Controle financeiro do consultório: é preciso ter um software médico?

Uma das etapas mais importantes da gestão é o controle financeiro do consultório, principalmente para os profissionais de saúde que precisam dividir o seu tempo entre o atendimento de pacientes e a administração da empresa.

Assim, é necessário buscar alternativas para facilitar a gestão. Nesse sentido, contar com um software médico pode ser uma excelente solução. Se quer entender mais os motivos que justificam essa afirmação, continue a leitura deste artigo.

Qual a importância de realizar o controle financeiro do consultório?

Assim como outras profissões, a formação acadêmica dos médicos e profissionais de saúde raramente envolve assuntos ligados à gestão e ao controle financeiro do consultório ou clínica. Dessa forma, quando decidem empreender, passam a enfrentar diversos desafios.

Mas a administração das finanças é tarefa essencial para qualquer gestor, independente do segmento de atuação da empresa. Logo, quando ela é ineficiente ou inexistente, é provável que o negócio não sobreviva e venha à falência.

Ainda, um bom controle financeiro permite a identificação de aspectos que antes não eram percebidos, como qual convênio é mais rentável, os procedimentos que trazem mais retorno para o consultório e quais despesas podem ser evitadas ou reduzidas.

Além disso, apenas com uma gestão eficaz e assertiva, é possível planejar o futuro do negócio, programando os investimentos necessários para o crescimento da clínica e, consequentemente, da lucratividade.

Nesse sentido, podemos afirmar que realizar o controle financeiro do consultório é o primeiro passo para alcançar a tão desejada independência financeira. Isso porque, essa administração permitirá que você honre os seus compromissos e compreenda a real situação do negócio.

Entretanto, com uma agenda repleta de compromissos, muitos profissionais de saúde não têm a disponibilidade necessária para gerir a empresa. Em consequência, começam a cometer erros que podem decretar o fechamento do consultório.

Quais os principais erros cometidos na gestão financeira de clínicas e consultórios?

Embora o conhecimento técnico seja imprescindível para que os médicos ofereçam um atendimento satisfatório aos seus pacientes, também é necessário desenvolver um olhar clínico sobre a gestão administrativa e financeira do consultório.

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No entanto, o sonho de ter o seu próprio negócio faz com que muitos profissionais iniciem nessa jornada sem estarem devidamente preparados. Com isso, surgem diversos problemas.

Erros que você não deve cometer

Se você deseja melhorar a gestão da clínica, existem algumas práticas que precisam ser abolidas. A seguir, listamos os erros que, com maior frequência, prejudicam o controle financeiro do consultório:

• Ausência de metas: para que a gestão de uma empresa seja eficiente, a definição de metas e objetivos é tarefa essencial. Assim, toda a equipe atua com o mesmo propósito e também fica mais fácil acompanhar o caminho a ser percorrido e as etapas já concluídas;
• Falta de controle sobre o fluxo de caixa: o fluxo de caixa é um instrumento fundamental para o gerenciamento de qualquer negócio, pois possibilita uma visão real da situação financeira atual e futura da empresa;
• Não separar a conta pessoal da profissional: esse é um erro básico, porém muito frequente. Misturar as finanças pessoais com a da empresa prejudica toda a gestão financeira;
• Deixar de investir em marketing médico: diante da necessidade de reduzir gastos, os investimentos em ações de divulgação costumam ser o primeiro alvo de cortes. No entanto, sem marketing médico, você passa a depender apenas da recomendação de pacientes, o que pode ser um perigo;
• Falhas no lançamento de despesas e receitas: quando realizado manualmente, o controle financeiro do consultório depende da atenção e comprometimento do responsável por tal ação. Mas o simples erro no lançamento de despesas e/ou receitas no fluxo de caixa pode levar a uma grave crise financeira;
• Ausência de planejamento: embora a definição de metas seja uma etapa básica na gestão de um consultório, o seu alcance depende de um bom planejamento estratégico. Caso contrário, haverá uma constante frustração da equipe, pois estarão continuamente na busca do mesmo objetivo.

Enfim, esses são alguns dos erros cometidos na gestão de clínicas e consultórios médicos. Entretanto, todos podem ser evitados com o mínimo investimento em tecnologia. Aqui, estamos falando de um software médico.

Como um software médico melhora o controle financeiro do consultório?

Em um mundo cada vez mais tecnológico, toda empresa que tenha como meta a expansão dos seus negócios precisa investir em inovações que agilizam a rotina e trazem mais assertividade à administração. Com os consultórios médicos não é diferente. 

A implementação de um software médico provoca uma verdadeira transformação na gestão. Isso porque, a ferramenta conta com funcionalidades voltadas para processos burocráticos e rotineiros, como o agendamento de consultas, preenchimento do prontuário do paciente, entre outros.

Além disso, um bom software médico dispõe de um módulo destinado exclusivamente ao controle financeiro do consultório. Agora, conheça as principais vantagens de contar com esse recurso.

Acompanhamento do fluxo de caixa

Com um sistema de gestão, o fluxo de caixa pode ser acompanhado em tempo real, desde que configurado corretamente. Assim, o médico poderá validar os lançamentos de receita e despesas, planejar investimentos futuros e integrar o caixa ao sistema de agendamento. Desse modo, a cada nova consulta o valor é inserido automaticamente no fluxo.

Criação de relatórios personalizados otimiza o controle financeiro do consultório

O software médico também tem uma funcionalidade voltada para a criação de relatórios financeiros, que podem ser personalizados por períodos e indicadores específicos, como lançamentos, forma de pagamento, profissional responsável, tipo de origem de agendamento, entre outros.

Coleta de dados segmentada

Ao implementar essa ferramenta, você poderá configurar diferentes centros de custos do consultório ou da clínica, além de contas bancárias. Assim, é possível organizar o seu controle financeiro e segmentá-lo da maneira que achar mais eficiente.

Centralização das informações para agilizar o controle financeiro do consultório

Com um módulo destinado às finanças do negócio, você não precisa mais perder tempo reunindo todas as informações de despesas e ganhos do consultório. Isso porque, todos os dados são centralizados no sistema, sendo acessados em um único lugar.

Além disso, quando a ferramenta é armazenada na nuvem, você pode facilmente consultar quaisquer informações. Para isso, basta apenas dispor de um dispositivo conectado à internet. Além disso, é possível inserir novos dados em qualquer hora e lugar.

Ainda, essas não são as únicas vantagens de implementar um software médico no consultório, pois esses sistemas também contam com um alto nível de proteção dos dados, trazendo maior segurança para você e para seus pacientes.

Por fim, os softwares médicos foram desenvolvidos para otimizar todos os processos do negócio. Assim, além de facilitar o controle financeiro do consultório ou da clínica, essa ferramenta permite que você ofereça um atendimento de excelência.