Consultório Online: Como Lidar com as Finanças

Ao tentar empreender, é comum que profissionais de saúde se deparem com uma grande barreira: o controle financeiro. Porém, com o desenvolvimento de novas tecnologias, esse monitoramento é facilitado, sendo mais um dos benefício de um consultório online.

Neste artigo, você vai entender como a informatização da sua clínica impacta positivamente na sua saúde financeira e conhecerá as principais funcionalidades que contribuem para tal.

Por que a gestão financeira de um consultório online é mais assertiva?

Quando buscamos realizar o projeto de um próprio consultório, precisamos desenvolver um bom planejamento, considerando os principais aspectos que garantem o futuro da empresa, como, por exemplo, a gestão financeira.

Ainda, ao ignorar esse trabalho, enfrentamos desafios que podem ser bem complicados. No entanto, talvez você se pergunte: como criar esse controle se mexer com números não costuma ser a nossa especialidade? Investindo em tecnologia.

Um dos principais diferenciais de um consultório online é a utilização de um software médico, uma ferramenta que otimiza a rotina dos profissionais e dos colaboradores, automatiza diversos processos internos e permite uma visão ampla e atualizada das finanças.

Por isso, se deseja que a sua clínica tenha um futuro próspero, você precisa considerar a implantação desse sistema. A seguir, apresentaremos as funcionalidades que mais impactam no gerenciamento financeiro do consultório.

Fluxo de caixa automatizado

Provavelmente, você já ouviu falar sobre fluxo de caixa, pois ele é o coração das finanças de qualquer negócio. O desenvolvimento de um fluxo eficaz permite que você saiba como estão os seus lucros, planeje investimentos futuros e identifique quais são as suas maiores despesas.

Na ausência de um sistema, o fluxo de caixa é realizado manualmente através de um livro caixa. Nesse documento, você precisa inserir todas as movimentações financeiras do dia, ao longo de um mês.

Assim, ao registrar todas as entradas e saídas de dinheiro, você consegue avaliar, mensalmente, se o consultório está operando no positivo, com mais receitas do que despesas, ou no negativo, que é a situação inversa.

Porém, ao fazê-lo manualmente, o seu negócio está exposto à falha humana, o que pode afetar toda a sua gestão. Além disso, não será possível gerar gráficos que permitam uma melhor análise das suas finanças.

Neste sentido, ao dispor de um software médico com módulo financeiro, o fluxo de caixa e o livro caixa são automatizados. Isso significa que os registros de entrada e saída de dinheiro são realizados automaticamente pelo sistema, assim como os cálculos. 

Ademais, a ferramenta disponibiliza relatórios financeiros com os indicadores que você desejar, além de gerar gráficos inteligentes.

Previsão das despesas

Um dos problemas mais recorrentes quando a gestão financeira do consultório não é efetiva é a falta de previsibilidade das despesas e também das receitas. Em função disso, o gestor é surpreendido por contas a pagar e a ausência de capital para cobri-las.

Entretanto, esse não é um problema para os profissionais de saúde que administram um consultório digital. Como o fluxo de caixa é automatizado e constantemente atualizado, eles têm uma assertiva previsibilidade de caixa.

Dessa forma, há um controle total sobre os gastos e os ganhos da clínica, o que possibilita ter uma visão de curto, médio e longo prazo das finanças e assim, traçar estratégias para aumentar os lucros.

Centralização das informações do consultório online

Em um consultório não informatizado, manter a organização dos documentos financeiros e monitorar o fluxo de caixa é uma tarefa complexa, pois, além da quantidades de papéis a serem analisados, eles nem sempre são armazenados no mesmo lugar.

Por isso, a centralização das informações é uma grande vantagem dos softwares médicos. Como todos os dados são inseridos no mesmo sistema, o acompanhamento financeiro pode ser feito em tempo real.

Ademais, você pode automatizar a entrada de dinheiro, por meio de integrações com outras ferramentas, e cadastrar despesas, deixando todos os cálculos por conta do software, disponibilizando um fluxo de caixa atualizado.

Integração entre agenda e módulo financeiro

Quando falamos da integração entre ferramentas, um bom exemplo é a associação entre agenda eletrônica e módulo financeiro. Com isso, ao realizar simples ações nos agendamentos do dia, o sistema irá gerar novas entradas de receitas a cada consulta finalizada.

Na ausência desse mecanismo, seria preciso mobilizar uma pessoa para, diariamente, fazer a conferência de quantos atendimentos foram feitos, inserir os valores obtidos no livro-caixa e calcular o saldo final do consultório.

Portanto, por essa breve análise, fica fácil perceber os benefícios em ter um software médico e as desvantagens em não adquiri-lo.

Relatórios financeiros automatizados

Uma boa gestão financeira precisa gerar relatórios constantes para que seja possível acompanhar as finanças do consultório. Contudo, como fazer isso sem ter a disposição uma ferramenta inteligente?

Entre os diferentes tipos de relatórios que podem ser extraídos, os mais importantes são aqueles que disponibilizam um extrato financeiro, total de receitas e total de despesas.

Extrato financeiro

O relatório de extrato financeiro é aquele que mostra uma visão geral de todo o caixa do consultório em um período determinado, considerando entradas e saídas de dinheiro. Com ele, você tem um acesso rápido a saúde financeira da empresa.

Em um bom software médico, esse relatório pode ser personalizado com os seguintes filtros:

• período, conta e tipo de lançamento;
• forma de pagamento do paciente;
• tipo de procedimento realizado;
• origem do agendamento da consulta.

Receitas

Neste relatório, você extrai todas as entradas de dinheiro no consultório em determinado período ou pode filtrar por receitas de naturezas específicas. Geralmente, os filtros disponíveis são: conta bancária e período do lançamento, status e forma de pagamento.

Despesas

Assim como o de receitas, o relatório de despesas disponibiliza todos os pagamentos realizados pelo consultório no tempo estipulado ou também por um tipo específico de despesa. Entre os indicadores mais comuns estão:

• conta bancária que arcou com a despesa;
• status da despesa (contas a pagar, vencido, pago);
• período de lançamento;
• forma de pagamento.

Dessa forma, ao gerar relatórios personalizados, você tem a exata noção de como andam as finanças do consultório e, caso necessário, tem as informações precisas para saber onde reduzir gastos.

Enfim, se você pretende ter um consultório online, o uso de um software médico é obrigatório, pois, além dos recursos que beneficiam os seus pacientes, você terá todas as funcionalidades para realizar um excelente controle financeiro.

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