Não controle as finanças e quebre o seu consultório

Controlar as finanças do consultório demanda organização e uma expertise que muitas pessoas consideram não ter. No entanto, com dicas simples é possível entender de que maneira esse controle pode ajudar na estimativa de custos que se terá ao longo dos meses e, principalmente, a receita prevista, o que permitirá prever o futuro financeiro do seu negócio. Trocando em miúdos: uma relativa tranquilidade! Quem não busca isso, hein?

Por isso, não cansamos de dizer: tão importante quanto cuidar da vida de seus pacientes é cuidar da saúde financeira da sua clínica. A gestão dos recursos deve ser feita de forma metódica e exige quase tanto perfeccionismo quanto os procedimentos médicos de alto risco para seu paciente. Listamos 5 aspectos fundamentais para redobrar atenção e, assim, estar mais equilibrado na realidade contábil de seu negócio.

#1 Finanças do consultório: atenção aos impostos

Para aqueles que não estão habituados ainda a gerir sua clínica, os impostos e as questões legais podem ser um dos grandes desafios. Esse quesito não pode ser deixado de lado, pois podem trazer muitos problemas e você terá de arcar com gastos em juros e multas.

Um ponto que não se pode esquecer: cada tipo de consultório — empresa individual, sociedade simples, sociedade limitada ou empresa individual de responsabilidade limitada — e o respectivo valor de faturamento implicam em certos impostos. Dessa maneira, por vezes, o consultório é automaticamente enquadrado em outro regime quando seu faturamento se altera, e você também precisará estar atento a isso.

Conhecer quais são os regimes e como funciona o recolhimento de impostos para médicos e profissionais de saúde é importante. Uma pesquisa na internet pode te ajudar a ver em qual padrão seu consultório se encaixa.

#2 Finanças do consultório: fluxo de caixa completo

Esse é um assunto recorrente aqui em nosso blog. Para você que ainda não teve contato com o tema, uma definição bem simples: fluxo de caixa é a descrição de todas as transações financeiras realizadas pela clínica. Ele deve incluir tanto as receitas quanto as despesas. Muitas vezes, se acha que apenas as transações de alto valor são relevantes e devem ser registradas. Mas isso não é verdade!

Toda a transação, por menor que seja, deve ser registrada no fluxo de caixa, para ajudar no controle das finanças do consultório. Assim, ele deve conter desde a compra de um caderno até a aquisição de um equipamento médico de última geração. Não se esqueça de contabilizar todas as despesas do dia-a-dia, como compra de materiais, salário dos funcionários, impostos e assim por diante. Você pode fazer isso por meio de uma planilha de excel ou escolher um software de gestão financeira para conseguir dar conta dessa demanda. Mas reforçamos: tudo deve ser registrado.

#3 Finanças do consultório: projeção de gastos e lucros

Se você já está conseguindo organizar os seus dados financeiros, já deve ter uma ideia para onde está indo o seu dinheiro e o que está lucrando ao longo do mês. Agora é importante começar a avaliar sua condição futura. Conseguir projetar as estimativas de gastos e de lucro, mesmo que inicialmente seja para os meses seguintes, avaliando o crescimento do consultório e acumulando reservas para momentos em que as despesas aumentam ou as receitas diminuem, é um passo fundamental para lidar com as finanças do consultório.

Algumas situações que podem afetar o caixa do consultório são demissão de funcionários, 13º salário e período de férias, mas todas elas já devem estar consideradas de antemão para não prejudicarem o funcionamento do local e o atendimento aos pacientes.

Quando você faz as estimativas é possível ter uma visão geral do seu serviço e, a partir disso, elaborar novas estratégias para aumentar sua receita e até mesmo para controlar suas despesas, especialmente, em períodos em que o fluxo financeiro é menor (como nas férias ou no final do ano). Uma ação muito indicada é criar um fundo de reserva. Ele será útil caso ocorra algum imprevisto e sua clínica tenha que arcar com situações que gerem altas despesas, como as que já mencionamos aqui.

Outro ponto que pode ajudar na projeção de gastos e lucros é ter bem definido o custo da hora clínica. Afinal não dá para determinar os valores que serão passados aos pacientes pelos serviços oferecidos no consultório sem saber essa informação. O cálculo deve ser feito dividindo o valor de todas as despesas fixas (salários, conta de luz, conta de água, etc) pelas horas de atendimento. Assim, você já saberá o quanto aquela hora de atendimento custa para o consultório e conseguirá chegar ao valor final para os pacientes.

#4 Finanças do consultório: planejamento como mantra

O planejamento pode gerar algum desconforto para quem não está tão familiarizado, mas é um pilar fundamental da gestão financeira. Quem não sabe onde quer chegar não consegue sair do lugar, não é mesmo? Mas é preciso planejar com consciência. Por isso estabeleça metas financeiras alcançáveis e depois de cumpri-las, trace outras mais ousadas. Como já reforçamos aqui, um bom planejamento financeiro requer que o registro de gastos e as previsões de faturamento sejam feitos de forma metódica.

Bom, com esses números e uma visita ao planejamento com alguma frequência permitirá a você fazer uma boa avaliação do crescimento da clínica. Onde é necessário investir? Qual o melhor período para isso? As respostas dessas questões podem entrar no planejamento, que precisa ser considerado no curto, no médio e também no longo prazo.

#5 Finanças no consultório: não misture contas pessoais e da clínica

Uma dica final é também um lembrete: o caixa da empresa não pode ser visto como extensão da sua conta-corrente. Você não deve utilizar dinheiro da clínica quando precisar suprir uma despesa de casa. Esse é um erro comum mas que gera grandes problemas para a finança do seu negócio. Essa prática atrapalha o controle financeiro da empresa e pode ocultar a situação real do seu consultório.

Da mesma forma, você não deve utilizar suas finanças pessoais para atender a demandas da clínica, pois isso também vai atrapalhar o controle financeiro.

Siga essas 5 recomendações e terá uma gestão financeira mais saudável e vigorosa, para poder alçar voos maiores para o crescimento de seu negócio. Você deve ter percebido que, embora o planejamento seja essencial, disciplina e organização são itens imprescindíveis para você que quer fazer a sua clínica funcionar de forma adequada não somente para os seus pacientes, mas para você também.

Gostou dessas recomendações? Lembre-se sempre de passar por aqui, que traremos informações importantes para melhorar as finanças do consultório.