuem para facilitar a rotina do consultório médico e, consequentemente, sua administração. Antes de adquiri-las, você precisa conhecer as necessidades da instituição.

Ademais, ao dispor desses recursos tecnológicos, você terá a possibilidade de automatizar grande parte das atividades do consultório, fazendo com que você e seus funcionários tenham mais tempo para se dedicar ao paciente. A seguir, saiba como amenizar a carga administrativa do consultório.

1) Utilize um software médico

Os softwares médicos são ferramentas desenvolvidas para otimizar a gestão das clínicas, consultórios e outras instituições de saúde. Para isso conta com diversas funcionalidades que substituem a execução manual de muitas tarefas.

Outrossim, implementar esses sistemas possibilita a centralização das informações dos pacientes em um único lugar, tornando o consultório mais organizado e eliminando processos obsoletos.

Ademais, os softwares de gestão, como também são chamados, abrangem o controle da agenda médica, prontuário eletrônico, acompanhamento do fluxo de caixa, disparo de e-mail marketing para os pacientes e plataforma de telemedicina.

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Por isso, se você está tendo dificuldades em lidar com a carga administrativa do consultório, o software médico é a solução ideal para amenizar a situação e tornar a gestão mais eficaz e reduzir a intervenção humana.

2) Contrate funcionários capacitados

Outra dica imprescindível para quem precisa reduzir todo o trabalho que envolve a gestão de um consultório médico é contratar profissionais capacitados para administrar uma empresa. Embora não seja uma tarefa fácil, ela é essencial para evitar dor de cabeça no futuro.

Por isso, procure conhecer bem os candidatos, avalie as experiências anteriores e peça referências dos outros empregadores. Ao contar com uma equipe eficiente, você consegue delegar tarefas e reduzir a sua carga de trabalho, o que permitirá uma maior dedicação aos pacientes.

Porém, mesmo que os seus colaboradores tenham experiência, é fundamental promover treinamentos periódicos para a aumentar a eficiência e oferecer um atendimento humanizado de excelência.

Por fim, a contratação de funcionários capacitados não elimina a necessidade de contar com soluções tecnológicas, como um software médico. A ausência de ferramentas como essa exigirá um trabalho maior do seu time e até a admissão de mais colaboradores.

3) Não adie tarefas administrativas

Seja pelo cansaço ou pela indisposição, é normal que você transfira algumas tarefas administrativas para realizar em outro momento. No entanto, o mais frequente é que elas não sejam concluídas e se acumulem.

Dessa forma, para evitar que elas se transformem em uma grande bola de neve, cumpra suas responsabilidades no dia em que precisam ser concluídas, desde que não prejudique o atendimento dos pacientes.

4) Faça a integração entre faturamento e controle financeiro

Em consultórios não informatizados, o processo de faturamento dos convênios e o registro de despesas e receitas são tarefas complexas e que demandam muita energia e tempo para serem realizadas

Assim, para reduzir essa carga administrativa, implemente um software médico no seu consultório. Ao contar com esse recurso, o controle financeiro passa a ser feito com mais precisão e em menos tempo.

5) Crie uma rotina de avaliações

Mesmo que esteja tudo funcionando corretamente no consultório médico, sempre há oportunidade para melhorias. Neste sentido, faça avaliações periódicas dos seus processos para encontrar gargalos ou até ouvir sugestões que podem tornar a gestão ainda mais eficiente.

6) Aprenda a delegar e priorizar as tarefas

Normalmente, com o objetivo de acompanhar de perto a gestão do consultório, muitos médicos têm dificuldade em delegar ou compartilhar suas responsabilidades administrativas com outros colaboradores.

Porém, esse comportamento pode demonstrar falta de confiança na equipe e também reduz o tempo do profissional que poderia ser dedicado aos pacientes. Outrossim, é necessário que os processos administrativos sejam mapeados e hierarquizados.

Dessa forma, os colaboradores se tornam responsáveis por tarefas específicas e são capazes de identificar o grau de prioridade de cada uma delas. Em consequência disso, a gestão administrativa é otimizada e produz resultados mais satisfatórios.

Portanto, podemos afirmar que a implementação de um software médico é essencial para quem está abrindo o seu próprio consultório médico e deseja reduzir a caga administrativa sobre seus ombros.

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