As funções que toda recepcionista de consultório PRECISA dominar

Mesmo com a qualidade e o desempenho dos médicos do consultório, o cartão de visitas do local é a recepção. Afinal, mesmo com todas as modernas tecnologias, o contato humano permanece fundamental para formar vínculos com os clientes e a recepcionista é essencial nesse caso.

O paciente espera ser tratado com respeito e gentileza nesse primeiro contato, além de ter sua consulta corretamente marcada e o seu cadastro realizado. A afetividade entre recepcionista e paciente ajuda para que ele adquira calma e confiança antes do atendimento.

Para que tudo funcione da melhor forma possível, a recepcionista precisa estar muito bem treinada e ciente do seu papel para movimentar toda a engrenagem do consultório. Mas será que ela sabe quais são as suas funções?

Principais características de uma recepcionista de consultório

É a recepcionista quem acolhe o paciente, mas também atende fornecedores e os profissionais do consultório. Para isso, ela precisa ter boa fluência verbal, paciência e saber lidar com as mais diversas situações de forma sensata.

Sua aparência é importante. Caso haja uniforme, ele deve estar sempre limpo e bem passado, mas se a recepcionista usar suas próprias roupas, deve optar por peças mais discretas e sem decotes. Os cabelos devem estar penteados, as unhas higienizadas e a maquiagem leve, para manter a neutralidade da função.

Como tudo hoje está digitalizado, com os consultórios médicos não é diferente. A maioria possui um software para marcar visitas, cadastrar planos de saúde, marcar exames, etc. Se ela não estiver habituada com o meio tecnológico e não tiver facilidade em aprender, não conseguirá realizar suas tarefas corretamente.

Experiências em softwares de gestão são bem-vindas, mas o interesse em estudar e aprender conta muito. O importante é que ela consiga assimilar com facilidade as ferramentas de utilização, gastando o menor tempo possível com treinamentos ou para consertar erros.

Se o inesperado faz parte da vida de todos, com os médicos essa é uma grande realidade. Tudo pode estar agendado corretamente e os pacientes aguardando a consulta, quando, de repente, o médico avisa que não poderá atender por estar em uma cirurgia de urgência. O que fazer?

A recepcionista deverá saber sair de situações como essa, sem se apoiar em histórias nitidamente mentirosas, mas sim com uma solução para o paciente. Mesmo chateado com a remarcação, o paciente consegue entender os imprevistos, só não aceita se sentir enganado.

Postura profissional e organização

Ficar parte do tempo de trabalho no telefone em assuntos pessoais ou em perfis de redes sociais parece falta de comprometimento com o trabalho. O que pode não ser apenas impressão. Muitas pessoas perdem o limite entre o espaço pessoal e o profissional, deixando de fazer suas tarefas para se dedicar a assuntos irrelevantes.

Por atitudes como essa serem muito comuns, a maior parte das empresas bloqueia qualquer acesso a redes sociais na internet da empresa. É uma forma de se prevenir de problemas futuros e até de demissões por justa causa.

A recepção deve estar sempre limpa, sem comidas e bebidas expostas ou papéis desordenados. Como é a recepção que inicia a imagem de todo o consultório, imagens de bagunça não dão credibilidade e nem cuidado com o ambiente de trabalho.

A recepcionista deve ser organizada: começar e terminar suas tarefas sem deixar pendências. Manter sempre ter a mão o material que usa de imediato, para guardá-los depois de usar. Fazer listas de tarefas e saber usar o software a seu favor para não perder nenhuma informação.

Quem lida com o paciente e também com tantas informações administrativas de um consultório precisa ter tudo sob controle.

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