Problemas financeiros da clínica: saiba o que fazer

Você está lidando com muitos problemas financeiros da clínica? Infelizmente, isso é algo que tira o sono de vários profissionais de saúde. Para conseguir reverter a situação, é preciso dedicar atenção à questão e buscar maneiras de melhorar a gestão dos recursos.

Afinal, a sobrevivência de qualquer negócio depende da sua saúde financeira. Então, se você quer conhecer um pouco mais sobre esses problemas e também sobre as alternativas que podem melhorar o seu fluxo de caixa, não deixe de ler este artigo.

Quais são as principais causas de problemas financeiros da clínica?

Ao decidirem empreender, muitos médicos e profissionais de saúde não conseguem dedicar a atenção necessária à gestão do negócio, limitando-se ao exercício da profissão e ao atendimento de pacientes.

Entretanto, tanto a sobrevivência quanto o crescimento da clínica dependem de uma boa gestão financeira. Por isso, é essencial que você entenda os aspectos mais relevantes dessa administração e separe parte do seu tempo para tratar do assunto.

Caso contrário, a tendência é que você passe a lidar com diversos problemas financeiros da clínica que podem, inclusive, levá-la à falência. A seguir, listamos os erros que mais ocasionam o fechamento desses negócios.

Lançamentos errados no fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o principal indicador da saúde financeira de uma empresa, pois é onde registra-se todas as receitas e despesas. Assim, com o seu acompanhamento, é possível prever momentos de crise e também oportunidades de investimento.

No entanto, quando realizado manualmente, os lançamentos no fluxo de caixa estão mais suscetíveis à falha humana. Ainda, por ser um trabalho minucioso, qualquer falta de atenção pode causar um erro de digitação, duplicação de valores ou mero esquecimento.

Misturar a conta pessoal com a profissional

Trata-se de um erro amador, mas com potencial para prejudicar toda a gestão financeira. A utilização de uma conta única para tudo dificulta o acompanhamento do fluxo de caixa.

Isso porque, ao utilizar fundos da empresa para despesas pessoais, você pode esquecer de devolver o valor, causando um buraco nas finanças. Além disso, o inverso também pode ocorrer, ao pagar uma conta da clínica com seus próprios recursos. 

Indefinição do pró-labore causa problemas financeiros da clínica

O pró-labore é o salário definido para os sócios de uma empresa. Trata-se de uma prática que visa garantir que o lucro do negócio seja reinvestido, mantendo o rendimento mensal dos médicos. Assim, para evitar os problemas financeiros da clínica, defina o pró-labore previamente.

Falta de organização

Outra causa comum de problemas no caixa de clínicas e consultórios. A falta de tempo dos profissionais, a ausência de investimentos em tecnologia e o excesso de tarefas para os colaboradores são os principais motivos que levam à completa desorganização financeira.

Ainda, o dia a dia de uma clínica envolve a emissão e registro de diversos documentos. Nesse sentido, os recibos fornecidos aos pacientes, por exemplo, precisam ser armazenados para evitar problemas no momento da declaração do imposto de renda. Por isso, você deve primar pela organização dessas informações.

Ausência de planejamento = problemas financeiros da clínica

Para conhecer o caminho que precisa percorrer para alcançar um objetivo, você precisa definir aonde deseja chegar. Na gestão de uma empresa, isso significa elaborar o planejamento estratégico.

Contudo, essa não tem sido uma preocupação dos médicos empreendedores. Por isso, a falta de planejamento é uma das principais causas de problemas financeiros da clínica, ocasionando até mesmo o seu fechamento.

Glosa médica

A glosa médica é uma situação decorrente de falhas na comunicação entre clínicas e convênios, o que leva ao não pagamento ou ajustes dos valores dos serviços. A recorrência desse problema afeta o planejamento e o fluxo de caixa da empresa.

Mas existem diferentes causas para a glosa médica. Geralmente, esse transtorno tem origem no preenchimento incorreto das guias de exames, em falhas nos processos administrativos da clínica ou na dificuldade de comunicação com o convênio.

Como solucionar os problemas financeiros da clínica?

Agora que você conheceu os principais erros que desencadeiam problemas financeiros da clínica, chegou o momento de apresentar algumas das medidas que podem solucionar toda essa dificuldade. Acompanhe!

Entenda o fluxo de caixa

Por ser uma ferramenta imprescindível para a gestão da clínica, você precisa entender o funcionamento do fluxo de caixa. Em primeiro lugar, todas as receitas e despesas da empresa devem ser lançadas nesse fluxo, independente da origem. Depois, para acompanhá-lo corretamente e conseguir prever os problemas financeiros da clínica::

• estabeleça um período para analisar o fluxo de caixa. A depender do giro financeiro, você pode fazê-lo a cada dia, semana, quinzena ou mês;
• limite a manipulação e acompanhamento do fluxo de caixa às pessoas de sua confiança e capacitadas. Como vimos anteriormente, um simples erro no lançamento pode trazer sérias consequências;
• organize os seus custos fixos e faça o controle diário das entradas e saídas.

Planeje o futuro e evite os problemas financeiros da clínica

Um bom planejamento estratégico é imprescindível para o crescimento do seu negócio. Para isso, defina metas alcançáveis, realize projeções de ganhos e despesas, por fim, identifique áreas que precisam de investimento.

No entanto, não basta planejar. Esse plano precisa ser seguido e atualizado rotineiramente. Mas todas as modificações devem ser documentadas, a fim de que seja possível fazer a conferência futura.

Organize suas despesas e receitas

A forma mais eficiente de organizar as finanças da clínica é criando a rotina de registrar todas as movimentações financeiras realizadas a cada dia, mês e ano. Com isso, você conseguirá identificar gastos excessivos, procedimentos mais lucrativos e o desperdício de recursos.

Tenha uma reserva financeira para a clínica

Além de organizar suas despesas e receitas, crie um fundo de reserva para a empresa. Essa medida fará com que você esteja preparado para situações comuns na rotina de clínicas e consultórios, tais como, queda de faturamento e reformas.

Invista em marketing para não lidar com problemas financeiros da clínica

Um dos problemas financeiros responsáveis pelo fechamento de clínicas é a alta dependência de convênios e de indicações. Geralmente, surge em decorrência da ausência de investimentos em marketing médico.

Embora pareça uma despesa, essas estratégias garantem o crescimento da base de pacientes e a fidelização deles. Ademais, existem alternativas que exigem um baixo ou nenhum investimento, por exemplo, as redes sociais.

Implemente um software médico

Por último e tão importante quanto as outras ações, você precisa implementar um software médico para acabar com os problemas financeiros da clínica. Isso porque, as principais ferramentas do mercado, contam com um módulo dedicado ao controle financeiro.

Entre as principais vantagens de contar com esse sistema, podemos citar: 

• facilidade na emissão de notas fiscais;
• lançamento automatizado de receitas e despesas no fluxo de caixa;
• criação de relatórios para acompanhamento de indicadores financeiros.

Dessa forma, você terá os recursos necessários para gerir suas finanças de forma eficiente, ganhando tempo para se dedicar a decisões estratégicas e ao atendimento dos pacientes.

Pronto! Agora você conhece os principais erros responsáveis pela maioria dos problemas financeiros da clínica. Da mesma forma, descobriu quais ações realizar para evitá-los ou corrigi-los.

Portanto, se você quer que a clínica cresça de maneira sustentável e lucrativa, siga nossas dicas e elimine todas as práticas que prejudicam seu negócio. Nesse sentido, invista em um software médico seguro que atenda às suas necessidades.