Melhores práticas na gestão financeira do consultório

Cuidar das finanças do consultório não é uma tarefa fácil para a maioria dos profissionais de saúde. É compreensível, afinal, atuar nesse setor exige conhecimentos específicos, com os quais o profissional tem pouco ou nenhum contato durante a faculdade e as especializações.

Por conta disso, não é incomum encontrar exemplos de consultórios e clínicas que acabam indo à falência por problemas financeiros, ocasionados por uma gestão pouco eficaz e desorganizada.

Gestão Financeira

O que acontece é que alguns mitos sobre as finanças do consultório acabam contaminando o pensamento do profissional de saúde…

O consultório é meu, então o lucro dele também é meu.

Esse é um dos maiores mitos da história dos consultórios próprios.

Um consultório ou uma clínica são uma EMPRESA, um negócio, assim como uma loja ou um mercado.

Pense comigo: se você fosse o dono do mercado do seu bairro, como você administraria o lucro do negócio? Provavelmente investiria nele para maximizar e melhorar o espaço, ou daria prioridade para propaganda e divulgação.

Se você faria assim com um mercado, por que não tratar o consultório da mesma forma?

É extremamente comum encontrar profissionais de saúde que trocam de carro todo ano, que fazem viagens incríveis para o exterior… Mas que não investem em melhorias no consultório, que avançam na vida pessoal, mas deixam o consultório preso no passado.

Nessas situações, quem sofre todo o impacto é o paciente, que perde a oportunidade de receber tratamento de alto nível. Em outras palavras: a satisfação do paciente despenca e a fidelização não acontece.

O lucro do consultório, quando existe, deve retornar para o empreendimento na forma de INVESTIMENTO. Isso significa melhorar o que precisa de melhorias: substituir a mobília, renovar equipamentos, investir em treinamento de pessoal… Tudo para maximizar esse lucro e manter um alto padrão de atendimento.

A partir do momento em que você conquista estabilidade, com uma rede consolidada de pacientes fiéis e pode confiar na eficácia da sua estratégia, aí sim é a hora de fazer retiradas, com responsabilidade. Defina uma espécie de salário para você, como um funcionário. Leve em consideração o quanto você precisa para pagar suas contas, e acrescente um adicional proporcional ao lucro que obteve no mês.

Dessa forma, você consegue usufruir do lucro sem prejudicar a evolução do seu negócio no processo!

Na mesma linha de pensamento, outro mito muito comum é esse:

Não tem problema pagar algumas contas do consultório no cartão pessoal, ou vice-versa.

É aí que mora o perigo!

Da mesma forma do lucro, é preciso que exista separação total entre as suas contas e as contas do seu consultório ou da sua clínica. Por mais que às vezes pareça bobagem, sempre existe o risco de se tornar um hábito. O mais indicado é evitar. Inclusive, recomendamos até não pedir que a secretária ou outros funcionários efetuem pagamentos ou façam compras pessoais para o profissional.

Mantenha contas bancárias separadas, uma pessoal e uma para o consultório, inclusive com cartões de créditos separados. Assim, cada gasto é descontado do lugar certo!

O mais importante aqui é ter controle: separando assim, você consegue saber quanto o consultório gasta, o quanto ganha, e se essa conta fecha no fim de cada mês. Da mesma forma, consegue ter esse controle com os seus gastos pessoais.

Por mais que o negócio te pertença, não quer dizer que você pode fazer o que quiser. Um negócio de sucesso é aquele que é gerenciado com cautela, ou seja, todas as decisões são planejadas e muito bem mapeadas!

Além de tudo isso, ainda temos um terceiro mito que atrapalha o sucesso financeiro de muitos profissionais de saúde:

É IMPOSSÍVEL cuidar das finanças do consultório sozinho.

Esse mito é o mais problemático de todos!

Por causa dele, a maioria dos profissionais terceiriza esse setor, deixando a gestão a cargo de contadores e administradores.

Terceirizar essa função, em si, não é um problema tão grande. Afinal de contas, se você não é a pessoa mais capacitada para cuidar das finanças, é melhor que alguém competente faça isso para você.

A questão maior é que, por terceirizar, o profissional se abstém de aprender e entender como funciona a gestão. E aí as coisas se complicam.

Se você não entende como as coisas deveriam funcionar, perde a capacidade de questionar e até de perceber quando decisões ruins são tomadas. Isso é MUITO perigoso!

Deixar o seu negócio totalmente na mão de terceiros não é aconselhável, porque acaba te tornando refém desses funcionários. Como você conseguiria manter a operação caso seu contador te deixasse na mão?

Você precisa de liberdade, não se esqueça disso!

Se você optar por terceirizar, tenha atenção e acompanhe de perto todas as movimentações. Você é o maior interessado no sucesso do seu consultório, e por isso deve se manter atento aos rumos que o negócio está tomando.

Se você quiser participar ou até cuidar das finanças sozinho, você pode dar os primeiros passos com o nosso e-book introdutório de Gestão Financeira para Consultórios! É só clicar aqui e fazer o download!

Uso de ferramentas

Existem várias ferramentas de controle financeiro disponíveis, que prometem te ajudar a organizar as finanças e fazer a gestão financeira do consultório de forma mais fácil.

Para um controle financeiro efetivo, você precisa poder cadastrar suas receitas, despesas e visualizar um fluxo de caixa completo – ou seja, quanto dinheiro entra e quanto sai.

Poderíamos te indicar várias ferramentas mais simples, que resolveriam alguns dos seus problemas com a gestão, mas não podemos negligenciar a falta de interação delas com a sua realidade no consultório.

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Por serem ferramentas genéricas – que podem ser utilizadas por qualquer segmento de negócio –, em grande parte do tempo você precisa se contentar com funcionalidades que não te atendem, por falta de opção.

Também não é raro encontrar gestores que ainda utilizam o bom e velho Excel para organizar em tabelas e gerar estatísticas. Quer dizer, voltam a utilizar o básico porque as ferramentas “modernas” não suprem as necessidades.

Prontuário eletrônico

Alguns softwares de prontuário eletrônico já oferecem algumas funcionalidades de gestão financeira. Isso pode ser considerado um avanço, já que você não precisa tirar os dados de uma ferramenta e passar manualmente para outra.

Porém, ainda é comum que softwares de prontuário eletrônico não contemplem totalmente a gestão financeira, principalmente porque ela não é considerada uma funcionalidade “essencial”.

Explicando melhor: o foco dos sistemas é o prontuário eletrônico, e por isso a gestão financeira acaba sendo tratada como um bônus, um adicional. E como tal, recebe menos atenção nas atualizações e nas correções de erros.

5 situações que você vive por ter uma gestão financeira efetiva

Não importa se você utiliza o Excel, sistemas de gestão de finanças ou prontuários eletrônicos, uma coisa é certa: é possível enumerar 5 situações que todo gestor de consultório enfrenta, ocasionadas pela falta de eficiência na gestão financeira.

Veja se você já passou por alguma delas:

  1. Registros desatualizados

Quando você atende um paciente, você coleta diversas informações dele. Um desses registros é a forma de pagamento pela consulta ou procedimento: qual o plano de saúde ou, no caso de consultas particulares, qual foi o método utilizado para fazer o pagamento.

Como a maioria das ferramenta não é verdadeiramente útil, os registros precisam ser inseridos à mão, um por um. Essa atualização é prejudicada pela falta de tempo e pelo acúmulo de funções do profissional, e acabam ficando em segundo plano, ou sendo esquecidas.

Com isso, o fluxo de caixa acaba desatualizado, e você não consegue fazer previsões bem orientadas dos seus ganhos e gastos. E pense só, você tem essa informação catalogada, mas não consegue utilizá-la da melhor forma porque o sistema não é flexível ou integrado o suficiente.

  1. Falta de organização das contas

É muito comum encontrar planilhas de receitas e despesas que são uma verdadeira bagunça. Faltam informações sobre a origem e o destino do dinheiro, além da dificuldade em categorizar ganhos e gastos, para facilitar essa organização.

Com isso, vira um desafio conseguir entender quais gastos estão acima do indicado, onde você pode cortar ou aumentar gastos. E, como você pode imaginar, é impossível tomar decisões bem orientadas sem esses dados.

  1. Necessidade de ferramentas acessórias

É muito provável que você, além de usar um sistema ou o Excel para organizar suas contas, tenha também um livro-caixa físico. Isso quer dizer que você não confia 100% na ferramenta que utiliza, ou pior: ela não te oferece opções de exportar os dados e mantê-los fora do sistema.

Ter que navegar entre várias ferramentas é uma perda de tempo imensurável, além de prejudicar sua produtividade. Além disso, uma opção de backup é imprescindível! Não importa se seu sistema é instalado no computador ou online, panes acontecem e você não pode perder essas informações em hipótese alguma.

  1. Não registrar valores a receber

Como profissional de saúde, você lida com formas muito únicas de pagamento. Os planos de saúde fazem os repasses em uma data, cheques são descontados em outra, e os pagamentos em dinheiro são os únicos valores imediatos.

Se no seu sistema você não consegue cadastrar esses valores a receber, você perde produtividade e volta ao problema número 1 dessa lista: registros desatualizados. Se você mesmo atualiza suas planilhas, ainda corre o risco de errar na previsão de pagamento e acabar bagunçando (ainda mais) a sua gestão.

  1. Ausência de estatísticas

Ter os dados financeiros organizados já é de grande valia, mas seria muito mais interessante se você pudesse cruzá-los com outros dados dos seus pacientes. Isso te permitiria saber, por exemplo, qual perfil de paciente é mais lucrativo, ou quais procedimentos são mais populares entre os pacientes particulares.

Essas estatísticas te auxiliariam a tomar decisões mais embasadas, te deixariam mais seguro sobre o futuro do consultório.

Para entender mais sobre o assunto, use os artigos abaixo:

Existe uma solução?

Felizmente, sim!

Na lista acima você viu que os problemas mais comuns envolvem desorganização, falta de integração, perda de tempo e falta de segurança.

O iMedicina conta com um módulo diferenciado de gestão financeira do consultório! Para testá-lo gratuitamente, clique aqui!

Como não somos apenas um prontuário eletrônico, mas sim um software de gestão, o financeiro é um dos produtos principais da nossa solução.

Conheça mais sobre o módulo financeiro do iMedicina:

Cadastro de Receitas e Despesas

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