5 dicas de gestão para administradores de clínicas

O momento pós-universidade pode gerar alguns conflitos em qualquer meio, e os profissionais médicos não ficam de fora. Naturalmente, a escolha do caminho por onde a carreira será trilhada gera dúvidas, mas já podemos apontar que grande parte dos novos médicos está alinhada com a gestão de clínicas particulares.

Buscando entender as preferências dos recém-formados em medicina, o Departamento de Medicina Preventiva da USP realizou o estudo Demografia Médica 2018. Os egressos apontaram as seguintes preferências de locais por onde desejam exercer a profissão:

• Hospitais;
• Consultório particular;
• Clínica;
• Unidade Básica de Saúde;
• Universidade;
• Programa Saúde da Família (PSF).

Trabalhar em um consultório particular, ou clínica, está nos planos da maior parcela dos médicos pesquisados. Com isso, surge um novo tipo de profissional: o Médico Empreendedor. Então, aqui observamos dois cenários possíveis.

O primeiro é quando o médico resolve vestir a camisa do empreendedorismo e se torna o gestor do seu negócio. A segunda situação é aquela em que o profissional percebe que não tem vocação para administração de empresas e terceiriza a gestão da sua clínica.

Tendo isso em vista, e baseados em nossa experiência com médicos de todo o país, chegamos a três perfis básicos de administradores de clínicas:

• Médico – Sócio da clínica que se divide no gerenciamento e no atendimento de pacientes;
• Administrador de empresas – Geralmente com pouca experiência no mercado de saúde;
• Pessoa de confiança do médico – Não possui formação na área.

Acreditamos que nossa bagagem com os profissionais da área deve ser dividida com os novos médicos empreendedores. Por isso, criamos este artigo, com dicas que te ajudarão a gerir melhor – e de forma mais eficiente – a sua clínica ou consultório.

Quando falamos em boa gestão, pensamos no lucro como o principal indicativo desse processo. A verdade é que o lucro faz parte de uma gestão eficiente. Mas não é o único ponto, não é mesmo?

Podemos afirmar que os principais problemas de gestão de clínicas e consultórios tem a ver com o gerenciamento de processos. Esse é o elemento mais importante para gerar satisfação nos pacientes e, consequentemente, garantir o sucesso do seu consultório.

Continue a leitura para conhecer as cinco dicas que serão o ponto de partida de uma nova realidade em sua gestão de clínica ou consultório.

5 dicas para uma gestão de clínicas mais eficaz

#1 Aprenda a planejar

O segredo aqui é prever situações e imprevistos. É preciso que você planeje as ações que serão tomadas em possíveis momentos de crise. Afinal, como em tudo na vida, situações adversas podem acontecer. Alguns exemplos?

• Pacientes podem atrasar seus pagamentos;
• Profissionais da clínica podem precisar faltar;
• Algum fornecedor pode, simplesmente, falhar com você, e por aí vai…

Quando você prevê cenários, eles deixam de ser IMprevistos e você consegue tomar ações mais rápidas e efetivas (pois foram pensadas com calma e não no calor do momento).

#2 Saiba qual é o seu valor

A sua clínica provavelmente não é a única da região e, mesmo que seja, não será por muito tempo. Isso significa que você terá concorrentes. Saber lidar com eles faz parte do processo de gestão. Por isso, é muito importante ser estratégico na “briga por pacientes”.

Quando o valor oferecido é algo claro, você passa a conhecer o seu limite nessa “disputa” e, assim, saberá quando parar. A briga pelo menor preço, por exemplo, costuma ser uma furada.

Apesar de toda a ideologia que existe por trás da prática médica, todo mundo abre um negócio com a esperança de gerar lucro. Poucas pessoas estão dispostas a trabalhar por caridade. Não se deixe levar.

#3 Dedique-se à gestão financeira

Esta é uma questão um tanto óbvia para quem tem um background em negócios. Mas para aqueles que não são da área, é preciso enfatizar: não misture as finanças pessoais com as finanças da clínica.

Esse é um erro muito comum em negócios familiares, em que não são estabelecidos salários para cada colaborador. Dessa forma pouco profissional, torna-se muito difícil compreender a saúde financeira do negócio.

Por isso, é preciso utilizar todos os recursos possíveis para que as finanças estejam sempre claras e fáceis de entender.

#4 Estude!

Isso vale para todos. Se você é médico e assume este papel, é imprescindível que comece a estudar administração e negócios. Um bom gestor precisa conhecer a fundo todos os processos executados em seu negócio. É preciso ter a capacidade de observar o que está acontecendo e ter condições de entender o que pode ser melhorado.

Se você é administrador, é imprescindível compreender o mercado médico. Conhecer a rotina dos processos da área, dos atendimentos e sobre a jornada do paciente faz parte do seu trabalho.

Se você é alguém de confiança do profissional de saúde e não tem formação no setor, é preciso estudar as duas coisas. Por isso, faça das leituras e estudos um hábito em sua vida!

#5 Integre processos

Aqui, talvez esteja a dica mais importante. Processos integrados são mais produtivos e mais fáceis de serem acompanhados. Mesmo que você tenha uma equipe pequena e com pessoas que exerçam funções diversas. Não dá para contar apenas com a boa memória.

Atualmente, 85% das pequenas empresas e 40% das grandes ainda não integram seus processos. Esses números são de empresas de todos os segmentos, porém, podemos compará-los com as do setor de saúde.

Vamos pensar em alguns processos comuns em todas as clínicas para compreender a importância de unificá-los em um único sistema e fazer com que a gestão se torne mais eficaz:

• Marcação de consultas: O processo de marcação de consultas é um dos primeiros e principais. Quando não é bem feito, não há novos pacientes. A agenda fica vazia. Menos dinheiro e menos clientes em potencial entram. Por isso, é importante que esse seja um processo bem amarrado. Algumas ferramentas oferecidas por softwares de gerenciamento médico e que podem auxiliar nessa etapa são: agendamento eletrônico (uma das melhores vantagens que a internet trouxe para o processo de marcação de consultas, leia mais aqui); fácil acesso à agenda de todos os profissionais; bloqueio de turnos de trabalho e etc;
• Financeiro: Cada consulta realizada gera uma entrada financeira. Quando esses dois processos não estão integrados, corre-se o risco, desnecessário, de que hajam discrepâncias nos valores recebidos e cobrados. Além disso, os valores recebidos por consultas particulares, de convênios e de procedimentos são diferentes. Ter todas essas informações mapeadas faz toda a diferença;
• Atendimento: Quando o prontuário está integrado ao sistema de gerenciamento há uma ponta solta a menos. A integração garante a segurança das informações e ela se faz muito mais importante quando conectada ao próximo processo;
• Relacionamento com o paciente: Os pacientes são a parte mais importante do seu negócio, por isso, se relacionar com eles é extremamente importante. Quando a ferramenta de relacionamento está integrada aos demais processos, você consegue fazê-los de forma automatizada e segura. Isso gera menos gasto de tempo na comunicação com seus clientes e traz mais valor à sua marca – fator essencial para te diferenciar da concorrência.

Ter um sistema que integra processos significa sair à frente na gestão da sua clínica, pois a integração é a garantia de que, ao longo do tempo, cada processo existente terá sequência. Gostou das nossas dicas? Leia outros materiais que irão contribuir para a administração do seu consultório!

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