A área da medicina está sempre vivenciando inovações tecnológicas. Além de tratamentos cada vez mais modernos, assertivos e menos invasivos, os processos de gestão administrativa e financeira também evoluíram. O uso do prontuário eletrônico, por exemplo, é uma das inovações que influenciam diretamente no crescimento de um consultório médico.
Há quem ainda aposte nos prontuários de papel, no entanto, os consultórios online tornam-se cada vez mais necessários para otimizar a rotina da equipe e facilitar a gestão do negócio médico.
Mas, afinal, você sabe o que é e quais as principais características de um prontuário eletrônico? Sabe como fazer uma escolha que esteja de acordo com as resoluções do CFM?
Acompanhe o conteúdo a seguir e tire todas as suas dúvidas!
O que é o prontuário eletrônico?
O prontuário eletrônico nada mais é do que uma versão digital do prontuário de papel. No entanto, enquanto os prontuários tradicionais são utilizados apenas como o registro do histórico de informações e dados dos pacientes, a versão eletrônica oferece benefícios que vão além dessa finalidade.
As ferramentas integradas aos melhores prontuários eletrônicos possibilitam uma gestão completa do consultório, otimizando o dia a dia das consultas e acompanhamentos médicos, além de facilitarem o relacionamento com paciente.
A modalidade permite ao médico, por exemplo, prescrever medicamentos com assinatura digital, consultar posologias e composições dentro da tela de atendimento, disponibilizar agendamento online, gerar relatórios e criar fluxos de e-mail marketing.
E o que diz a resolução do CFM?
Além de organizar as informações dos pacientes, o prontuário eletrônico garante mais agilidade. Outro ponto relevante deste tipo de ferramenta é a segurança, proporcionada pelo método de armazenamento na nuvem e os protocolos de segurança adotados.
No entanto, é interessante destacar que os prontuários eletrônicos devem seguir alguns requisitos para sua utilização.
A Resolução 1.821/07 do CFM discorre sobre o armazenamento e manuseio dos dados dos pacientes via sistema digital. As normativas destacam, por exemplo, a necessidade da segurança das informações no prontuário eletrônico.
Para manter a confidencialidade e privacidade dos dados, o sistema precisa possuir mecanismos que restrinjam o acesso de cada usuário, de acordo com suas funções. Nesse caso, os colaboradores administrativos do consultório não devem ter acesso ao histórico do paciente.
A norma, ainda dizia que o CFM em convênio com a SBIS expediriam um selo de qualidade dos sistemas informatizados que estivessem de acordo com o Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde, aprovado na resolução.
Em 2018, no entanto, o CFM revogou o art. 10° da referida norma, que tratava sobre essa emissão de certificado de qualidade, rompendo o convênio com a SBIS.
Esse tema ainda causa alguma confusão. Mas, para esclarecer, o processo de certificação é facultativo. Lembrando que as auditorias para o selo só funcionam para aquela versão específica, quando o sistema muda a versão, precisa passar por uma nova auditoria e o selo deixa de ter validade.
Sistemas que estão se aprimorando constantemente, dificilmente farão uso desse certificado. O que realmente conta para saber se o sistema é seguro é a conformidade com a legislação HIPAA para armazenamento de dados em saúde e os protocolos de segurança adotados.
O que avaliar para implantar um bom prontuário eletrônico no consultório?
O mercado oferece dezenas de opções de software médico, dos pagos aos gratuitos. No entanto, seja ele uma versão mais simples ou complexa, há alguns requisitos pertinentes que devem ser seguidos. Você deve avaliar com cautela antes de escolher o prontuário ideal para o seu consultório.
Veja, a seguir, alguns aspectos relevantes do prontuário eletrônico.
Segurança dos dados
Conforme comentado anteriormente, os dados dos pacientes devem ser armazenados de maneira segura, distanciando invasões, manipulação de informações e acesso não autorizado. Sendo assim, é fundamental verificar o nível de segurança do prontuário eletrônico.
Armazenamento na nuvem em servidores externos de qualidade, como Amazon Web Services, permitem que os dados sejam protegidos através da criptografia de ponta a ponta.
Não sabe como funciona a criptografia? Neste modelo, as informações trocadas entre o navegador web e o usuário são codificadas, tornando impossível a identificação por terceiros.
Ou seja, não há riscos de interceptação de dados, em qualquer que seja o nível.
Backup de dados
O salvamento automático de dados também é um requisito de segurança apontado pelo CFM. Ele oferece mais proteção ao manuseio das informações no prontuário eletrônico. Quando não há essa funcionalidade, você, médico, corre o risco de perder todo o histórico do paciente.
Além disso, se houver qualquer problema técnico ou comprometimento do equipamento, recuperar os dados se torna uma tarefa complexa.
Os melhores prontuários eletrônicos oferecem o backup de dados com salvamento automático. O ideal é que as alterações sejam salvas em intervalos mínimos de 10 segundos – tempo hábil para que novas inserções sejam realizadas no histórico do paciente.
Acessibilidade e mobilidade
Com a popularização dos serviços de telemedicina, é cada vez mais frequente o atendimento médico fora do consultório. Através de uma chamada de vídeo, os profissionais podem prestar teleorientação a partir de seu escritório em casa, outra unidade hospitalar ou, ainda, fora do expediente clínico – principalmente em casos de urgência.
Neste caso, o uso de um prontuário eletrônico via internet, que seja acessível pelo notebook, tablet ou smartphone, é de grande valia. Assim, o médico tem acesso fácil ao histórico do paciente podendo, inclusive, compartilhá-lo com outras equipes de saúde.
Os prontuários instalados não permitem tal mobilidade, o que se torna um ponto importante de observação na hora de fazer a sua escolha.
Prontuário eletrônico com testes gratuitos
Desconhecer como o prontuário eletrônico funciona na prática pode gerar arrependimentos futuros. Muitas vezes, embora as funcionalidades sejam muitas e bem explicadas pelo time de vendas, você e sua equipe podem sentir algumas dificuldades na operação do software médico.
Por isso, antes de implementá-lo, consulte sobre a possibilidade de testar a ferramenta gratuitamente. Usualmente, eles permitem o acesso às principais funções. Assim, você poderá avaliar o nível de usabilidade e analisar o grau de dificuldade.
Outra vantagem de escolher um prontuário eletrônico gratuito é saber se, de fato, todas as funções disponibilizadas são capazes de atender as suas necessidades.
Se antes de implantar um prontuário eletrônico você se certificar que ele atende aos requisitos de segurança, bem como as normativas do CFM, tenha certeza de que estará fazendo uma excelente escolha para modernização do seu consultório.
Interessante relembrar que há boas opções de software médico também gratuitas. Se não há possibilidade de investimento inicial, aposte nas versões sem custo e siga investindo em novas funcionalidades ao longo do tempo, conforme a realização de novos atendimentos.
Então, é isso! Não hesite em avaliar todos os requisitos discutidos, a fim de garantir total segurança para você e para os seus pacientes!
Quer saber mais sobre segurança dos softwares médicos? Não deixe de ler esse artigo do nosso blog: Segurança De Softwares Médicos: Tudo O Que Você Precisa Saber
